Scheduling Software untuk Teknisi: Pengertian, Tantangan, dan Tips

Scheduling software untuk teknisi adalah salah satu bentuk solusi bagi tantangan penjadwalan teknisi (Tecnhinican scheduling). Hal ini adalah proses kompleks yang harus Anda lakukan dengan benar untuk meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya pengeluaran. Sayangnya, masih banyak bisnis hingga 70% tidak menggunakan scheduling software untuk manajemen para teknisinya.

Berikut, kami akan membahas dasar-dasar penjadwalan teknisi, tantangan, dan tipsnya.

1. Apa itu penjadwalan teknisi (technician scheduling)?
2. Tantangan pada technician scheduling
3. Tips untuk meningkatkan penjadwalan teknisi dengan technician scheduling software

Apa itu penjadwalan teknisi (technician scheduling)?

Penjadwalan teknisi adalah proses untuk menjadwalkan teknisi dalam melayani pesanan pelanggan. Misalnya, terdapat pada perusahaan HVAC, pemeliharaan saluran air, dll yang melibatkan kebutuhan pelanggan. 

Technician scheduling ini penting karena memudahkan teknisi melakukan tugasnya dengan tertib dan berkaitan dengan kepuasan pelanggan. Misalnya, petugas operator di perusahaan HVAC menjadwalkan teknisi mereka pada hari tertentu untuk melayani panggilan pelanggan. Tim akan membuat jadwal ini untuk setiap teknisi berdasarkan beberapa faktor, termasuk waktu dan jarak perjalanan, keahlian teknisi, ketersediaan pelanggan, dan musim.

Kesenjangan jadwal antara permintaan dan pelaksanaan dapat menyebabkan hilangnya produktivitas hingga 50%-60% karena teknisi layanan tidak bekerja atau melewatkan panggilan pelanggan.

Tantangan pada technician scheduling

Tantangan utama pada penjadwalan teknisi adalah masih banyknya penjadwalan manual dan tidak memilih untuk berinvestasi dalam transformasi digital. Banyak bisnis layanan lapangan menghabiskan ratusan jam setiap bulan untuk merencanakan jadwal secara manual yang tidak dapat diskalakan. Alhasil, banyak pengeluaran tidak efektif pada sumber daya manusia, biaya bahan bakar, hingga waktu perjalanan. 

Selain itu, kemampuan untuk mengubah rute teknisi pada panggilan darurat merupakan faktor yang berdampak besar dalam kesuksesan bisnis. Jika tidak menggunakan scheduling software maka hal ini akan sulit untuk diimplementasikan karena rentan dengan human error. 

Tips untuk meningkatkan penjadwalan teknisi dengan technician scheduling software

1. Tentukan jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan

Sebelum Anda dapat membuat rencana penjadwalan teknisi yang solid, Anda perlu mengetahui jenis sumber daya apa yang diperlukan untuk menjalankan operasi Anda secara efektif. Mungkin Anda hanya membutuhkan satu teknisi yang bekerja seharian.

Mungkin Anda memerlukan beberapa teknisi penuh waktu dan satu teknisi paruh waktu yang dapat menangani beberapa kekurangan. Alokasi sumber daya teknisi Anda sangat penting untuk menciptakan jadwal teknisi yang lebih produktif.

2. Gunakan automated scheduling software 

Automated scheduling software lebih efisien dan akurat daripada penjadwalan teknisi manual. Daripada berkutat untuk merencanakan penjadwalan secara berjam-jam, Anda dapat menggunakan sistem yang tepat untuk menjadwalkan rute dalam hitungan detik.

Selain itu, jika Anda memiliki scheduling software maka teknisi lapangan Anda dapat menerima pembaruan otomatis melalui notifikasi yang terhubung ke perangkat seluler teknisi. Hal ini memungkinkan mereka untuk memperbarui status pekerjaan mereka di lokasi masing-masing secara real-time.

3. Kurangi kesenjangan jadwal yang tidak produktif.

Setiap jam dalam jadwal teknisi yang tidak pergi ke tempat pelanggan tentunya akan sia-sia karena berarti Anda kehilangan pendapatan. Jadi sangat penting untuk menghindari kesenjangan dalam jadwal saat teknisi Anda tidak bekerja.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengirimkan teknisi pada beberapa pekerjaan darurat dan kemudian mengisi kekosongan dengan teknisi tersebut melakukan perawatan rutin. Ketika teknisi menyelesaikan panggilan darurat, mereka kemudian dapat memilih panggilan pemeliharaan yang terdekat dan terus bekerja dengan cepat dan mantap.

Seperti yang Anda lihat, segala upaya untuk meningkatkan penjadwalan di perusahaan Anda akan memerlukan scheduling software yang baik untuk mengelola semuanya. Metode ini benar-benar bisa mengubah cara Anda menjalankan bisnis menjadi lebih baik.