Route Optimization: Panduan Lengkap dan Manfaatnya

Pertumbuhan route optimization software semakin meningkat dan diprediksi mencapai USD 4.52 miliar dengan CAGR 18.69% (2021-2026). Pada artikel ini, Anda akan mengetahui berbagai hal tentang route optimization secara rinci, sebagai berikut.

Route optimization dibutuhkan di berbagai kegiatan yang membutuhkan mobilitas orang-orang di lapangan, seperti pengangkutan barang, pengiriman paket, pengangkutan material untuk konstruksi, pengiriman ke rumah untuk e-commerce, pengumpulan sampah, perawatan medis dan kunjungan rumah, jasa kebersihan, perbaikan dan pemeliharaan peralatan, dll.

Umumnya, fungsi route optimization menjadi bagian dari aplikasi Transportation Management System yang kerap digunakan dalam operasi logistik.

Kegiatan di lapangan ini tentunya tidak boleh sembarangan asal dilakukan. Perlu ada perencanaan untuk menentukan tugas yang harus dilakukan oleh setiap orang, dalam urutan apa mereka akan dilakukan, serta dengan jadwal sebaik mungkin yang semuanya dapat dirangkum dalam route optimization.

Berdasarkan data dari EFT, tiga tantangan utama dari manajemen operasional di lapangan adalah efisiensi pengiriman (25%), margin (14%), dan permintaan konsumen (14%). Ketiga tantangan tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan teknologi optimasi rute yang dapat diimplementasikan ke berbagai jenis bisnis

Tujuan dari optimasi rute adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia, jaringan jalan dan kendala operasional serta menentukan kombinasi rute dan pemberhentian yang paling sesuai sehingga pesanan tersebut dapat dipenuhi dengan hasil terbaik.

Berikut adalah panduan untuk terkait route optimization, manfaat, cara kerja, dan berbagai hal lainnya yang penting untuk diketahui.

Baca juga: 5 Metrik Utama yang Harus Diukur dalam Pengiriman Last Mile

Apa itu route optimization?

Route optimization adalah suatu cara menemukan rute terbaik bagi para pekerja lapangan seperti kurir, pengemudi, surveyor, sales, teknisi, dll untuk mengantarkan barang ke penerima, melakukan kunjungan ke pelanggan, ataupun melakukan inspeksi mesin dan lokasi.

Jika Anda memiliki puluhan hingga ratusan pesanan yang harus dikerjakan dengan batasan waktu dan kapasitas yang berbeda maka melakukannya secara manual bisa menjadi proses yang mahal dan membuat frustasi. Teknologi optimasi rute telah menjadi salah satu senjata terbaik untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas biaya logistik yang lebih baik.

Rute terbaik dalam route optimization tidak berarti hanya menemukan rute terpendek atau waktu tercepat. Lebih dari itu, optimasi rute mempertimbangkan banyak variabel ketika Anda ingin meminimalkan waktu pengantaran untuk sejumlah perhentian.

Beberapa variabel yang dipertimbangkan misalnya jendela waktu pengantaran (delivery time windows), jarak antara satu titik dengan titik lain, kapasitas kendaraan, berat dan volume barang, lalu lintas jalan, dan jadwal pekerja lapangan.

Baca Juga: Peran Route Optimization dalam Pengiriman Cold Chain

Kenapa Anda perlu route optimization?

Biaya untuk proses last mile delivery sendiri mencapai 53% dari total biaya pengiriman dan hingga 41% dari total biaya supply chain. Sebagian besar biaya ini merupakan akibat dari cara manual yang masih sering digunakan.

Terlebih di Indonesia dengan letak geografis yang unik. Oleh sebab itu, digitalisasi perencanaan rute melalui route optimization dapat membantu perusahaan dalam menjawab tantangan-tantangan dalam proses last mile delivery tersebut. Perusahaan dapat memangkas jumlah jarak perjalan, waktu perjalanan, hingga memangkas biaya-biaya seperti bensin dan perawatan kendaraan. Hasilnya, perusahaan dapat meningkatkan jumlah pesanan yang diantarkan dalam satu kali perjalanan, meningkatkan kunjungan ke klien/toko/lokasi, dan secara tidak langsung juga mengurangi waktu pengembalian dari suatu barang.

Baca Juga: 5 Cara Route Optimization Tingkatkan Profit Perusahaan

Apa saja manfaat route optimization untuk bisnis Anda?

Manfaat route optimization untuk bisnis Anda sangat signifikan, terutama dalam hal efisiensi operasional dan peningkatan layanan pelanggan. Berikut beberapa manfaat utamanya:

1. Route optimization dapat mencegah potensi keterlambatan dalam pengiriman.

Hal ini karena route optimization dapat menangkap kondisi lalu lintas saat ini seperti kemacetan lalu lintas, kecelakaan di jalan, dan kemungkinan hambatan lain yang memengaruhi jadwal tim Anda.

2. Optimasi rute dapat memangkas perencanaan rute secara manual.

Menyajikan perencanaan rute yang lebih akurat dan cepat, perusahaan Anda dapat menghasilkan rencana rute yang lebih cepat dan lebih efisien yang akan selamanya menggantikan perencanaan rute manual. Perangkat lunak komprehensif seperti ini dapat membantu operasi berjalan lancar yang mendorong produktivitas yang lebih baik.

3. Rute dapat membantu mengurangi jarak tempuh.

Menggunakan aplikasi perencanaan rute dapat membantu mengurangi jarak tempuh untuk keseluruhan kegiatan operasional di lapang. Hal ini berarti mengurangi biaya bahan bakar, biaya perawatan kendaraan, dan total biaya kepemilikan serta menurunkan kecelakaan, pelanggaran, dan biaya terkait lainnya. Berbagai efisiensi tersebut dapat diwujudkan karena route optimization software didukung oleh algoritma yang cerdas sehingga dapat membuat rute berdasarkan ketersediaan kurir dan kendaraan.

3.Aplikasi route optimization juga dapat memaksimalkan sumber daya Anda.

Salah satu fungsi dari optimasi rute adalah Anda dapat mengunjungi lebih banyak lokasi tujuan tanpa perlu terburu-buru karena petugas lapangan Anda sudah memiliki rute efisien yang ditetapkan untuk mereka (multi-stops route planner). Jadi, mereka hanya perlu mengikuti rute tersebut. Route optimization menyediakan petunjuk arah belokan demi belokan yang dapat membantu kurir baru atau mereka yang tidak terbiasa dengan lokasi tertentu.

Katakanlah, Anda hanya memiliki selusin kurir dan beberapa kendaraan yang tersedia. Dengan menggunakan perencana rute maka Anda tidak perlu khawatir pengiriman akan terlambat atau ada pengiriman baru secara dadakan. Sistem dapat diprogram agar sesuai dengan alamat yang Anda perlukan untuk mengunjungi kurir dan kendaraan yang tersedia. Dengan cara ini, Anda tidak perlu mempekerjakan orang tambahan atau membeli lebih banyak kendaraan.

4. Route Optimization dapat menarik lebih banyak prospek pelanggan Anda (lead generation).

Software perencanaan rute juga akan membantu Anda memenangkan berbagai bentuk kerja sama, baik itu B2C maupun B2B. Anda akan lebih mudah memenangkan tawaran untuk kontrak baru karena Anda dapat menawar cukup rendah untuk mengalahkan pesaing Anda sambil tetap menawar cukup tinggi untuk memastikan Anda menghasilkan keuntungan yang layak.

Tantangan melakukan perencanaan rute secara manual

Penggunaan sistem manual menjadi isu untuk operasi di lapangan. Terlebih lagi ketika pandemi berlangsung, banyak terjadi perubahan cepat dan tiba-tiba.

Banyak akses-akses jalan dan tempat umum yang dibatasi sehingga berdampak pada perubahan jam kerja toko-toko serta pola berbelanja masyarakat. Sistem manual yang masih digunakan banyak perusahaan akan membuat proses pengiriman barang itu sendiri menjadi lebih lambat

Salah satu sistem perencanaan manual yang masih sering dipakai adalah MS Excel. Bahkan jika Anda memiliki semua informasi mengenai pengiriman dan telah membuat urutan pemberhentian terbaik, Anda pada akhirnya harus menggunakan sistem navigasi untuk menghitung rute terbaik dan meletakkan alamat di peta.

                                                                                                            Hal ini bisa menjadi proses yang sangat efisien untuk menentukan rute pengiriman. Ada hal-hal tertentu yang tidak bisa dilakukan oleh Excel, seperti:

• Tidak ada peta pada Excel
• Tidak ada perencanaan dan pengoptimalan rute
• Tidak ada update status lalu lintas secara real-time
• Tidak dapat mempertimbangkan prioritas pengiriman atau mengaplikasikan time window
• Tidak ada navigasi rinci jalan belokan demi belokan
• Tidak ada bukti pengiriman
• Tidak bisa memantau kondisi dilapangan secara real-time

Route optimization vs Google Maps

Meskipun Google Maps berfungsi dengan baik untuk penggunaan pribadi namun Google Maps dan aplikasi sejenisnya tidak disarankan untuk tujuan komersial. Google Maps tidak memiliki semua variabel (constraint) yang Anda butuhkan jika Anda menjalankan layanan pengiriman atau bisnis lain yang mengharuskan tim Anda untuk berkeliling dan tiba di lokasi tertentu pada waktu tertentu sepanjang hari.

Optimasi rute menggunakan Google Maps hanya benar-benar berguna jika Anda pergi dari satu perhentian ke perhentian kedua. Fungsi ini menjadi tidak ideal jika Anda memiliki lebih dari dua perhentian yang perlu Anda kunjungi, apalagi jika Anda memiliki puluhan atau ratusan perhentian setiap hari.

Jadi, jika Anda mencari jalur terpendek di antara dua perhentian, Anda hampir pasti ingin menggunakan Google Maps sebagai perencana rute Anda.

Seringkali, Google Maps disalah artikan sebagai alat pengoptimalan rute. Perbedaannya di sini adalah bahwa meskipun Google Maps adalah alat yang dapat digunakan untuk menemukan rute terpendek di antara beberapa perhentian. Artinya, Google Maps tidak pernah dirancang untuk menemukan urutan paling optimal dari perhentian-perhentian di rute Anda.

Jika Anda mengalami salah satu dari 4 masalah berikut maka Anda sangat direkomendasikan untuk menggunakan Route Optimization.

1. Anda memiliki beberapa batasan/aturan dalam perencanaan rute (routing constraints) – Anda memiliki beberapa ketentuan untuk memaksimalkan proses pengiriman, seperti adanya jendela waktu (time window), waktu jeda dan istirahat kurir, ukuran muatan kendaraan, dan berbagai macam ketentuan lainnya.
2. Anda perlu untuk mengoptimalkan urutan titik perhentian – Google Maps menyerahkan urusan untuk membuat titik perhentian kepada penggunanya. Namun, titik perhentian yang bisa dibuat terbatas hanya sekitar 10 titik dan Anda harus mengeluarkan biaya upgrade jika ingin menambah titik perhentian. Selain itu Anda harus melakukannya secara manual – melihat peta dan menarik lalu melepas alamat ke urutan terbaik yang dapat Anda buat untuk pengemudi.
3. Anda perlu membuat banyak rute untuk banyak kendaraan dengan jenis berbeda – Jika Anda memiliki daftar alamat, dan membagi daftar itu menjadi dua atau lebih kendaraan, Anda mungkin ingin menentukan pengemudi mana yang harus mendapatkan pesanan pengiriman tertentu. Di sinilah kendala yang disebutkan di atas menjadi lebih kompleks.
4. Anda perlu mengelola operasi pengiriman lainnya – Ada lebih banyak hal yang perlu dipertimbangkan bisnis pengiriman daripada rute yang optimal. Hal tersebut seperti, melacak lokasi pengemudi, mengidentifikasi apakah mereka berpegang teguh pada rute mereka, memastikan mereka tepat sasaran untuk ETA yang dikomunikasikan kepada pelanggan Anda, dan mengetahui kapan masalah terjadi adalah komponen penting dari pelaksanaan rute pengiriman yang efektif.

Cara memilih route optimization software yang tepat

Sebelum memutuskan untuk memilih aplikasi pengoptimalan rute, Anda perlu menganalisis semua opsi yang tersedia, seperti biaya, fungsionalitas, dan fleksibilitas masa depan untuk membuat keputusan yang tepat. Berikut beberapa faktor yang bisa menjadi pertimbangan Anda.

1. Route optimization software berbasis web (web based)

Pengoptimalan rute yang Anda pilih harus dapat diakses melalui web. Ini berarti pengguna dapat langsung masuk ke akun mereka saat mengakses perangkat lunak melalui browser mereka.

Hal ini mungkin tampaknya biasa saja, tetapi tanpa perangkat lunak berbasis web,hampir tidak mungkin untuk mencapai pelacakan real-time secara utuh. Selain itu, akan memudahkan proses update sehingga tidak perlu memakan waktu lama. Mengadopsi pendekatan SaaS untuk optimasi rute berarti bahwa penyedia secara otomatis akan memperbarui perangkat lunak.

2. Geocoding yang akurat

Hampir setiap route optimization software yang tersedia di pasar menawarkan geocoder. Namun, mengubah alamat menjadi titik tertentu di peta menjadi koordinat lintang dan bujur yang tepat adalah tugas yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Memahami alamat yang ambigu dan memahami konteks lokal adalah kunci untuk geocoding yang akurat. Memiliki database untuk berbagai alamat dan lokasi juga merupakan nilai tambah yang besar.

3. Perencanaan rute yang dinamis

Route optimization software Anda harus memiliki kemampuan menangani pesanan sesuai permintaan secara optimal bersama dengan pesanan terjadwal. Mengubah rute saat bepergian adalah fitur lain yang semakin diminati dan dibutuhkan. Jika pesanan/preferensi pelanggan berubah saat pengendara keluar untuk mengirim, perangkat lunak optimasi rute Anda harus dapat mengubah dan membuat rute baru untuk pengemudi.

4. Mobile app untuk petugas di lapangan

Pengiriman modern selalu berhubungan dengan mobilitas. Sementara kunci untuk membangun operasi pengiriman yang cepat dan transparan adalah melalui komunikasi. Aplikasi untuk petugas di lapangan memungkinkan pengemudi, kurir, teknisi, surveyor, sales, dan tim lapangan lainnya untuk tetap berhubungan terus-menerus dengan tim Anda di kantor saat dalam perjalanan melaksanakan tugas mereka.

Memiliki aplikasi pengemudi yang terhubung langsung ke platform optimasi rute akan memudahkan pengemudi mengakses data yang relevan, seperti rute, jendela pengiriman, alamat, pesanan, informasi pelanggan, permintaan khusus, dll.

Selain itu dispatcher dapat dengan mulus menambahkan tugas dan mengelola jadwal pengiriman tanpa berbicara dengan pengemudi. Sementara aplikasi memberi tahu pengemudi tentang tugas baru dan pengiriman yang akan datang. Semua orang tetap pada titik dan dalam lingkaran tanpa perlu menyampaikan informasi bolak-balik.

Alhasil, akan ada lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas, lebih banyak tugas yang diselesaikan, dan produktivitas yang lebih tinggi secara keseluruhan.

5. Integrasi dengan sistem lain

Pandemi Covid-19 telah mendorong banyak perusahaan untuk memindahkan penawaran mereka secara online. Oleh sebab itu, banyak setiap bisnis yang memiliki beberapa saluran penjualan berbeda yang terbuka untuk konsumen.

Hal ini membuat integrasi dengan sistem lain menjadi tidak terelakkan dan menjadi kebutuhan. Itu sebabnya Anda harus memeriksa apakah route optimization software yang Anda pertimbangkan memiliki integrasi API. Pastikan bahwa penyedia perangkat lunak juga telah menyiapkan semua dokumentasi API dan bahwa mereka memberikan dukungan selama implementasi.

Setiap industri memiliki bisnis yang berbeda. Oleh sebab itu, tidak diragukan lagi bahwa route optimization software akan memberikan dampak positif kepada perusahaan Anda sehingga bisa tetap kompetitif dan meningkatkan skala bisnis.