Taking Order: Pengertian, Langkah-Langkah, dan Keuntungan

Dalam dunia bisnis, pernah mendengar istilah taking order? istilah ini merupakan langkah kunci yang menghubungkan pelanggan dengan produk atau layanan yang mereka butuhkan. Ini adalah momen di mana perusahaan mendengarkan apa yang diinginkan pelanggan dan mencatat permintaan mereka untuk membeli barang atau jasa tertentu.

Biasa hal ini sering dijumpai pada tempat tertentu seperti restoran, mini bar dan cafe. Tidak banyak yang menyadari bahwa istilah taking order masih dalam satu lingkup dengan sales order. Namun topik ini nyatanya berbeda jauh. untuk itu, langsung saja berikut penjelasan lengkap taking order yang telah MileApp rangkum untuk Anda,

Pengertian taking order

istilah sales taking order ini merupakan langkah kunci yang menghubungkan pelanggan dengan produk atau layanan yang mereka butuhkan.

Istilah lain yang digunakan dalam bisnis ialah mengacu pada proses penerimaan pesanan dari pelanggan. Ini adalah langkah di mana pelanggan mengajukan permintaan untuk membeli produk atau layanan tertentu dari sebuah perusahaan atau penjual.

Dalam konteks penjualan, proses taking order melibatkan mengumpulkan informasi yang diperlukan, seperti jenis produk atau layanan yang dipesan, jumlah, spesifikasi khusus, alamat pengiriman, dan informasi kontak pelanggan. Proses ini biasanya dilakukan melalui berbagai saluran, seperti telepon, email, platform e-commerce, atau langsung di toko fisik. Taking order merupakan langkah awal dalam memulai transaksi komersial antara penjual dan pelanggan.

‍Baca Juga: Sales Taking Order: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Langkah-langkah dalam taking order

Langkah-langkah dalam taking order adalah fondasi penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Saat pelanggan memutuskan untuk mendapatkan produk atau layanan, proses ini menjadi pintu gerbang pertama menuju transaksi yang sukses. Berikut langkah-langkah dalam taking order yang perlu Anda ketahui:

1. Penerimaan Pesanan

Penerimaan pesanan, sebagai elemen inti dalam langkah taking order, memiliki peranan sentral dalam dunia bisnis. Tujuan utama dari penerimaan pesanan adalah memastikan informasi yang tepat dan lengkap terkait permintaan pelanggan dicatat dengan benar. Proses ini melibatkan pengumpulan data seperti jenis produk atau layanan yang diminta, jumlah, spesifikasi khusus, dan rincian pengiriman.

Dengan mengintegrasikan data ini secara cermat, perusahaan mampu memproses pesanan dengan akurasi yang tinggi dan menghindari kesalahan. Penerimaan pesanan tidak hanya membantu memenuhi kebutuhan pelanggan, tetapi juga membangun dasar yang kokoh untuk pengiriman yang tepat waktu dan pengalaman pelanggan yang positif.

2. Verifikasi Pesanan

Verifikasi pesanan merupakan langkah penting dalam proses taking order yang berfokus pada akurasi dan keandalan informasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua detail pesanan yang diterima dari pelanggan telah dicatat dengan benar sebelum lanjut ke tahap berikutnya. Dalam proses verifikasi, tim atau sistem akan memeriksa kembali rincian pesanan seperti jenis produk atau layanan, jumlah, varian, harga, serta alamat pengiriman yang dimasukkan oleh pelanggan. Hal ini menghindari potensi kesalahan dan konflik di masa depan.

Verifikasi pesanan juga menegaskan kesesuaian antara harapan pelanggan dan apa yang akan mereka terima, yang pada akhirnya membangun kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

3. Penjadwalan Pengiriman

Tujuannya adalah mengatur waktu pengiriman yang sesuai dengan preferensi pelanggan dan ketersediaan stok. Dalam proses ini, perusahaan akan mempertimbangkan lokasi pengiriman, waktu yang diinginkan oleh pelanggan, serta kemampuan logistik perusahaan. Dengan penjadwalan yang tepat, perusahaan dapat menghindari keterlambatan pengiriman, memastikan produk atau layanan tiba dalam kondisi yang baik, dan membangun citra profesionalisme. Penjadwalan pengiriman yang efektif juga membantu merencanakan sumber daya dan mengoptimalkan proses logistik secara keseluruhan.

4. Pemrosesan Pesanan

Pemrosesan pesanan adalah tahap krusial dalam langkah taking order yang melibatkan konversi permintaan pelanggan menjadi tindakan nyata. Tujuannya adalah menjalankan proses secara efisien, dari verifikasi pesanan hingga pengiriman produk atau layanan. Selama pemrosesan, tim akan memvalidasi detail pesanan, memeriksa ketersediaan stok, dan menghasilkan faktur atau nota.

Langkah ini juga mencakup koordinasi dengan departemen terkait seperti produksi, persediaan, dan pengiriman. Dengan pemrosesan yang tepat, perusahaan dapat memastikan pelanggan menerima pesanan sesuai harapan, menghindari kesalahan, dan membangun reputasi yang baik dalam hal kehandalan dan kepuasan pelanggan.

5. Pengiriman dan Pelacakan

Langkah terakhir yaitu pengiriman dan pelacakan untuk memastikan keberhasilan transaksi. Tujuannya adalah memberikan pengalaman yang mulus dan transparan bagi pelanggan. Setelah pesanan diproses, produk atau layanan dikirimkan sesuai jadwal yang telah diatur. Pelacakan digunakan untuk memberikan visibilitas kepada pelanggan mengenai status pengiriman mereka.

Tujuan utama dari tahap ini adalah memastikan pengiriman tepat waktu, mencegah kehilangan atau kerusakan barang, dan memberikan rasa kepastian kepada pelanggan. Dengan pengiriman yang efisien dan pelacakan yang akurat, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menciptakan pengalaman positif.

‍Baca Juga: Sales Tracking System: Pengertian dan Cara Kerjanya

Keuntungan mengoptimalkan proses taking order

Mengoptimalkan proses taking order memberikan sejumlah keuntungan berharga bagi bisnis. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan secara bersamaan. berikut tiga keuntungan dalam mengoptimalkan proses taking order. simak ya!

1. Efisiensi Operasional

Efisiensi operasional adalah salah satu keuntungan penting dari proses taking order yang optimal. Tujuannya adalah meminimalkan pemborosan waktu, sumber daya, dan tenaga kerja dalam menerima dan memproses pesanan pelanggan. Dengan mengadopsi sistem yang efisien, perusahaan dapat menghindari kebingungan dalam komunikasi pesanan, mengurangi risiko kesalahan dalam penulisan atau pemrosesan data, serta mengoptimalkan koordinasi antara departemen terkait.

2. Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Selanjutnya yaitu peningkatan kepuasan pelanggan. hasil signifikan dari proses ini taking order yang terkelola dengan baik. Tujuannya adalah memastikan pelanggan merasa dihargai dan didengar dalam permintaan mereka. Dengan menerima pesanan dengan baik, merespons pertanyaan dengan cepat, dan mengirim produk tepat waktu, perusahaan menciptakan pengalaman yang positif. Kepuasan pelanggan yang meningkat menghasilkan retensi pelanggan yang lebih baik dan rekomendasi positif.

3. Pengurangan Biaya

Keuntungan terakhir yaitu pengurangan biaya. Pengurangan biaya adalah salah satu manfaat penting terakhir dari proses taking order yang efisien. Tujuannya adalah mengurangi pemborosan sumber daya, waktu, dan energi yang mungkin terjadi dalam proses menerima, memproses, dan mengirim pesanan pelanggan. Dengan meminimalkan risiko kesalahan dan kelebihan persediaan, perusahaan dapat menghemat biaya produksi dan logistik. Proses yang terstruktur juga mengurangi kebutuhan pengulangan atau revisi pesanan, yang pada akhirnya mengurangi biaya administrasi dan penanganan. Pengurangan biaya ini berdampak langsung pada profitabilitas bisnis dan membantu perusahaan tetap kompetitif di pasar.

‍Baca Juga: In-house dan 3PL: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya‍

Pembahasan terkait taking order di atas dapat menjadi wawasan Anda dalam memahami dan nantinya menerapkan taking order ini dalam sebuah perusahaan. dengan menerapkan ini perusahaan akan mengikuti arus perkembangan trend dalam sistem penjualan karena Taking order merupakan langkah awal dalam memulai transaksi komersial antara penjual dan pelanggan.

‍MileApp sebagai salah satu platform yang menyediakan fitur analisis data terhadap estimasi pengiriman sangatlah membantu bagi perusahaan Anda. Sudah banyak perusahaan besar menggunakan jasa layanan ini dalam menganalisis data terhadap estimasi waktu pengiriman dengan dibantu fitur-fitur canggih MileApp, tunggu apa lagi? mari segera berlanggan MileApp, dengan cara klik disini ya!

Sumber:

• pintarjualan.id
• glints.com
• restofocus.com