KPI Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya dalam Transportation Management System

KPI adalah salah satu hal yang sangat penting dalam praktik operasional distribusi dan logistik, karena tanpa KPI tidak ada objek atau target keberhasilan yang dapat diukur, banyak perusahaan sudah memiliki Transportation Management System (TMS), tetapi belum semuanya mampu mengelola kinerja transportasi secara strategis.

Penyebab utamanya hampir selalu sama: KPI tidak didefinisikan dengan benar atau tidak dimanfaatkan secara konsisten.

Di MileApp, kami sering melihat satu pola yang berulang: data operasional tersedia lengkap, tetapi tidak semua data diterjemahkan menjadi KPI yang berdampak langsung ke efisiensi biaya, SLA, dan kualitas layanan.

Karena itu, memahami KPI adalah apa, fungsinya, serta contoh KPI yang tepat dalam Transportation Management System menjadi krusial bagi manajer.

Baca juga: Tantangan Transportation Management System (TMS)

Pengertian KPI dalam Konteks Transportation Management System

Dalam konteks Transportation Management System (TMS), KPI (Key Performance Indicator) adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengukur seberapa efektif proses transportasi dan distribusi berjalan dibandingkan target yang telah ditetapkan perusahaan.

Berbeda dengan KPI umum, KPI dalam TMS bersifat sangat operasional dan real-time, karena langsung berkaitan dengan aktivitas harian seperti perencanaan rute, penggunaan armada, pengiriman barang, hingga pengendalian biaya transportasi.

Di MileApp, kami memandang KPI TMS bukan sekadar angka laporan, tetapi alat kontrol manajemen untuk memastikan setiap keputusan operasional berdampak langsung pada efisiensi dan kualitas layanan.

Fungsi KPI dalam Transportation Management System

Dalam Transportation Management System (TMS), KPI bukan sekadar angka di dashboard. KPI berfungsi sebagai alat kontrol manajemen yang memastikan setiap aktivitas transportasi berjalan sesuai target biaya, SLA, dan produktivitas.

Di MileApp, kami memandang KPI sebagai penghubung antara data operasional di lapangan dengan keputusan strategis manajerial. Tanpa KPI yang tepat, TMS hanya menjadi alat eksekusi, bukan alat pengendali kinerja.

1. Mengukur performa distribusi

Mengukur performa distribusi adalah proses menilai seberapa efektif aktivitas pengiriman mulai dari perencanaan rute, pemanfaatan armada, hingga ketepatan waktu dan biayadalam mencapai target bisnis. Tanpa pengukuran yang tepat, distribusi terlihat “jalan”, tapi belum tentu efisien, scalable, dan terkendali.

Di praktik lapangan, perusahaan yang konsisten mengukur performa distribusi berbasis data cenderung lebih cepat mengidentifikasi inefisiensi dan menurunkan biaya operasional.

Dengan KPI yang tepat, manajer dapat:

• Membandingkan target vs realisasi
• Mengevaluasi performa armada dan driver
• Menghindari bias subjektif dalam penilaian

Tanpa KPI, operasional hanya terlihat sibuk bukan produktif.

2. Mengontrol biaya transportasi

Dalam operasional distribusi, biaya transportasi sering menjadi komponen terbesar dalam total biaya logistik. Tantangannya, biaya ini kerap membengkak bukan karena volume meningkat, tetapi karena kurangnya kontrol dan visibilitas operasional.

Di MileApp, kami melihat bahwa perusahaan yang mampu mengontrol biaya transportasi bukan yang paling banyak memangkas anggaran, melainkan yang mengelola proses transportasi secara terukur dan berbasis data.

KPI membantu manajemen menemukan:

• Pola keterlambatan pengiriman
• Rute dengan biaya tidak efisien
• Kendaraan dengan idle time tinggi

Menurut McKinsey & Company, perusahaan logistik yang memanfaatkan KPI operasional berbasis data dapat menurunkan biaya transportasi hingga dua digit persentase melalui perbaikan rute dan utilisasi armada.

3. Menilai efektivitas armada dan rute

Armada dan rute adalah dua komponen yang paling menentukan biaya, SLA, dan produktivitas. Armada yang banyak tidak otomatis efektif, begitu juga rute yang padat tidak selalu efisien. Karena itu, menilai efektivitas armada dan rute harus berbasis data, bukan asumsi.

Di MileApp, kami melihat banyak perusahaan baru menyadari inefisiensi armada setelah biaya transportasi membengkak atau SLA mulai terganggu. Padahal, dengan pendekatan yang tepat, efektivitas ini bisa dievaluasi sejak awal dan secara berkelanjutan

4. Menjadi dasar pengambilan keputusan operasional

Dalam operasional distribusi dan logistik, keputusan yang diambil hari ini akan langsung berdampak pada biaya, SLA, dan kepuasan pelanggan hari itu juga. Karena itu, pengambilan keputusan operasional tidak bisa lagi bergantung pada intuisi atau laporan yang datang terlambat. Dibutuhkan data yang akurat, relevan, dan real-time.

Di MileApp, kami melihat KPI dan data operasional berperan sebagai kompas keputusan menunjukkan kapan harus bertindak, di area mana, dan dengan tindakan apa

Menurut Gartner, organisasi yang menggunakan KPI operasional secara konsisten memiliki decision accuracy yang lebih tinggi dibanding perusahaan yang hanya mengandalkan laporan manual atau evaluasi berbasis intuisi.

Baca juga: Solusi TMS MileApp pada Logistik Hulu-Hilir Orami

Contoh KPI yang paling umum dan relevan dalam operasional logistik modern.

Agar KPI tidak hanya menjadi angka di dashboard, perusahaan perlu fokus pada contoh KPI yang paling umum dan relevan dalam operasional logistik modern KPI yang dapat langsung diterjemahkan menjadi insight dan aksi nyata melalui Transportation Management System seperti MileApp.

1. On-Time Delivery Rate (OTD)

On-Time Delivery Rate (OTD) adalah persentase pengiriman yang tiba di lokasi tujuan sesuai dengan jadwal atau time window yang telah ditentukan.

Rumus OTD:

$$OTD = (Jumlah pengiriman tepat waktu ÷ Total pengiriman) × 100$$

Contoh:

• Total pengiriman: 1.000
• Pengiriman tepat waktu: 940
• OTD = 94%

Pengertian:
Persentase pengiriman yang tiba sesuai jadwal.

Mengapa penting?

• Indikator utama kualitas layanan
• Mempengaruhi kepuasan dan loyalitas pelanggan
• Menjadi dasar evaluasi SLA

Menurut praktik industri logistik global, OTD di bawah 95% sudah menjadi sinyal masalah operasional.

2. Cost per Delivery

Cost per Delivery adalah indikator yang mengukur rata-rata total biaya transportasi yang dikeluarkan untuk setiap satu pengiriman dalam periode tertentu.

KPI ini menghitung biaya operasional secara lebih detail dan terdistribusi, sehingga manajemen bisa memahami efisiensi biaya pada level granular.

Manfaat KPI ini:

• Mengontrol efisiensi biaya transportasi
• Membandingkan performa antar rute dan armada
• Menjadi dasar pengambilan keputusan optimasi

3. Vehicle Utilization Rate

Vehicle Utilization Rate adalah indikator kinerja yang mengukur tingkat pemanfaatan kapasitas kendaraan dibandingkan dengan kapasitas maksimal yang tersedia dalam periode tertentu.

Bagi manajer operasional, Vehicle Utilization Rate membantu menjawab pertanyaan penting.

“Apakah kendaraan kita benar-benar bekerja secara produktif, atau justru banyak kapasitas yang terbuang?”

Rumus Vehicle Utilization Rate

Berdasarkan Kapasitas Muatan:

$$Utilization\ Rate = \frac{Muatan\ Aktual}{Kapasitas\ Maksimal} \times 100\%$$Utilization Rate=Kapasitas MaksimalMuatan Aktual​×100%

Berdasarkan Waktu Operasional:

$$Utilization\ Rate = \frac{Waktu\ Produktif}{Total\ Waktu\ Tersedia} \times 100\%$$Utilization Rate=Total Waktu TersediaWaktu Produktif​×100%

4. Average Delivery Time

Average Delivery Time adalah indikator kinerja yang mengukur rata-rata durasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pengiriman, mulai dari kendaraan berangkat hingga barang diterima pelanggan.

Durasi ini biasanya mencakup:

• Waktu perjalanan
• Waktu tunggu (jika ada)
• Proses unloading di lokasi tujuan

KPI ini mencerminkan efisiensi rute, produktivitas armada, dan efektivitas perencanaan distribusi.

Rumus Average Delivery Time

$$Average\ Delivery\ Time = \frac{Total\ Waktu\ Pengiriman}{Total\ Jumlah\ Pengiriman}$$Average Delivery Time=Total Jumlah PengirimanTotal Waktu Pengiriman​

Contoh:

• Total waktu pengiriman dalam sehari: 500 jam
• Total pengiriman: 250

Average Delivery Time = 2 jam per pengiriman

5. Failed Delivery Rate

Failed Delivery Rate adalah indikator kinerja yang mengukur persentase pengiriman yang tidak berhasil diselesaikan pada percobaan pertama dibandingkan total pengiriman dalam periode tertentu.

Kegagalan pengiriman dapat disebabkan oleh:

• Penerima tidak tersedia
• Alamat tidak lengkap atau tidak valid
• Time window tidak sesuai
• Dokumen tidak lengkap
• Kendala operasional di lapangan

Rumus Failed Delivery Rate

$$Failed\ Delivery\ Rate = \frac{Jumlah\ Pengiriman\ Gagal}{Total\ Pengiriman} \times 100\%$$Failed Delivery Rate=Total PengirimanJumlah Pengiriman Gagal​×100%

Contoh:

• Total pengiriman: 5.000
• Pengiriman gagal: 250

Failed Delivery Rate = 5%

6. Idle Time Kendaraan

Idle Time Kendaraan adalah durasi waktu ketika mesin kendaraan tetap menyala, namun kendaraan tidak melakukan pergerakan atau aktivitas produktif.

Idle time biasanya terjadi saat:

• Menunggu proses loading/unloading
• Terjebak kemacetan
• Menunggu instruksi berikutnya
• Driver berhenti dalam kondisi mesin tetap hidup

Menurut International Energy Agency, idle time kendaraan berkontribusi signifikan terhadap pemborosan bahan bakar dan peningkatan emisi karbon di sektor transportasi.

Perbandingan KPI Transportation Management System

Tips Menentukan KPI yang Tepat dalam TMS

Agar KPI benar-benar berdampak bagi manajer:

• Fokus pada 5–8 KPI utama
• Pastikan KPI actionable, bukan sekadar angka
• Selaraskan KPI dengan target bisnis
• Gunakan data real-time untuk pengambilan keputusan harian

Baca juga: Memahami Cara Kerja Transportasi Manajemen Sistem untuk Efisiensi Operasional

Kesimpulan

KPI adalah fondasi utama pengelolaan Transportation Management System yang efektif.
Dengan KPI yang tepat, perusahaan dapat:

• Mengukur kinerja transportasi secara objektif
• Mengidentifikasi inefisiensi lebih cepat
• Mengambil keputusan berbasis data
• Meningkatkan efisiensi biaya dan kualitas layanan

Tanpa KPI yang jelas, TMS hanya menjadi alat eksekusibukan alat strategi. MileApp membantu perusahaan distribusi, manufaktur, dan logistik untuk:

• Memantau KPI transportasi secara real-time
• Mengoptimalkan rute, armada, dan biaya
• Mengubah data operasional menjadi insight bisnis

Gunakan Transportation Management System MileApp dengan Talk to Sales MileApp dan lihat bagaimana KPI benar-benar bekerja di operasional Anda.

Agar KPI tidak hanya menjadi angka di dashboard, perusahaan perlu fokus pada contoh KPI yang paling umum dan relevan dalam operasional logistik modern KPI yang dapat langsung diterjemahkan menjadi insight dan aksi nyata melalui Transportation Management System seperti MileApp.

FAQ (Frequently Asked Questions)

Apakah KPI harus real-time?

Untuk operasional transportasi, ya. KPI real-time membantu manajer bertindak cepat sebelum masalah membesar.

Apakah KPI transportasi bisa menurunkan biaya operasional?

Bisa. Dengan KPI yang tepat, perusahaan dapat:

• Mengoptimalkan rute
• Mengurangi idle time
• Meningkatkan utilisasi armada