Sales Taking Order: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Sales taking order atau sales TO adalah tenaga penjual yang tugas utamanya mengunjungi toko atau outlet pelanggan secara rutin untuk mengambil dan mencatat pesanan. Barang tidak dibawa saat kunjungan, tetapi dikirim kemudian oleh tim pengiriman. Jadi, sales taking order itu adalah sales yang fokus menerima pesanan, menjaga stok outlet, dan merawat hubungan dengan pelanggan.

Sebagaimana diketahui, dalam proses penjualan, setiap detiknya berharga. Oleh karenanya, perusahaan perlu memiliki sales taking order yang efisien memungkinkan tim penjualan untuk mencatat pesanan dengan cepat dan akurat, mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengolah pesanan, dan menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan penundaan atau kerugian.

Lantas, seperti apa sales taking order ini bekerja dan apa itu sales taking order sebenarnya? Berikut ulasan yang dapat Anda simak.

Pengertian Sales Taking Order

Sales taking order atau Sales TO merupakan mengambil atau menerima pesanan. Jika dijabarkan, sales taking order adalah proses yang dilakukan oleh tim penjualan untuk menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan. Sales taking order menjadi langkah awal dalam sebuah penjualan, di mana tim penjualan bertanggung jawab untuk memastikan pesanan pelanggan dicatat dengan akurat dan diproses dengan tepat.

Melansir dari Hadirr.com, adanya sales taking order sangat penting karena menjadi titik awal untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Tujuan utama seorang sales TO adalah menjual produk sebanyak-banyaknya.

Tugas dan Tanggung Jawab Sales Taking Order

Setelah mengetahui apa itu sales taking order, maka dengan jelas diketahui bahwa tugas mereka berhubungan langsung dengan pelanggan. Berikut beberapa tugas dan tanggung jawabnya yang dapat Anda ketahui:

1. Menerima pesanan

Tugas utama sales taking order adalah menerima pesanan dari pelanggan. Hal ini dapat dilakukan melalui berbagai saluran komunikasi, termasuk telepon, email, situs web, atau aplikasi mobile. Ketika pelanggan mengajukan pesanan, tim penjualan harus responsif dan sigap dalam meresponsnya untuk memastikan pelanggan merasa dihargai dan didengar.

2. Menyelesaikan tagihan

Setelah menerima pesanan, tim penjualan harus mencatatnya secara akurat dan memasukkan data pesanan ke dalam sistem yang terintegrasi, lalu membuat pelanggan menyelesaikan tagihan tersebut. Langkah ini sangat penting untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewat atau terlupakan, dan untuk meminimalkan kesalahan dalam pengolahan pesanan.

3. Memantau kondisi barang atau produk

Setelah pesanan dicatat dan tagihan diselesaikan, tugas berikutnya adalah memastikan kondisi barang atau produk dalam kondisi aman dan layak. Ini dilakukan guna menghindari adanya komplain karena barang tak dalam kondisi yang baik.

4. Menjaga hubungan dengan pelanggan

Pelanggan menjadi subjek penting di dalam sebuah bisnis. Perusahaan akan jauh lebih untung dengan memiliki banyak pelanggan, apalagi yang memiliki loyalitas tinggi.

Dalam hal ini, sales TO bertugas untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan pelanggan. Hal ini tentunya termasuk mengurus perihal komplain yang dilayangkan oleh pelanggan kepada perusahaan.

Adanya sales taking order sangat penting karena menjadi titik awal untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Pekerjaan ini dapat dibantu dengan menggunakan software sales taking order seperti MileApp.

Alur kerja harian sales taking order

Pekerjaan sales TO biasanya mengikuti pola yang sama setiap hari. Berikut alur kerja yang umum di perusahaan distribusi:

Menerima rencana kunjungan. Pagi hari, sales TO menerima daftar outlet yang harus dikunjungi beserta target order hari itu.
Mengunjungi outlet sesuai rute. Sales datang ke toko, melakukan check-in, dan menyapa pemilik atau pembeli toko.
Mengecek stok di toko. Sales melihat produk yang hampir habis, produk yang tidak laku, dan posisi produk di rak.
Menawarkan dan mencatat pesanan. Sales menyarankan jumlah order, menginformasikan promo, lalu mencatat pesanan di nota atau aplikasi.
Mengirim pesanan ke kantor. Pesanan diteruskan ke admin atau gudang untuk diproses dan dijadwalkan pengirimannya.
Menagih pembayaran bila perlu. Di beberapa perusahaan, sales TO juga menagih tagihan jatuh tempo dari order sebelumnya.
Membuat laporan harian. Di akhir hari, sales melaporkan jumlah kunjungan, order, tagihan, dan kondisi pasar.

Pada artikel cara kerja sales taking order di lapangan, alur ini dibahas lebih rinci, termasuk cara memastikan order benar-benar lengkap.

Perbedaan sales taking order, sales canvas, dan sales motoris

Di perusahaan distribusi FMCG, ada beberapa jenis sales lapangan. Ketiganya sering tertukar, padahal cara kerjanya berbeda.

Aspek	Sales taking order	Sales canvas	Sales motoris
Cara kerja	Mengambil pesanan, barang dikirim kemudian	Membawa barang dan menjual langsung di tempat	Berkeliling dengan motor membawa barang, menjual dan mengantar sekaligus
Membawa barang?	Tidak	Ya, biasanya dengan mobil	Ya, dalam jumlah terbatas
Target outlet	Outlet tetap, kunjungan rutin	Outlet baru dan area yang belum terjangkau	Toko kecil dan warung di gang atau area padat
Pembayaran	Sering tempo atau ditagih saat kunjungan berikutnya	Umumnya tunai saat transaksi	Umumnya tunai saat transaksi
Fokus	Menjaga order rutin dan hubungan pelanggan	Membuka pasar dan memperluas distribusi	Menjangkau outlet kecil secara cepat

Penjelasan lengkap tentang metode lainnya bisa dibaca di artikel canvassing adalah dan sales motoris. Proses mencatat pesanannya sendiri dibahas di artikel taking order.

Skill yang dibutuhkan sales taking order

Komunikasi dan negosiasi. Sales TO perlu meyakinkan pemilik toko untuk menambah order tanpa terkesan memaksa.
Pengetahuan produk. Sales harus paham varian, harga, promo, dan keunggulan produk yang dijual.
Manajemen waktu dan rute. Dalam sehari, sales bisa mengunjungi banyak outlet, sehingga urutan kunjungan harus efisien.
Ketelitian mencatat. Salah tulis jumlah atau kode barang membuat pengiriman salah dan pelanggan kecewa.
Kemampuan membaca stok. Sales perlu tahu kapan outlet akan kehabisan barang supaya bisa menyarankan jumlah order yang tepat.
Menggunakan aplikasi. Banyak perusahaan sudah memakai aplikasi untuk check-in, mencatat order, dan membuat laporan.

Contoh KPI sales taking order

Kinerja sales TO biasanya diukur dengan beberapa KPI berikut. Angka target di setiap perusahaan berbeda, jadi tabel di bawah hanya menjelaskan cara mengukurnya.

KPI	Yang diukur	Cara menghitung
Pencapaian target penjualan	Nilai penjualan dibanding target	(Penjualan aktual / target) x 100%
Kepatuhan kunjungan	Outlet yang benar-benar dikunjungi sesuai rencana	(Kunjungan terealisasi / kunjungan terencana) x 100%
Effective call	Kunjungan yang menghasilkan order	(Kunjungan dengan order / total kunjungan) x 100%
Outlet aktif	Outlet yang memesan dalam periode tertentu	Jumlah outlet dengan minimal 1 order per bulan
Rata-rata nilai order	Besar order per kunjungan	Total nilai order / jumlah order
Ketepatan penagihan	Tagihan yang dibayar tepat waktu	(Tagihan lunas tepat waktu / total tagihan jatuh tempo) x 100%

Contoh perhitungan: dalam sehari seorang sales TO mengunjungi 25 outlet dan 20 di antaranya memesan. Maka effective call = 20 / 25 x 100% = 80%. Angka ini hanya ilustrasi. KPI lain yang penting adalah jumlah repeat order dari outlet lama.

Gaji dan jenjang karier sales taking order

Penghasilan sales TO umumnya terdiri dari gaji pokok, insentif atau komisi dari pencapaian target, serta tunjangan seperti uang transport atau bensin. Besarnya berbeda-beda, tergantung perusahaan, upah minimum di wilayah kerja, jenis produk, dan pengalaman. Karena itu, cek informasi lowongan dan standar upah terbaru di daerah masing-masing untuk gambaran yang akurat.

Jenjang karier yang umum untuk sales TO adalah:

Sales taking order yang memegang satu rute atau area.
Senior sales atau key account yang memegang outlet besar.
Supervisor sales yang membina beberapa sales di satu area.
Area sales manager yang bertanggung jawab atas penjualan beberapa wilayah.

Aplikasi untuk sales taking order

Pencatatan order dengan nota kertas rawan hilang, salah tulis, dan terlambat sampai ke gudang. Aplikasi sales taking order membantu sales mencatat pesanan langsung dari ponsel, sehingga data langsung masuk ke sistem. Fitur yang sebaiknya ada antara lain jadwal dan rute kunjungan, check-in berbasis lokasi, katalog produk dan harga, form order, riwayat order per outlet, serta laporan harian otomatis. Dengan data ini, supervisor juga bisa memantau kinerja tim lewat dashboard reporting SFA.

FAQ seputar sales taking order

Apa itu sales TO?

Sales TO adalah singkatan dari sales taking order, yaitu tenaga penjual yang mengunjungi outlet pelanggan secara rutin untuk mengambil pesanan. Sales TO tidak membawa barang saat kunjungan. Pesanan dicatat, lalu barang dikirim oleh tim pengiriman sesuai jadwal. Peran ini banyak ditemui di perusahaan distribusi produk konsumen.

Apa bedanya sales TO dan sales canvas?

Sales TO hanya mengambil pesanan, sedangkan sales canvas membawa barang dan langsung menjual di tempat. Sales TO fokus pada outlet tetap dengan kunjungan rutin dan pembayaran yang sering bertempo. Sales canvas lebih banyak membuka outlet baru dan umumnya menerima pembayaran tunai saat transaksi.

Apa saja tugas sales taking order?

Tugas utama sales taking order adalah mengunjungi outlet sesuai jadwal, mengecek stok, menawarkan produk dan promo, serta mencatat pesanan. Selain itu, sales TO meneruskan pesanan ke kantor, menagih pembayaran bila diminta, menangani keluhan pelanggan, dan membuat laporan kunjungan setiap hari.

Apa KPI utama sales TO?

KPI utama sales TO biasanya pencapaian target penjualan, kepatuhan kunjungan, dan effective call atau persentase kunjungan yang menghasilkan order. Perusahaan juga sering mengukur jumlah outlet aktif, rata-rata nilai order, repeat order, dan ketepatan penagihan. Target tiap KPI ditentukan masing-masing perusahaan.

‍Itulah yang dapat Anda ketahui tentang sales taking order. Dengan menjalankan tugas ini dengan efisien dan efektif, tim penjualan dapat menciptakan pengalaman positif bagi pelanggan dan membantu perusahaan mencapai kesuksesan dalam pasar yang kompetitif.

Sales TO yang bekerja di lapangan juga bisa dibekali dengan aplikasi sales force automation MileApp. Sales dapat melihat jadwal kunjungan, check-in di outlet, mencatat order dari ponsel, dan mengirim laporan harian, sementara supervisor memantau semuanya secara real-time. Coba MileApp sekarang dengan mengisi formulir di bawah ini!

Sumber:

Glints.com
Siker.id
rederp.co.id
hadirr.com