Cara Kerja Sales Taking Order di Lapangan

Sales taking order adalah proses yang dilakukan oleh tim penjualan untuk menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan, dan ini menjadi langkah awal dalam sebuah penjualan. Tapi di lapangan, kenyataannya jauh lebih kompleks dari sekadar “catat pesanan.”

Order yang sudah tercatat di sistem belum tentu order yang lengkap. Order baru benar-benar selesai kalau sudah ada konfirmasi harga, metode pembayaran tercatat, barang dikirim, dan ada bukti serah terima (POD) yang valid. Kalau salah satu step itu bolong, siap-siap saja hadapi komplain yang sulit diselesaikan.

Artikel ini membahas alur kerja sales taking order secara end-to-end, lengkap dengan checklist, contoh field form, dan contoh timeline nyata di lapangan.

Alur end-to-end sales taking order (versi lapangan)

Sebelum masuk ke detailnya, ini gambaran besar prosesnya dari awal sampai tutup:

Persiapan sebelum kunjungan (rute, katalog, form)
Tiba di outlet, cek kondisi dan kebutuhan pelanggan
Input order: pilih SKU, qty, konfirmasi diskon
Konfirmasi harga dan tentukan metode pembayaran
Submit order, kirim invoice digital ke pelanggan
Koordinasi pengiriman dengan tim warehouse/admin
Serah terima barang + capture POD (foto, tanda tangan, GPS)
Update status order, cek stok, tutup kunjungan

Perbedaan order tercatat vs order lengkap itu nyata. Order tercatat artinya data sudah masuk sistem. Order lengkap artinya pembayaran sudah terkonfirmasi, barang sudah diterima, dan POD sudah ada.

Tanpa POD, kalau pelanggan tiba-tiba bilang “barang belum datang” atau “jumlahnya kurang,” kamu tidak punya bukti apapun untuk menyanggahnya.

Langkah 1: persiapan kunjungan dan checklist sebelum order

Kunjungan tanpa persiapan itu seperti masak tanpa bahan. Sales yang datang ke outlet tanpa data harga terbaru atau katalog produk lengkap bisa berakhir dengan order yang salah atau negosiasi yang alot.

Salah satu cara mempercepat proses ini adalah dengan otomatisasi rute kunjungan penjualan sebelum berangkat, sehingga urutan outlet sudah teroptimasi dan waktu perjalanan lebih efisien.

Checklist dokumen/data sebelum berangkat:

Katalog produk terbaru (termasuk SKU, varian, dan harga per unit)
Daftar harga yang berlaku hari ini (bukan minggu lalu)
Form sales order di HP (atau aplikasi mobile yang sudah login)
Aturan diskon yang berlaku: per tier pelanggan, per kuantitas, atau promo khusus
Opsi pembayaran yang bisa diterima: tunai, transfer, on-account/tempo
Riwayat order dan outstanding tagihan pelanggan tersebut

Checklist kesiapan sebelum masuk outlet:

Status outlet: aktif atau sedang ada masalah operasional?
Nomor kontak person yang benar (bukan nomornya pemilik lama)
Kondisi fisik produk yang akan ditawarkan (sudah cek expiry date/lot number jika relevan)

Skrip pembuka singkat yang bisa dipakai:

“Selamat pagi, Pak/Bu [nama]. Saya [nama] dari [perusahaan]. Hari ini saya mau cek kebutuhan stok dan ada beberapa item baru yang mungkin cocok untuk toko ini. Boleh saya lihat kondisi rak dulu sebentar?”

Pertanyaan kunci yang perlu ditanyakan: stok apa yang hampir habis, item apa yang paling cepat laku minggu ini, ada komplain dari pelanggan soal produk sebelumnya?

Langkah 2: pengambilan order (SKU, jumlah, diskon)

Urutan input yang benar itu penting, bukan sekadar prosedur. Kalau kamu langsung tanya “mau pesan berapa?”, kamu berisiko mendapat angka yang asal-asalan. Urutan yang lebih baik:

Tunjukkan katalog atau layar aplikasi, biarkan pelanggan lihat produk
Tanya berdasarkan kategori: “Untuk kategori minuman, biasanya ambil berapa karton?”
Masukkan qty setelah sepakat, lalu cek ketersediaan stok secara real-time
Terapkan diskon sesuai tier atau promo yang berlaku
Validasi total sebelum submit

Field form sales order yang wajib diisi:

Field	Keterangan
Nama outlet	Sesuai database pelanggan
Alamat lengkap	Termasuk kode pos/kecamatan untuk routing
SKU/kode produk	Jangan hanya nama produk, pakai kode
Varian/batch	Jika ada (mis. rasa, ukuran, nomor lot)
Qty	Dalam satuan yang benar (karton vs pcs)
Harga satuan	Sesuai price list aktif
Diskon	Nominal atau persentase
Total harga	Hitung ulang sebelum submit
Catatan khusus	Permintaan pelanggan atau catatan komplain

Sebelum submit, validasi ini dulu:

Total harga sudah benar?
Item tidak ada yang salah SKU atau satuan?
Catatan komplain dari kunjungan sebelumnya sudah dimasukkan?
Stok tersedia untuk semua item yang dipesan?

Untuk memahami lebih lanjut soal tugas dan fungsi sales lapangan secara keseluruhan, ada baiknya tim sales juga dibekali pemahaman tentang apa saja yang menjadi tanggung jawab mereka di luar proses order.

Langkah 3: konfirmasi harga dan opsi pembayaran

Ini salah satu step yang paling sering di-skip tapi paling sering jadi sumber masalah. Sales sudah submit order, tapi tidak ada catatan tertulis soal metode pembayaran yang disepakati. Dua minggu kemudian, pelanggan bilang sudah bayar cash, perusahaan tidak ada catatannya.

Tiga opsi pembayaran yang paling umum di lapangan:

Tunai: Hitung ulang di depan pelanggan. Catat nominal yang diterima, dan jika ada kembalian, catat juga. Field yang perlu dicatat: nominal diterima, tanggal, dan nama penerima dari pihak sales.

Transfer bank: Minta bukti transfer di tempat jika memungkinkan, atau minimal konfirmasi nomor referensi/waktu transfer. Field yang perlu dicatat: bank pengirim, nominal, nomor referensi, waktu transfer.

On-account/tempo: Ini yang paling berisiko kalau tidak terdokumentasi. Field yang wajib dicatat: metode pembayaran, limit kredit pelanggan, nominal, tanggal jatuh tempo, dan tanda tangan/konfirmasi digital dari pelanggan bahwa mereka sepakat dengan termin tersebut.

Invoice digital bisa dikirim langsung ke WhatsApp atau email pelanggan setelah order di-submit. Ini bukan hanya soal kerapian, tapi juga bukti bahwa pelanggan sudah menerima rincian pesanan sebelum barang dikirim.

Langkah 4: bukti pesanan dan proof of delivery (POD)

Ada dua dokumen berbeda yang sering tercampur:

Sales order / invoice: dibuat saat order disubmit, sebelum barang dikirim. Ini bukti bahwa pesanan sudah dicatat.
Proof of Delivery (POD): dibuat setelah barang diterima pelanggan. Ini bukti bahwa barang sudah sampai dan diterima dalam kondisi tertentu.

Menurut PT Salam Pacific Indonesia Lines (SPIL, November 2025), POD mengacu pada bukti serah terima yang menegaskan bahwa barang yang dikirim telah sampai ke tangan penerima, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Papandayan Cargo (Mei 2026) menambahkan bahwa POD membuat proses pengiriman lebih transparan karena penerimaan bisa dibuktikan melalui tanda tangan, foto, atau dokumen.

Total ERP menjelaskan bahwa POD yang baik membuktikan siapa menerima barang, kapan dan di mana penerimaan terjadi, serta berapa jumlah dan kondisi barang saat diterima. POD juga mendukung audit trail dan mempercepat proses klaim atau retur jika ada sengketa.

Checklist POD yang wajib dipenuhi:

Nama penerima (bukan hanya nama toko)
Timestamp otomatis (jam dan tanggal penerimaan)
Lokasi GPS saat POD dicapture
Jumlah item yang diterima (per SKU)
Kondisi barang: baik / ada kerusakan
Foto bukti penerimaan (barang di lokasi atau bersama penerima)
Tanda tangan digital penerima
Catatan jika ada selisih atau kerusakan

Field kondisi dan foto itu kondisional tapi sangat direkomendasikan. Kalau tidak ada foto kondisi barang saat serah terima, klaim kerusakan yang datang sehari kemudian hampir tidak bisa dibuktikan salah siapa.

Untuk memahami lebih jauh soal manfaat e-POD bagi bisnis, kamu bisa baca di sini: kepanjangan POD dan keuntungannya untuk pertumbuhan bisnis.

Langkah 5: koordinasi pengiriman dan update stok

Setelah order di-submit dan pembayaran terkonfirmasi, ada beberapa hal yang harus segera dilakukan:

Dari sisi sales lapangan:

Konfirmasi jadwal pengiriman ke pelanggan: same-day atau next-day?
Pastikan status order sudah berubah di sistem (dari “draft” ke “confirmed” atau “in process”)
Jika ada keterbatasan stok, segera informasikan ke pelanggan sebelum pengiriman terlambat

Dari sisi tim admin/warehouse:

Item di-pick sesuai dengan nomor dan qty di sales order (jangan manual, pakai referensi order)
Surat jalan atau invoice digital disiapkan dan dikirim ke kurir
Stok dikunci di sistem sejak order diconfirm, sehingga tidak terjadi double-booking

Soal update stok: stok idealnya dikunci segera setelah order disubmit, bukan setelah barang dikirim. Kalau stok baru dikurangi setelah pengiriman, ada risiko sales lain menjual item yang sama ke outlet berbeda padahal stok tidak cukup. Ini yang bikin mismatch dan pengiriman parsial.

Pemahaman tentang manajemen persediaan untuk distributor sangat membantu sales dan tim warehouse agar tidak ada mismatch antara order yang masuk dan stok yang tersedia.

Penanganan retur dan komplain (biar tidak berulang)

Komplain itu tidak selalu buruk, selama ada proses yang jelas untuk menanganinya. Yang buruk adalah ketika komplain tidak terdokumentasi dan akhirnya jadi debat antara sales dan pelanggan tanpa resolusi.

Prosedur saat ada komplain di lapangan:

Dengarkan dulu, jangan langsung defensif
Catat alasan komplain secara spesifik: rusak, kurang jumlah, atau salah item?
Ambil foto kondisi barang saat itu juga
Catat status produk: apakah bisa diretur, diklaim, atau diganti?
Berikan estimasi waktu resolusi yang realistis, jangan janji yang tidak bisa ditepati

Kapan retur vs kapan klaim:

Retur: barang salah item atau berlebih dari yang dipesan, kondisi masih baik, bisa dikembalikan ke gudang
Klaim: barang rusak saat pengiriman, selisih jumlah yang diterima vs yang tercatat di POD

Field yang harus dikumpulkan untuk klaim:

Nomor referensi order
Item dan qty yang bermasalah
Bukti POD asli (untuk cek apakah selisih terjadi saat serah terima atau setelahnya)
Foto kondisi barang
Kronologi singkat: kapan barang diterima, kapan masalah ditemukan

Tanpa POD yang lengkap, proses klaim hampir selalu berakhir dengan kebuntuan. Ini yang dimaksud Total ERP ketika menyebut bahwa POD mendukung penyelesaian sengketa dan mempercepat proses retur.

Contoh timeline nyata (same-day vs next-day)

Timeline ini adalah estimasi umum. Waktu aktual bisa berbeda tergantung volume order dan proses internal perusahaan.

Timeline 1: same-day delivery

Waktu	Aktivitas
09.00	Sales tiba di outlet, cek kebutuhan
09.15	Input order di aplikasi, konfirmasi harga & diskon
09.30	Pelanggan konfirmasi pembayaran (tunai/transfer)
09.35	Order di-submit, invoice digital dikirim ke pelanggan
09.40	Koordinasi dengan warehouse: order masuk antrian picking
11.00	Barang di-pick dan surat jalan disiapkan
13.00	Kurir berangkat ke outlet
14.30	Serah terima barang, capture POD (foto + tanda tangan)
14.35	Status order update ke “selesai,” stok terupdate

Timeline 2: next-day delivery

Untuk next-day, yang harus selesai hari ini sebelum cutoff adalah: order sudah di-submit, pembayaran sudah dikonfirmasi atau termin sudah disepakati, jadwal pengiriman sudah dikonfirmasi ke pelanggan. Kalau salah satu dari tiga itu belum selesai sebelum jam cutoff (biasanya pukul 15.00-16.00), pengiriman bisa mundur ke hari berikutnya lagi.

Timeline 3: on-account/tempo

Pada transaksi on-account, ada satu langkah tambahan sebelum order bisa diproses: verifikasi limit kredit pelanggan. Apakah outstanding tagihan pelanggan masih dalam batas limit? Kalau sudah melampaui limit, order perlu approval dari supervisor sebelum bisa dilanjutkan. Dokumen yang dibutuhkan: rekap tagihan yang belum lunas, konfirmasi termin dari pelanggan, dan tanda tangan/approval digital jika required.

Tips praktis untuk sales lapangan: checklist dan skrip pendek

Checklist harian sales taking order (bisa diprint atau disimpan di HP):

Sebelum berangkat:

Katalog dan price list sudah update
Aplikasi mobile sudah login dan tidak ada pending sync
Rute kunjungan sudah di-set
Riwayat order dan outstanding tagihan sudah dicek

Saat input order:

SKU dan varian sudah benar
Qty dalam satuan yang tepat
Diskon sudah sesuai tier/promo aktif
Metode pembayaran sudah dicatat

Sebelum submit:

Total sudah diverifikasi bersama pelanggan
Tidak ada item yang stoknya 0
Catatan khusus sudah diisi jika ada

Saat dan setelah POD:

Foto kondisi barang diambil
Jumlah item dihitung ulang bersama penerima
Tanda tangan digital sudah dicapture
Status order sudah update ke “selesai”

Skrip pendek untuk situasi umum:

Memastikan item benar sebelum submit:

“Pak/Bu, saya konfirmasi dulu ya: [produk A] 10 karton, [produk B] 5 karton, total Rp[nominal]. Sudah benar?”

Meminta tanda tangan digital saat POD:

“Barangnya sudah diterima ya, Pak/Bu? Saya minta tanda tangan sebentar di HP ini sebagai bukti terima. Setelah ini saya kirimkan rinciannya ke WhatsApp Anda.”

Menangani komplain dengan tenang:

“Terima kasih sudah kasih tahu. Saya catat dulu ya detailnya, dan saya foto kondisi barangnya sekarang. Nanti saya follow-up ke tim saya dan kasih kabar maksimal [X jam/hari kerja].”

KPI yang relevan untuk dipantau:

Order accuracy: persentase order yang tidak ada koreksi setelah submit
Lead time order-to-dispatch: waktu dari submit order sampai barang keluar gudang
POD completeness: persentase order yang punya POD lengkap (foto + tanda tangan + GPS)
Conversion rate kunjungan: berapa persen kunjungan outlet yang menghasilkan order

Untuk mengukur performa secara lebih menyeluruh, kamu bisa cek panduan tentang indikator penjualan dari performa sales lapangan.

Proses taking order di lapangan yang terdokumentasi dengan baik bukan hanya soal rapi secara administratif. Ini soal tidak ada perdebatan yang tidak perlu, tidak ada tagihan yang nyasar, dan tidak ada pelanggan yang kecewa karena merasa tidak diperhatikan. Setiap step yang dilewati tanpa dokumentasi adalah potensi masalah yang belum muncul.

Tim sales lapangan yang dibekali dengan aplikasi sales lapangan yang tepat bisa menyelesaikan semua langkah di atas dalam satu perangkat: dari input order, konfirmasi pembayaran, kirim invoice digital, sampai capture POD dengan GPS dan tanda tangan. MileApp menyediakan modul sales taking order yang terintegrasi dengan route optimization, monitoring real-time, dan e-POD sehingga seluruh alur ini berjalan dalam satu platform.

Coba MileApp sekarang dengan mengisi formulir di bawah ini!