Tips Penting untuk Melakukan Penjadwalan Teknisi

Penjadwalan teknisi mempengaruhi produktivitas dan profit bisnis. Salah satu cara untuk mempermudah penjadwalan adalah dengan menggunakan aplikasi penjadwalan teknisi. 

Dengan aplikasi ini, bisnis akan menghemat banyak waktu dan biaya untuk menjadwalkan teknisinya. 

Berikut lebih lanjut mengenai penjadwalan teknisi dan apa saja yang bisa dilakukan dengan aplikasi manajemen teknisi.

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Aplikasi Manajemen Pengiriman

Apa itu penjadwalan teknisi

Penjadwalan teknisi adalah proses pembuatan jadwal bagi teknisi oleh bisnis layanan lapangan (field service) dan bisnis seperti perusahaan HVAC, pemeliharaan kolam renang, survey teknis, konstruksi, dan telekomunikasi untuk melayani pesanan pelanggan.

Seorang dispatcher di perusahaan HVAC misalnya, dapat membuat jadwal harian atau mingguan bagi teknisinya untuk melayani panggilan pelanggan. 

Jadwal ini dibuat berdasarkan beberapa faktor seperti waktu dan jarak tempuh, keahlian seorang teknisi, ketersediaan pelanggan, dan musiman.

Tantangan dalam penjadwalan teknisi

Beberapa tantangan yang kerap dihadapi pebisnis dalam melakukan penjadwalan teknisi mereka. 

Masih bergantung  pada sistem manual 

Bisnis yang bergantung pada jadwal manual dan tidak berinvestasi dalam transformasi digital maka sama saja mereka mengeluarkan banyak waktu dalam merencanakan jadwal setiap bulannya.

Hal ini tidak efisien karena semakin banyak pesanan pekerjaan yang masuk, semakin banyak teknisi yang dibutuhkan sehingga membutuhkan dispatchers yang lebih banyak untuk menjadwalkan janji dan mengelola rute.

Dengan menggunakan aplikasi penjadwalan teknisi maka bisnis dapat lebih mudah dan cepat dalam melakukan dispatch kepada para teknisinya. Aplikasi ini juga dapat memperhitungkan berbagai faktor yang diperlukan untuk mengoptimalkan kegiatan teknisi di lapangan.

Optimisasi rute yang tidak efisien

Meskipun sudah ada beberapa bisnis yang menggunakan aplikasi teknisi, tetapi jika aplikasi tersebut tidak bisa melakukan optimisasi rute dengan baik maka ini sama saja buang-buang waktu dan biaya. 

Anda perlu menggunakan aplikasi penjadwalan teknisi yang menyediakan fitur optimisasi rute untuk menghindari masalah berikut:

• Kapasitas layanan yang lebih rendah

Jika rute Anda tidak teroptimalkan, teknisi Anda akan memiliki waktu perjalanan tambahan antara satu tugas dengan tugas lainnya. Waktu ini dapat dengan mudah bertambah dan dapat mengurangi jumlah panggilan layanan yang dapat dihadiri setiap teknisi Anda setiap hari sehingga berdampak pada produktivitas bisnis. 

• Biaya bahan bakar

Semakin banyak waktu yang dihabiskan untuk perjalanan maka semakin besar pula biaya bahan bakar untuk setiap teknisi.

• Kepuasan pelanggan

Jika Anda memiliki kapasitas layanan yang lebih rendah, Anda tidak akan dapat melayani pelanggan secepat mungkin. Hal ini akan mempengaruhi kepuasan dan loyalitas mereka terhadap layanan bisnis Anda.

3 tips meningkatkan proses penjadwalan teknisi

Menggunakan penjadwalan teknisi otomatis

Jadwal teknisi otomatis lebih efisien dan akurat daripada penjadwalan teknisi manual. Hanya dalam hitungan detik, Anda sudah dapat melakukan penjadwalan ke semua teknisi dengan menggunakan aplikasi penjadwalan teknisi.

Sesuaikan parameter optimisasi rute Anda

Tidak semua bisnis membutuhkan optimasi rute yang sama sehingga dengan mengubah parameter pada rute yang direncanakan, Anda dapat menentukan jadwal teknisi Anda sesuai dengan kebutuhan.

Sebagai contoh, jika Anda mengelola tim teknisi yang memiliki keahlian yang berbeda-beda, Anda harus menyesuaikan rute agar dapat menugaskan teknisi yang sesuai dengan pekerjaan yang cocok dengan keahlian mereka.

Selain itu, jika teknisi dilengkapi dengan kendaraan yang bisa membawa peralatan yang rusak, Anda harus mengubah rute mereka sehingga mereka dapat membawa sebanyak mungkin peralatan sebelum mencapai kapasitas penuh.

Pastikan pelanggan terinformasi

Kirim notifikasi pelanggan secara real-time agar mereka bisa mengetahui estimasi kedatangan teknisi. Dengan begini pekerjaan teknisi akan lebih mungkin diselesaikan tepat waktu karena pelanggan sudah menunggu mereka di tempat. 

Apa yang harus dicari pada aplikasi penjadwalan teknisi

Sekarang setelah mengetahui bagaimana mengatasi beberapa tantangan yang sering dialami oleh dispatcher saat penjadwalan teknisi, saatnya Anda mencari aplikasi yang tepat untuk digunakan. 

Aplikasi Penjadwalan Teknisi adalah software yang digunakan untuk mengatur jadwal teknisi secara otomatis dan dilengkapi dengan ragam fitur seperti route optimization, real-time tracking, aplikasi mobile, dan scheduler.

Berikut adalah beberapa fitur yang harus Anda perhatikan saat memilih aplikasi penjadwalan teknisi:

Optimisasi rute

Optimisasi rute merupakan fitur penting dari setiap software penjadwalan teknisi. Bisnis dapat melakukan berbagai konfigurasi sesuai kebutuhan yang diinginkan dengan memasukkan berbagai variabel yang tersedia dengan berbagai macam tipe optimisasi rute. 

Rute yang fleksibel

Carilah aplikasi yang bisa mengubah rute secara real-time saat teknisi sedang berada di lapangan. Ini adalah fitur yang berguna jika pelanggan perlu mengubah jadwal atau jika teknisi memiliki waktu untuk menangani pesanan yang tidak bisa dikerjakan oleh teknisi lain.

Pelacakan pekerjaan real-time

Fitur ini dapat bermanfaat bagi bisnis dan pelanggan. Bisnis dapat mengetahui pergerakan para teknisinya secara real-time. Begitupun dengan pelanggan yang mendapat notifikasi untuk setiap proses pekerjaan, mulai dari teknisi datang hingga pekerjaannya selesai.

Beban kerja terbagi dengan adil

Jadwal teknisi yang dioptimalkan tidak hanya memperhitungkan kebutuhan bisnis, tetapi juga kebutuhan teknisi Anda. Dengan beban kerja terbagi yang terbagi, bisnis dapat menyeimbangkan penugasan teknisi sehingga mereka tidak kelelahan dalam bekerja.

Semua fitur yang harus dicari pada aplikasi penjadwalan teknisi ada pada MileApp. Temukan solusi penjadwalan teknisi yang Anda butuhkan di sini untuk bisnis yang #GoExtraMile!

Baca juga: Mudahkan Penanganan Pest Control di Lapangan dengan MileApp