5 Kesalahan yang Harus Dihindari ketika Memilih Field Service Management Software

Field service management software membantu untuk mengelola semua aktivitas lapangan, tenaga kerja layanan, dan harapan pelanggan sambil mempertahankan profitabilitas dapat menjadi tuntutan bagi organisasi layanan lapangan.

Mari kita lihat beberapa kesalahan mendasar yang dilakukan perusahaan dalam memilih perangkat lunak manajemen layanan lapangan yang sesuai dan bagaimana kita dapat menghindarinya.

1. Tidak mengetahui kebutuhan bisnis

Pasar dibanjiri perusahaan yang menawarkan solusi manajemen layanan lapangan. Namun tahukah Anda solusi otomatisasi layanan lapangan seperti apa yang cocok untuk perusahaan Anda? Wawasan ini sangat penting untuk bisnis yang baru mengeksplorasi ide berinvestasi dalam solusi FSM.

Langkah utama adalah membuat daftar fitur yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tantangan layanan lapangan Anda dan kemudian pergi berbelanja sesuai kebutuhan. Ada perbedaan antara apa yang ‘harus Anda miliki’ dan apa yang ‘baik untuk dimiliki’. Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur mencolok yang dijanjikan oleh vendor. Fokus pada kebutuhan bisnis terlebih dahulu lalu teknologi datang kemudian.

2. Tidak mementingkan fleksibilitas

Saat membeli field service management software, hindari membeli perangkat lunak yang tidak dioptimalkan untuk seluler dan tidak menawarkan fleksibilitas maksimal. Perangkat lunak harus menjaga field worker di atas jadwal mereka yang selalu berubah dan memberi mereka akses waktu nyata ke detail pekerjaan, seperti permintaan layanan, informasi pelanggan dan aset, instruksi dan dokumentasi khusus pekerjaan, ketersediaan suku cadang, data layanan historis, dan rincian garansi.

Selain itu, beberapa perangkat lunak tidak mengizinkan field worker untuk mengelola beberapa tugas, seperti mendokumentasikan pekerjaan mereka, mengelola inventaris suku cadang mereka, mengambil foto atau video sebelum dan sesudah, menangkap tanda tangan pelanggan secara digital, dll., online atau offline. Jadi, survei secara menyeluruh dan jangan biarkan janji palsu menghambat pertumbuhan bisnis Anda.

3. Menyepelekan pentingya automation

Tujuan penerapan field service management software adalah untuk mengurangi keterlibatan sumber daya Anda dalam pembagian tugas sehari-hari secara manual. Ketika para pekerja tidak memiliki akses ke sistem terpusat, ada bahaya bahwa mereka akan berakhir dalam kegelapan. Bahkan jika Anda telah memperoleh tingkat keahlian tertentu, jangan biarkan diri Anda berpuas diri.

Ingatlah bahwa perusahaan yang dikelola dengan baik harus berkembang, dan aturan otomatisasi Anda harus lebih tepat dan maju, sehingga mereka siap menghadapi lebih banyak tantangan dan pilihan sehari-hari. Implementasi perlu membawa efektivitas dan fleksibilitas yang dapat diperoleh melalui otomatisasi.

4. Tidak menganggap penting fitur scheduling

Fitur perangkat lunak FSM penting lainnya yang diabaikan pembeli adalah ketepatan waktu dengan sistem scheduling. Jadwal kerja personel lapangan bervariasi berdasarkan kebutuhan pelanggan dan kompleksitas pekerjaan, seringkali membutuhkan jam kerja yang panjang dan perjalanan semalaman.

Ketepatan waktu tidak terbatas pada hanya melaporkan jam kerja, dan sering kali mencakup waktu perjalanan, lembur, dsb. Mengganti proses ketepatan waktu yang tidak efisien dan manual dengan yang menawarkan banyak otomatisasi, menghemat waktu administrasi yang substansial.

Jadi, pertimbangkan untuk membeli field service management software yang membantu mencatat jam kerja setiap teknisi dan secara otomatis menerapkan lembur dan per diem. Selanjutnya, pilih sistem yang menawarkan fleksibilitas dalam pelaporan jam kerja oleh teknisi dan kru di tempat kerja dan di lokasi pelanggan. Pengambilan data yang mudah sangat berharga karena berbagai alasan termasuk memecahkan masalah berulang dan memproyeksikan kebutuhan sumber daya untuk pekerjaan di masa depan.

5. Tidak adanya kejelasan reputasi dari vendor

Jadi Anda tahu apa yang Anda inginkan dan Anda telah mencoba opsi dan sekarang Anda siap untuk berbelanja. Terakhir, Anda perlu menanyakan pertanyaan penting ini. Jenis dukungan apa yang tersedia untuk produk?

Siapa yang harus dihubungi jika ada situasi mendesak yang dihadapi? Siapa titik kontak untuk menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki? Keputusan pembelian Anda harus sangat bergantung pada jenis layanan purna jual atau dukungan yang Anda dapatkan pada solusi manajemen layanan seluler Anda.