Nhân viên lấy đơn hàng là gì? Nhiệm vụ và trách nhiệm

Nhân viên lấy đơn hàng (còn gọi là nhân viên presale hay sales order taker) là nhân viên sale thị trường có nhiệm vụ chính là ghé thăm định kỳ các cửa hàng, tạp hóa và điểm bán của khách hàng để lấy và ghi nhận đơn hàng. Họ không mang hàng theo khi viếng thăm; hàng sẽ được đội giao hàng chuyển đến sau. Nói cách khác, nhân viên lấy đơn hàng tập trung vào việc nhận đơn, giữ tồn kho tại điểm bán ở mức hợp lý và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng.

Trong bán hàng, từng phút đều quý giá. Vì vậy, doanh nghiệp cần một đội ngũ lấy đơn làm việc hiệu quả, ghi nhận đơn hàng nhanh và chính xác, rút ngắn thời gian xử lý đơn và tránh những sai sót có thể gây chậm trễ hoặc thất thoát.

Vậy công việc presale/lấy đơn vận hành như thế nào và nhân viên lấy đơn hàng thực chất là ai? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Nhân viên lấy đơn hàng là gì?

Lấy đơn hàng (sales taking order, thường gọi tắt là sales TO) là việc tiếp nhận và ghi nhận đơn đặt hàng. Cụ thể hơn, đây là quy trình đội ngũ bán hàng tiếp nhận và ghi lại đơn hàng từ khách hàng. Lấy đơn là bước khởi đầu của một giao dịch bán hàng, trong đó nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo đơn hàng được ghi nhận chính xác và xử lý đúng.

Theo Hadirr.com, vai trò lấy đơn rất quan trọng vì đây là điểm khởi đầu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp. Mục tiêu chính của nhân viên lấy đơn là bán được càng nhiều sản phẩm càng tốt.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân viên thị trường nên chọn loại nào?

Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên lấy đơn hàng

Từ định nghĩa trên, có thể thấy công việc của nhân viên lấy đơn gắn trực tiếp với khách hàng. Dưới đây là những nhiệm vụ và trách nhiệm chính:

1. Tiếp nhận đơn hàng

Nhiệm vụ chính của nhân viên lấy đơn hàng là tiếp nhận đơn từ khách hàng. Việc này có thể diễn ra qua nhiều kênh: trực tiếp tại điểm bán, điện thoại, email, Zalo, website hoặc ứng dụng lấy đơn trên di động. Khi khách đặt hàng, nhân viên cần phản hồi nhanh nhạy để khách hàng cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe.

2. Hoàn tất hóa đơn

Sau khi nhận đơn, nhân viên phải ghi chép chính xác, nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống tích hợp và hướng dẫn khách hàng hoàn tất hóa đơn. Bước này rất quan trọng để không bỏ sót đơn nào và giảm thiểu sai sót khi xử lý đơn. Nhiều doanh nghiệp còn cho phép xuất hóa đơn tại chỗ ngay tại điểm bán để rút ngắn thời gian thanh toán.

3. Theo dõi tình trạng hàng hóa, sản phẩm

Khi đơn đã được ghi nhận và hóa đơn đã hoàn tất, nhiệm vụ tiếp theo là đảm bảo hàng hóa ở tình trạng an toàn và đạt chất lượng. Điều này giúp tránh khiếu nại do hàng hóa không còn ở trạng thái tốt.

4. Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Khách hàng là yếu tố cốt lõi của mọi hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ có lợi hơn nhiều khi sở hữu nhiều khách hàng, đặc biệt là khách hàng trung thành.

Ở đây, nhân viên lấy đơn có trách nhiệm giữ mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm cả việc tiếp nhận và xử lý các khiếu nại mà khách hàng gửi đến doanh nghiệp.

Vai trò lấy đơn rất quan trọng vì đây là điểm khởi đầu để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo ra doanh thu. Công việc này có thể được hỗ trợ bằng phần mềm lấy đơn hàng như MileApp.

Đọc thêm: Phần mềm tối ưu tuyến đường giúp gì cho hoạt động logistics?

Quy trình làm việc hằng ngày của nhân viên lấy đơn hàng

Công việc của nhân viên presale thường lặp lại theo một nhịp cố định mỗi ngày. Dưới đây là quy trình phổ biến tại các doanh nghiệp phân phối:

Nhận kế hoạch viếng thăm. Buổi sáng, nhân viên nhận danh sách điểm bán cần ghé thăm cùng chỉ tiêu đơn hàng trong ngày.
Ghé thăm điểm bán theo tuyến. Nhân viên đến cửa hàng, thực hiện check-in (xác nhận có mặt) và chào hỏi chủ tiệm hoặc người phụ trách nhập hàng.
Kiểm tra tồn kho tại cửa hàng. Nhân viên xem sản phẩm nào sắp hết, sản phẩm nào bán chậm và vị trí trưng bày trên kệ.
Tư vấn và ghi nhận đơn hàng. Nhân viên gợi ý số lượng đặt, thông báo chương trình khuyến mãi rồi ghi đơn vào phiếu hoặc ứng dụng.
Gửi đơn về văn phòng. Đơn hàng được chuyển cho bộ phận admin hoặc kho để xử lý và lên lịch giao hàng.
Thu tiền khi cần. Ở một số doanh nghiệp, nhân viên lấy đơn còn thu công nợ đến hạn của các đơn trước.
Lập báo cáo cuối ngày. Cuối ngày, nhân viên báo cáo số lượt viếng thăm, số đơn, công nợ đã thu và tình hình thị trường.

Bài viết về hệ thống theo dõi bán hàng phân tích chi tiết hơn cách giám sát quy trình này, bao gồm cách đảm bảo mỗi đơn hàng thực sự đầy đủ.

Khác biệt giữa nhân viên lấy đơn, nhân viên canvassing và nhân viên bán hàng xe máy

Trong các doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), có nhiều loại nhân viên sale thị trường. Ba vai trò dưới đây thường bị nhầm lẫn, dù cách làm việc khác nhau.

Tiêu chí	Nhân viên lấy đơn (presale)	Nhân viên canvassing	Nhân viên bán hàng xe máy
Cách làm việc	Lấy đơn, hàng giao sau	Mang hàng theo và bán ngay tại chỗ	Chạy xe máy chở hàng, vừa bán vừa giao
Có mang hàng không?	Không	Có, thường bằng xe tải nhỏ	Có, với số lượng hạn chế
Điểm bán mục tiêu	Điểm bán cố định, ghé thăm định kỳ	Điểm bán mới và khu vực chưa phủ	Tạp hóa nhỏ trong hẻm hoặc khu dân cư đông đúc
Thanh toán	Thường trả chậm hoặc thu ở lần ghé sau	Thường trả tiền mặt khi giao dịch	Thường trả tiền mặt khi giao dịch
Trọng tâm	Duy trì đơn hàng định kỳ và quan hệ khách hàng	Mở thị trường và mở rộng độ phủ	Tiếp cận nhanh các điểm bán nhỏ

Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về các mô hình còn lại trong bài canvassing là gì và nhân viên bán hàng xe máy. Bản thân quy trình ghi nhận đơn được trình bày trong bài quy trình nhận đơn hàng.

Kỹ năng cần có của nhân viên lấy đơn hàng

Giao tiếp và đàm phán. Nhân viên cần thuyết phục chủ tiệm tăng số lượng đặt hàng mà không tạo cảm giác ép buộc.
Hiểu biết sản phẩm. Nắm rõ quy cách, giá, khuyến mãi và ưu điểm của từng sản phẩm đang bán.
Quản lý thời gian và tuyến đi. Mỗi ngày nhân viên có thể ghé nhiều điểm bán, nên thứ tự viếng thăm phải hợp lý. So sánh công cụ tối ưu tuyến đường với Google Maps giúp bạn chọn cách lập tuyến phù hợp.
Cẩn thận khi ghi chép. Ghi sai số lượng hoặc mã hàng sẽ khiến giao hàng sai và khách hàng không hài lòng.
Khả năng đọc tồn kho. Nhân viên cần biết khi nào điểm bán sắp hết hàng để đề xuất số lượng đặt phù hợp, phối hợp với nhân viên merchandiser nếu cần.
Sử dụng ứng dụng. Nhiều doanh nghiệp đã dùng ứng dụng để check-in, ghi đơn và lập báo cáo.

Ví dụ KPI cho nhân viên lấy đơn hàng

Hiệu quả làm việc của nhân viên presale thường được đo bằng các KPI (chỉ số hiệu suất) dưới đây. Mức chỉ tiêu ở mỗi doanh nghiệp khác nhau, nên bảng sau chỉ giải thích cách đo.

KPI	Đo lường điều gì	Cách tính
Tỷ lệ đạt chỉ tiêu doanh số	Doanh số so với chỉ tiêu	(Doanh số thực tế / chỉ tiêu) x 100%
Tỷ lệ tuân thủ viếng thăm	Số điểm bán thực sự được ghé theo kế hoạch	(Lượt viếng thăm thực tế / lượt viếng thăm kế hoạch) x 100%
Effective call (lượt ghé có đơn)	Lượt viếng thăm phát sinh đơn hàng	(Lượt ghé có đơn / tổng lượt ghé) x 100%
Điểm bán hoạt động	Điểm bán có đặt hàng trong một khoảng thời gian	Số điểm bán có ít nhất 1 đơn mỗi tháng
Giá trị đơn trung bình	Quy mô đơn hàng mỗi lượt ghé	Tổng giá trị đơn / số đơn
Tỷ lệ thu nợ đúng hạn	Công nợ được thanh toán đúng hạn	(Công nợ thu đúng hạn / tổng công nợ đến hạn) x 100%

Ví dụ: trong một ngày, một nhân viên lấy đơn ghé 25 điểm bán và 20 điểm đặt hàng. Khi đó effective call = 20 / 25 x 100% = 80%. Con số này chỉ mang tính minh họa. Một KPI quan trọng khác là số đơn đặt lại (repeat order) từ các điểm bán hiện có.

Thu nhập và lộ trình thăng tiến của nhân viên lấy đơn hàng

Thu nhập của nhân viên lấy đơn thường gồm lương cơ bản, thưởng hoặc hoa hồng theo mức đạt chỉ tiêu, cùng các khoản phụ cấp như xăng xe, điện thoại. Mức cụ thể khác nhau tùy doanh nghiệp, mức lương tối thiểu tại khu vực làm việc, ngành hàng và kinh nghiệm. Vì vậy, hãy tham khảo thông tin tuyển dụng và mặt bằng lương mới nhất tại địa phương để có con số chính xác.

Lộ trình thăng tiến phổ biến của nhân viên lấy đơn:

Nhân viên lấy đơn hàng phụ trách một tuyến hoặc một khu vực.
Nhân viên kinh doanh cấp cao hoặc key account (khách hàng trọng điểm) phụ trách các điểm bán lớn.
Giám sát bán hàng (sales supervisor) quản lý nhiều nhân viên trong một khu vực.
Quản lý bán hàng khu vực (area sales manager) chịu trách nhiệm doanh số của nhiều vùng.

Ứng dụng dành cho nhân viên lấy đơn hàng

Ghi đơn bằng phiếu giấy dễ thất lạc, dễ ghi sai và thường đến kho chậm. Ứng dụng lấy đơn giúp nhân viên ghi đơn ngay trên điện thoại, dữ liệu được đưa thẳng vào hệ thống. Các tính năng nên có gồm lịch và tuyến viếng thăm, check-in theo vị trí GPS, danh mục sản phẩm và bảng giá, form đặt hàng, lịch sử đơn theo từng điểm bán, và báo cáo ngày tự động. Với dữ liệu này, giám sát viên có thể theo dõi hiệu suất đội ngũ qua dashboard của hệ thống SFA (sales force automation).

Câu hỏi thường gặp về nhân viên lấy đơn hàng

Nhân viên lấy đơn hàng (sales TO) là gì?

Sales TO là viết tắt của sales taking order, tức nhân viên bán hàng ghé thăm định kỳ các điểm bán của khách hàng để lấy đơn. Nhân viên này không mang hàng theo khi viếng thăm. Đơn được ghi nhận, sau đó hàng được đội giao hàng chuyển đến theo lịch. Vai trò này rất phổ biến trong các doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng.

Nhân viên lấy đơn khác nhân viên canvassing thế nào?

Nhân viên lấy đơn chỉ nhận đơn, còn nhân viên canvassing mang hàng theo và bán ngay tại chỗ. Nhân viên lấy đơn tập trung vào điểm bán cố định, ghé thăm định kỳ và thường cho trả chậm. Nhân viên canvassing chủ yếu mở điểm bán mới và thường thu tiền mặt khi giao dịch.

Nhân viên lấy đơn hàng có những nhiệm vụ gì?

Nhiệm vụ chính là ghé thăm điểm bán theo lịch, kiểm tra tồn kho, giới thiệu sản phẩm và khuyến mãi, rồi ghi nhận đơn hàng. Ngoài ra, nhân viên còn chuyển đơn về văn phòng, thu tiền khi được yêu cầu, xử lý khiếu nại của khách hàng và lập báo cáo viếng thăm mỗi ngày.

KPI chính của nhân viên lấy đơn là gì?

KPI chính thường là tỷ lệ đạt chỉ tiêu doanh số, tỷ lệ tuân thủ viếng thăm và effective call, tức tỷ lệ lượt ghé phát sinh đơn hàng. Doanh nghiệp cũng hay đo số điểm bán hoạt động, giá trị đơn trung bình, đơn đặt lại và tỷ lệ thu nợ đúng hạn. Mức chỉ tiêu của từng KPI do mỗi doanh nghiệp tự đặt.

Trên đây là những điều bạn cần biết về nhân viên lấy đơn hàng. Khi thực hiện công việc này hiệu quả, đội ngũ bán hàng sẽ mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng và giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường cạnh tranh.

Nhân viên lấy đơn ngoài thị trường có thể được trang bị ứng dụng sales force automation của MileApp. Nhân viên xem lịch viếng thăm, check-in tại điểm bán, ghi đơn trên điện thoại và gửi báo cáo cuối ngày, còn giám sát viên theo dõi toàn bộ theo thời gian thực. Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay, hoặc điền form bên dưới để đội ngũ MileApp liên hệ với bạn qua Zalo hoặc điện thoại.

Nguồn tham khảo:

Glints.com
Siker.id
rederp.co.id
hadirr.com