Nhận đơn hàng là gì? Quy trình, các bước và lợi ích

Trong kinh doanh, bạn đã bao giờ nghe đến khái niệm order taking, hay nhận đơn hàng? Nhận đơn hàng là bước then chốt kết nối khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cần. Đây là thời điểm doanh nghiệp lắng nghe nhu cầu của khách hàng và ghi nhận yêu cầu mua một loại hàng hóa hay dịch vụ cụ thể.

Nhiều người nghĩ việc nhận đơn chỉ diễn ra ở nhà hàng hay quán cà phê, nhưng trong phân phối B2B, đây là công việc hằng ngày của nhân viên sale thị trường khi ghé thăm tạp hóa, đại lý và các điểm bán. Nhận đơn hàng có liên quan đến sales order (đơn bán hàng), nhưng hai khái niệm này không hoàn toàn giống nhau. Hãy cùng MileApp tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nhận đơn hàng là gì?

Nhận đơn hàng (order taking) là bước kết nối khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ họ cần. Nói cách khác, đây là quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, khi khách gửi yêu cầu mua một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định từ doanh nghiệp hoặc người bán.

Trong bán hàng, quy trình nhận đơn bao gồm việc thu thập các thông tin cần thiết như loại sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, quy cách đặc biệt, địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ của khách hàng. Đơn có thể đến qua nhiều kênh: điện thoại, email, Zalo, sàn thương mại điện tử, trực tiếp tại cửa hàng hoặc qua ứng dụng nhận đơn trên di động của nhân viên presale. Tóm lại, nhận đơn hàng là bước khởi đầu của mọi giao dịch thương mại giữa người bán và khách hàng.

Đọc thêm: Nhân viên lấy đơn hàng là gì? Nhiệm vụ và trách nhiệm

Các bước trong quy trình nhận đơn hàng

Các bước nhận đơn hàng là nền tảng để vận hành kinh doanh hiệu quả. Khi khách hàng quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ, quy trình này là cánh cửa đầu tiên dẫn đến một giao dịch thành công. Theo runsystem.id, dưới đây là các bước nhận đơn hàng mà bạn cần nắm rõ:

1. Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn là phần cốt lõi của quy trình nhận đơn hàng. Mục tiêu chính là đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ về yêu cầu của khách hàng được ghi nhận đúng. Bước này bao gồm thu thập dữ liệu như loại sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, quy cách đặc biệt và chi tiết giao hàng.

Khi dữ liệu được ghi nhận cẩn thận và đưa vào hệ thống, doanh nghiệp có thể xử lý đơn với độ chính xác cao và tránh sai sót. Việc tiếp nhận đơn tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu khách hàng mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc giao hàng đúng hẹn và trải nghiệm tích cực của khách hàng.

2. Xác minh đơn hàng

Xác minh đơn hàng là bước quan trọng, tập trung vào độ chính xác và độ tin cậy của thông tin. Mục tiêu là đảm bảo mọi chi tiết đơn hàng nhận từ khách đã được ghi đúng trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Trong quá trình xác minh, nhân viên hoặc hệ thống sẽ kiểm tra lại loại sản phẩm, số lượng, biến thể, giá bán và địa chỉ giao hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được sai sót và tranh chấp về sau.

Xác minh đơn hàng cũng giúp đảm bảo những gì khách hàng nhận được khớp với kỳ vọng của họ, từ đó xây dựng niềm tin và sự hài lòng.

3. Lên lịch giao hàng

Mục tiêu của bước này là sắp xếp thời gian giao hàng phù hợp với mong muốn của khách hàng và lượng hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần cân nhắc địa điểm giao hàng, khung giờ khách mong muốn và năng lực logistics của mình. Với phần mềm quản lý giao hàng giúp lên lịch chính xác, doanh nghiệp có thể tránh giao trễ, đảm bảo hàng đến nơi trong tình trạng tốt và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Lịch giao hàng hiệu quả, kết hợp với phần mềm tối ưu tuyến đường, còn giúp lập kế hoạch nguồn lực và tối ưu toàn bộ hoạt động logistics.

4. Xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là giai đoạn quan trọng, biến yêu cầu của khách hàng thành hành động cụ thể. Mục tiêu là vận hành hiệu quả từ khâu xác minh đơn cho đến khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong quá trình xử lý, đội ngũ sẽ kiểm tra chi tiết đơn, kiểm tra tồn kho và xuất hóa đơn hoặc phiếu giao hàng.

Bước này cũng bao gồm phối hợp với các bộ phận liên quan như sản xuất, kho và giao vận. Khi đơn được xử lý đúng, doanh nghiệp đảm bảo khách nhận hàng như mong đợi, tránh sai sót và xây dựng uy tín về độ tin cậy cũng như sự hài lòng của khách hàng.

5. Giao hàng và theo dõi

Bước cuối cùng là giao hàng và theo dõi để đảm bảo giao dịch hoàn tất thành công. Mục tiêu là mang lại trải nghiệm thông suốt và minh bạch cho khách hàng. Sau khi đơn được xử lý, hàng hóa hoặc dịch vụ được giao theo lịch đã định. Việc theo dõi giúp khách hàng nắm được tình trạng giao hàng của mình.

Mục tiêu chính của giai đoạn này là giao đúng hẹn, tránh thất lạc hoặc hư hỏng hàng hóa và mang lại sự yên tâm cho khách hàng. Khi giao hàng hiệu quả, theo dõi chính xác và có bằng chứng giao hàng (POD) rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tăng được niềm tin của khách hàng và tạo trải nghiệm tích cực.

Đọc thêm: Hệ thống theo dõi bán hàng là gì và hoạt động như thế nào?

Lợi ích khi tối ưu quy trình nhận đơn hàng

Tối ưu quy trình nhận đơn hàng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và sự hài lòng của khách hàng cùng lúc. Dưới đây là ba lợi ích chính.

1. Hiệu quả vận hành

Hiệu quả vận hành là một trong những lợi ích quan trọng nhất của quy trình nhận đơn được tối ưu. Mục tiêu là giảm lãng phí thời gian, nguồn lực và nhân công khi tiếp nhận và xử lý đơn. Khi áp dụng hệ thống hiệu quả, chẳng hạn hệ thống SFA (sales force automation), doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn khi truyền đạt đơn hàng, giảm rủi ro ghi sai hoặc nhập sai dữ liệu và phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận.

2. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Lợi ích tiếp theo là khách hàng hài lòng hơn khi quy trình nhận đơn được quản lý tốt. Khách hàng cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe. Khi nhận đơn chính xác, phản hồi câu hỏi nhanh và giao hàng đúng hẹn, doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm tích cực. Sự hài lòng tăng lên sẽ giúp giữ chân khách hàng tốt hơn và nhận được nhiều lời giới thiệu hơn.

3. Giảm chi phí

Lợi ích cuối cùng là giảm chi phí. Một quy trình nhận đơn hiệu quả giúp hạn chế lãng phí nguồn lực, thời gian và công sức trong quá trình tiếp nhận, xử lý và giao đơn hàng.

Khi giảm thiểu rủi ro sai sót và tồn kho dư thừa, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất và logistics. Quy trình có cấu trúc rõ ràng cũng giảm nhu cầu làm lại hoặc sửa đơn, từ đó cắt giảm chi phí hành chính và xử lý. Khoản tiết kiệm này tác động trực tiếp đến lợi nhuận và giúp doanh nghiệp giữ sức cạnh tranh trên thị trường.

Đọc thêm: Canvassing là gì? Khác gì so với mô hình nhận đơn presale?

Những nội dung trên giúp bạn hiểu rõ và áp dụng quy trình nhận đơn hàng trong doanh nghiệp của mình. Khi chuẩn hóa và số hóa quy trình này, doanh nghiệp sẽ bắt kịp xu hướng phát triển của hệ thống bán hàng hiện đại, bởi nhận đơn hàng chính là bước đầu tiên của mọi giao dịch giữa người bán và khách hàng.

MileApp hỗ trợ đội ngũ bán hàng và giao vận của bạn với ứng dụng sales force automation: nhân viên ghi đơn ngay trên điện thoại tại điểm bán, đơn được chuyển thẳng về kho, còn quản lý theo dõi tiến độ giao hàng theo thời gian thực. Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay, hoặc điền form bên dưới để đội ngũ MileApp liên hệ với bạn qua Zalo hoặc điện thoại.

Nguồn tham khảo:

• pintarjualan.id
• glints.com
• restofocus.com
• runsystem.id