Phần mềm quản lý đội xe là gì? Chức năng và cách lựa chọn

Doanh nghiệp của bạn đang dùng nhiều xe để giao hàng đến khách hàng? Áp dụng phần mềm quản lý đội xe (fleet management system, FMS) giúp bạn kết nối toàn bộ quy trình giao hàng một cách thông suốt, dù là chặng ngắn trong nội thành hay tuyến đường dài liên tỉnh. Không chỉ vậy, fleet management system còn tác động lớn đến nhiều ngành, tiêu biểu là sản xuất và bán sỉ (wholesale).

Vì vậy, hiểu rõ fleet management system là điều quan trọng trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh như hiện nay. Dưới đây, MileApp tổng hợp khái niệm, chức năng và cách chọn fleet management system phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm quản lý đội xe (fleet management system) là gì?

Fleet management system là giải pháp toàn diện kết hợp công nghệ và phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin theo thời gian thực (real-time) về mọi khía cạnh của đội xe, từ theo dõi vị trí phương tiện đến lịch bảo dưỡng và giám sát hiệu suất tài xế. Bên cạnh đó, hệ thống còn giúp doanh nghiệp tối ưu tuyến đường, giảm tiêu thụ nhiên liệu và rút ngắn thời gian di chuyển, từ đó cắt giảm chi phí vận hành.

Theo dữ liệu từ Global News Wire, thị trường Fleet Management System (FMS) được dự báo sẽ tăng trưởng mạnh trong những năm tới. Điều này không có gì bất ngờ khi nhu cầu quản lý đội xe ngày càng phức tạp ở nhiều ngành. Giá trị thị trường toàn cầu được ước tính tăng từ 25,5 tỷ USD năm 2022 lên 52,4 tỷ USD năm 2027, với tốc độ tăng trưởng kép hằng năm (CAGR) 15,5%. Con số này cho thấy hệ thống quản lý đội xe ngày càng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, kiểm soát chi phí và ra quyết định dựa trên dữ liệu trong vận hành logistics hiện đại.

Đọc thêm: TMS là gì? Thành phần và lợi ích của hệ thống quản lý vận tải

Chức năng của fleet management system

Fleet management system mang đến giải pháp toàn diện để quản lý và tối ưu đội xe của bạn. Dưới đây là những chức năng chính của fleet management (để tìm hiểu sâu hơn, xem thêm bài 7 tính năng phần mềm quản lý đội xe cần có):

1. Theo dõi phương tiện theo thời gian thực

Fleet management system cho phép bạn theo dõi vị trí xe theo thời gian thực. Nhờ đó, bạn giám sát và điều phối đội xe hiệu quả hơn: xem vị trí xe trực tiếp, tối ưu tuyến đường và báo thời gian dự kiến đến nơi chính xác cho khách hàng. Tìm hiểu thêm về tính năng theo dõi thời gian thực của MileApp.

2. Giám sát hiệu suất tài xế

Hệ thống cho phép bạn giám sát hiệu suất của tài xế như tốc độ, cách phanh và việc tuân thủ luật giao thông. Thông tin này giúp bạn nhận diện hành vi lái xe có rủi ro cao và tổ chức đào tạo, hướng dẫn cần thiết. Nhờ vậy, bạn có thể nâng cao an toàn cho tài xế, giảm nguy cơ tai nạn và tiết kiệm chi phí bảo hiểm.

3. Quản lý nhiên liệu

Fleet management system giúp bạn tối ưu việc sử dụng nhiên liệu của đội xe. Bạn có thể theo dõi mức tiêu thụ nhiên liệu của từng xe, phát hiện xe hoạt động kém hiệu quả và áp dụng biện pháp giảm lãng phí. Khi quản lý nhiên liệu chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.

4. Lịch bảo dưỡng phương tiện

Hệ thống cho phép bạn quản lý lịch bảo dưỡng định kỳ cho từng xe trong đội. Bạn có thể cài đặt nhắc nhở tự động cho các lần bảo dưỡng, thay dầu hoặc sửa chữa khác. Điều này giúp xe luôn ở tình trạng tốt, giảm nguy cơ hỏng hóc và kéo dài tuổi thọ phương tiện.

5. Phân tích dữ liệu phương tiện

Fleet management system có khả năng thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất phương tiện như hiệu quả nhiên liệu, tốc độ trung bình và tình trạng sử dụng động cơ. Từ phân tích này, bạn có thể nhận ra các mô hình và xu hướng giúp tối ưu hiệu suất toàn đội xe. Ví dụ, bạn có thể xác định xe nào cần bảo dưỡng thường xuyên hơn hoặc điều chỉnh tuyến đường để rút ngắn thời gian di chuyển.

6. Báo cáo và phân tích

Hệ thống tạo ra báo cáo và phân tích dựa trên dữ liệu thu thập được. Bạn có thể xem báo cáo về tình hình sử dụng xe, mức tiêu hao nhiên liệu, hiệu suất tài xế và chi phí vận hành. Thông tin này giúp bạn ra quyết định tốt hơn, xác định những điểm cần cải thiện và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý giao hàng giúp đơn giản hóa vận hành phân phối như thế nào

Cách chọn phần mềm quản lý đội xe phù hợp cho doanh nghiệp

Là người quản lý, đặc biệt là quản lý đội xe (fleet manager), bạn hẳn biết rằng giữ cho đội xe của công ty vận hành hiệu quả đôi khi là một thách thức. Fleet management system có thể hỗ trợ bằng cách cung cấp insight dữ liệu rõ ràng, có thể hành động ngay về từng phương tiện trong đội xe.

Theo Khảo sát Xu hướng Công nghệ Đội xe 2019 thực hiện cho Verizon Connect, tỷ lệ sử dụng fleet management system đã tăng từ 59% lên 64% chỉ trong một năm. Đây là khoản đầu tư bạn có thể khai thác lâu dài. Dưới đây là các lưu ý khi chọn fleet management cho đội xe của bạn.

1. Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp

Trước tiên, hãy đánh giá nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp trước khi chọn fleet management system. Cân nhắc số lượng xe, đặc thù ngành và mục tiêu cần đạt. Ví dụ, bạn có cần theo dõi theo thời gian thực, quản lý nhiên liệu hay giám sát hiệu suất tài xế không.

2. Khả năng mở rộng và dễ sử dụng

Tiếp theo, hãy chọn hệ thống dễ tích hợp với hạ tầng IT hiện có và có thể mở rộng cùng sự phát triển của doanh nghiệp. Chú ý đến giao diện trực quan, dễ dùng để đội ngũ của bạn làm quen nhanh hơn.

3. Tính năng phù hợp với nhu cầu

Đảm bảo hệ thống được chọn có tính năng và chức năng phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Hãy cân nhắc các tính năng như theo dõi theo thời gian thực, giám sát hiệu suất tài xế, quản lý nhiên liệu, lịch bảo dưỡng và phân tích dữ liệu. Nếu đội xe chạy nhiều điểm giao mỗi ngày, khả năng tối ưu tuyến đường cũng là yếu tố nên ưu tiên. Hãy chọn những tính năng thiết thực nhất với hoạt động của bạn.

4. Hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng

Xem xét mức độ hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng mà nhà cung cấp mang lại. Đảm bảo có đội ngũ sẵn sàng giúp bạn xử lý sự cố hoặc giải đáp thắc mắc. Đánh giá tốc độ phản hồi và mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ.

5. Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo hệ thống có các biện pháp bảo mật mạnh để bảo vệ dữ liệu quan trọng của công ty. Hãy xem xét chính sách bảo mật, cơ chế mã hóa dữ liệu và các biện pháp an ninh mà nhà cung cấp áp dụng. Dữ liệu đội xe cần được bảo vệ chặt chẽ trước các mối đe dọa.

6. Cân nhắc chi phí và ROI (Return on Investment)

Xem xét chi phí triển khai, chi phí vận hành và lợi ích kỳ vọng từ hệ thống. Ước tính ROI dựa trên mức tăng hiệu quả, khoản tiết kiệm chi phí và năng suất cải thiện. Hãy cân nhắc cả chi phí lẫn lợi ích dài hạn mà hệ thống mang lại. Tham khảo thêm cách tính ROI của TMS để có cơ sở đánh giá.

Sau khi nắm được khái niệm, chức năng và cách chọn fleet management system ở trên, đã đến lúc bạn lựa chọn giải pháp cho riêng mình. Bởi chọn đúng fleet management system là quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và thành công của doanh nghiệp.

Giờ đây, bạn có thể đưa ra quyết định có cơ sở và chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh. MileApp là một lựa chọn giúp đơn giản hóa hoạt động logistics hằng ngày với khả năng quản lý đội xe hiệu quả, đi kèm các tính năng như route optimization (tối ưu tuyến đường) và dashboard theo thời gian thực. Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay hoặc liên hệ đội ngũ MileApp qua Zalo để được tư vấn.

Nguồn tham khảo:

• Telematics: Verizon Connect survey
• globalnewswire.com