POD là gì? 5 lợi ích của e-POD cho tăng trưởng doanh nghiệp

POD là gì? POD là viết tắt của Proof of Delivery, tức bằng chứng giao hàng, xác nhận rằng hàng hóa đã được giao đến tay khách hàng một cách trọn vẹn. Trong logistics hiện đại, POD đã phát triển thành e-POD (Electronic Proof of Delivery), mang lại hiệu quả và tính minh bạch cao hơn cho quá trình phân phối.

Có bằng chứng giao hàng giúp đội giao hàng của bạn tránh rủi ro giao nhầm địa chỉ, khiếu nại gian lận và sai sót khi giao. Khi ngày càng nhiều hoạt động kinh doanh và giao dịch diễn ra online, việc theo dõi và ghi nhận từng hoạt động trở nên quan trọng, đặc biệt trong quy trình logistics.

Mọi khâu từ đặt hàng đến giao hàng đều được xử lý trực tuyến, vì vậy cần làm cho quá trình giao hàng minh bạch nhất có thể với khách hàng. Các giải pháp logistics dựa trên công nghệ mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn quản lý tuyến đường và tải trọng với tối ưu tuyến đường (route optimization) và tối ưu tải trọng (load optimization). Trong bài viết này, MileApp sẽ phân tích e-POD giúp doanh nghiệp tăng trưởng như thế nào.

Sự phát triển của bằng chứng giao hàng (POD)

Có nhiều lý do khiến bằng chứng giao hàng truyền thống trên giấy (paper based) không còn phù hợp:

• Lưu trữ và bảo mật
  Tài xế giao hàng phải giữ chứng từ giấy an toàn, tránh thất lạc hoặc hư hỏng suốt cả ngày, còn các bộ phận khác phải lưu trữ chúng tại văn phòng. Rủi ro sẽ rất cao nếu một chứng từ bị mất.
• Nhập liệu thủ công
  Nhập từng dữ liệu bằng tay không chỉ tốn nhiều thời gian và công sức mà còn làm tăng nguy cơ nhập sai, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo, hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ nói chung.
• Không thân thiện với môi trường
  Dùng nhiều giấy mỗi ngày không giúp giảm dấu chân carbon của doanh nghiệp. Càng nhiều chuyến giao hàng, tác động đến môi trường càng lớn.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý giao hàng là gì và vì sao doanh nghiệp cần số hóa?

e-POD là gì?

Theo time-matters.com, bằng chứng giao hàng điện tử (e-POD) là phiên bản số của phiếu giao hàng (chứng từ dùng để xác nhận một chuyến giao đã hoàn tất). E-POD cho phép tài xế ghi nhận dữ liệu và xác nhận nhiệm vụ thành công hay thất bại. Tài xế có thể xem đơn hàng và thông tin khách hàng, kể cả hướng dẫn đặc biệt, đồng thời gửi dữ liệu thu thập tại điểm giao theo thời gian thực (real-time).

E-POD cũng cho phép tài xế thu thập bằng chứng giao hàng dưới nhiều định dạng và phương thức như ảnh chụp, chữ ký, mã QR, barcode hoặc biểu mẫu tùy chỉnh. Trong khi đó, đội quản lý nhận được nhiều dữ liệu hơn như thông tin tài xế, thông tin phương tiện, vị trí tài xế (geo-stamp) và thời điểm tài xế thực hiện e-POD (time-stamp).

Với nhiều thông tin hơn và tốc độ giao hàng nhanh hơn, doanh nghiệp có thể mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng đồng thời giảm chi phí vận hành.

Đọc thêm: TMS là gì? Hệ thống quản lý vận tải và vai trò trong tự động hóa logistics

Lợi ích của e-POD và POD là gì đối với tăng trưởng doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số, công nghệ phát triển nhanh chóng và mang lại nhiều tiện ích cho các ngành, trong đó có kinh doanh. Một công nghệ đang tạo tác động tích cực đến tăng trưởng doanh nghiệp là Electronic Proof of Delivery (e-POD), tức bằng chứng giao hàng điện tử.

Trong bối cảnh kinh doanh, e-POD có tiềm năng lớn trong việc nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí hành chính. Dưới đây là những lợi ích cụ thể của e-POD đối với tăng trưởng doanh nghiệp.

1. Giao hàng nhanh hơn

Tính năng e-POD đưa ra hướng dẫn đơn giản và dẫn dắt tài xế theo quy trình đã thiết lập sẵn. Tài xế không còn lo quên các bước, nhờ đó luôn giữ được sự chuyên nghiệp trước mặt khách hàng.

Nhờ dễ sử dụng, tài xế ít mắc lỗi chứng từ hơn, ít phải gọi về văn phòng hoặc kho để hỏi, và có thể hoàn thành nhiều chuyến giao hơn mỗi ngày. Ngoài ra, báo cáo KPI hằng ngày cũng nhanh hơn vì dữ liệu có sẵn theo thời gian thực.

2. Quy trình làm việc nhất quán hơn

Kết nối mọi bộ phận trên một nền tảng tạo ra một mạng lưới đồng bộ trong toàn bộ dịch vụ giao hàng. Đây sẽ trở thành quy trình chuẩn mà nhân viên ở các phòng ban, kho bãi và các chặng giao hàng đều có thể thực hiện nhất quán.

Lý do là hệ thống đảm bảo mọi người tham gia giao hàng đều tuân thủ tiêu chuẩn khi thu thập dữ liệu hoặc lập báo cáo, còn dữ liệu được chuẩn hóa theo cùng một định dạng. Sự nhất quán này giúp tạo ra luồng dữ liệu ổn định mà ai cũng có thể truy cập và sử dụng dễ dàng.

3. Giải quyết sự cố nhanh hơn

Với e-POD, việc giải quyết sự cố nhanh và dễ hơn vì mọi dữ liệu đều được ghi nhận trên hệ thống. Mọi khiếu nại của khách hàng có thể được xác minh ngay và xử lý nhanh hơn. Toàn bộ trao đổi có thể diễn ra qua hệ thống, giúp doanh nghiệp phân biệt rõ khiếu nại thật và khiếu nại giả.

4. Dữ liệu toàn diện để phân tích

Không chỉ được lưu trữ an toàn, dữ liệu e-POD với khối lượng lớn còn có thể được phân tích và hiển thị trên dashboard với nhiều dạng trình bày khác nhau, hoặc chỉ lưu dưới dạng dữ liệu thô trên hệ thống trung tâm.

Ngoài ra, dữ liệu thu thập được có thể được mọi bộ phận truy cập. Chẳng hạn, đội kho có thể quản lý mức tồn kho và xử lý hàng trả về nhanh hơn; đội kế toán có thể xuất hóa đơn điện tử nhanh hơn; còn đội chăm sóc khách hàng có thể chủ động hơn vì nắm thông tin về mọi sự cố giao hàng sớm hơn.

5. Khách hàng hài lòng hơn

Một số tính năng tích hợp với e-POD giúp đội vận hành đảm bảo khách hàng nhận được thông tin chính xác về đơn hàng của mình, như:

• Thông báo giúp khách hàng dự đoán thời gian hàng đến và có mặt quanh thời điểm ETA (Estimated Time of Arrival).
• Theo dõi real-time giúp đội vận hành và khách hàng luôn cập nhật trạng thái và vị trí đơn hàng. Ví dụ, biết vị trí của kiện hàng giúp nhân viên thông báo cho khách hàng về thời điểm hàng đến.
• Thông tin giao hàng giúp đội vận hành xác nhận việc nhận hàng, đồng thời cho phép khách hàng thêm hướng dẫn đặc biệt cho những lần giao sau. Chẳng hạn, đánh giá và phản hồi giúp đội vận hành nắm hiệu suất của tài xế trên từng tuyến.

Bằng cách liên tục cập nhật cho khách hàng qua chứng từ giao hàng, cập nhật trạng thái và xử lý tranh chấp nhanh chóng, doanh nghiệp có thể quản lý kỳ vọng của khách hàng, duy trì mối quan hệ đáng tin cậy và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng của bạn.

Đọc thêm: First mile, middle mile và last mile là gì? Phân biệt 3 chặng giao hàng

MileApp là nền tảng logistics cung cấp nhiều giải pháp giúp đơn giản hóa vận hành hằng ngày với các tính năng như route optimization, real-time dashboard và e-POD.

Có thể thấy, số hóa logistics không chỉ là áp dụng công nghệ mới mà còn là tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng. Khi kết hợp với nền tảng như MileApp, doanh nghiệp logistics có thể củng cố vị thế trên thị trường, vượt qua thách thức của ngành và xây dựng dịch vụ giao hàng chặng cuối (last-mile) chiếm được lòng tin của khách hàng. Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn #GoExtraMile.