Vendedor de pré-venda: o que é, funções e responsabilidades

O vendedor de pré-venda (em inglês, sales taking order ou sales TO) é o profissional comercial que visita regularmente as lojas e pontos de venda dos clientes para recolher e registar encomendas. Não leva mercadoria consigo durante a visita: os produtos são entregues mais tarde pela equipa de distribuição. Em resumo, o vendedor de pré-venda concentra-se em receber encomendas, manter o stock do ponto de venda abastecido e cuidar da relação com o cliente.

Num processo comercial, cada minuto conta. Por isso, as empresas precisam de um modelo de pré-venda eficiente, que permita à equipa comercial registar encomendas de forma rápida e rigorosa, reduzir o tempo de processamento e evitar erros que causam atrasos ou prejuízos.

Afinal, como funciona a pré-venda e o que faz exatamente um vendedor de pré-venda? Veja a explicação completa a seguir.

O que é um vendedor de pré-venda

A pré-venda (sales taking order) consiste em recolher ou receber encomendas. Em termos mais detalhados, é o processo pelo qual a equipa comercial recebe e regista as encomendas dos clientes. É o primeiro passo de uma venda: o vendedor é responsável por garantir que cada encomenda fica registada com exatidão e é processada corretamente.

Segundo o Hadirr.com, a função de pré-venda é essencial porque é o ponto de partida para responder às necessidades do cliente e gerar receita para a empresa. O objetivo principal de um vendedor de pré-venda é vender o maior volume possível de produtos.

Funções e responsabilidades do vendedor de pré-venda

Sabendo o que é a pré-venda, fica claro que as tarefas deste vendedor estão diretamente ligadas ao cliente. Estas são as principais funções e responsabilidades:

1. Receber encomendas

A tarefa principal do vendedor de pré-venda é receber as encomendas dos clientes. Isto pode ser feito por vários canais, incluindo telefone, e-mail, site ou uma aplicação móvel para vendedores externos. Quando o cliente faz uma encomenda, a equipa comercial deve responder com rapidez e atenção, para que o cliente se sinta valorizado e ouvido.

2. Tratar da faturação

Depois de receber a encomenda, a equipa comercial deve registá-la com rigor e introduzir os dados num sistema integrado, assegurando que o cliente liquida a respetiva fatura. Este passo é fundamental para que nenhuma encomenda fique esquecida e para minimizar erros no processamento. Muitas empresas já emitem a fatura no próprio ponto de venda com faturação móvel no local.

3. Verificar o estado dos produtos

Depois de registada a encomenda e tratada a faturação, a tarefa seguinte é garantir que os produtos estão em boas condições e seguros. O objetivo é evitar reclamações por mercadoria danificada ou fora de validade.

4. Manter a relação com o cliente

Os clientes são o centro de qualquer negócio. Uma empresa ganha muito mais quando tem uma carteira de clientes ampla e, sobretudo, fiel.

Neste contexto, o vendedor de pré-venda é responsável por manter uma boa relação entre a empresa e os clientes, o que inclui tratar das reclamações que os clientes apresentam à empresa.

A pré-venda é essencial porque é o ponto de partida para responder às necessidades do cliente e gerar receita para a empresa. Este trabalho pode ser apoiado por um software de pré-venda como o MileApp.

Rotina diária do vendedor de pré-venda

O trabalho de pré-venda costuma seguir o mesmo padrão todos os dias. Este é o fluxo mais comum numa empresa de distribuição:

Receber o plano de visitas. De manhã, o vendedor recebe a lista de pontos de venda a visitar e o objetivo de encomendas para o dia.
Visitar os pontos de venda segundo a rota. O vendedor chega à loja, faz o check-in (registo de chegada) e cumprimenta o proprietário ou o responsável de compras.
Verificar o stock na loja. O vendedor identifica os produtos que estão a acabar, os que não rodam e a posição dos produtos na prateleira.
Propor e registar a encomenda. O vendedor sugere quantidades, informa sobre promoções e regista a encomenda em papel ou na aplicação.
Enviar a encomenda para o escritório. A encomenda segue para o administrativo ou para o armazém, que a processa e agenda a entrega.
Cobrar pagamentos, se necessário. Em algumas empresas, o vendedor de pré-venda também cobra faturas vencidas de encomendas anteriores.
Elaborar o relatório diário. No fim do dia, o vendedor reporta o número de visitas, encomendas, cobranças e a situação do mercado.

Para acompanhar este fluxo em tempo real e garantir que cada visita resulta numa encomenda completa, veja o artigo sobre o sistema de acompanhamento de vendas.

Diferenças entre pré-venda, autovenda e vendedor de mota

Nas empresas de distribuição de bens de grande consumo (FMCG), existem vários tipos de vendedores de terreno. Os três são frequentemente confundidos, mas funcionam de forma diferente.

Aspeto	Vendedor de pré-venda	Autovenda (canvassing)	Vendedor de mota
Forma de trabalho	Recolhe a encomenda; a mercadoria é entregue depois	Leva a mercadoria e vende diretamente no local	Percorre a zona de mota com mercadoria, vende e entrega ao mesmo tempo
Leva mercadoria?	Não	Sim, normalmente numa carrinha	Sim, em quantidade limitada
Pontos de venda-alvo	Clientes fixos, visitas regulares	Novos clientes e zonas ainda sem cobertura	Pequenas lojas e mercearias de bairro em ruas estreitas ou zonas densas
Pagamento	Muitas vezes a prazo ou cobrado na visita seguinte	Geralmente a pronto, no momento da venda	Geralmente a pronto, no momento da venda
Foco	Manter encomendas regulares e a relação com o cliente	Abrir mercado e alargar a distribuição	Chegar rapidamente aos pequenos pontos de venda

Pode ler a explicação completa dos outros modelos nos artigos sobre autovenda (canvassing) e vendedor de mota. O processo de registar a encomenda em si é tratado no artigo sobre registo de encomendas.

Competências necessárias ao vendedor de pré-venda

Comunicação e negociação. O vendedor precisa de convencer o dono da loja a aumentar a encomenda sem parecer insistente.
Conhecimento do produto. É preciso dominar as variantes, os preços, as promoções e as vantagens dos produtos.
Gestão do tempo e da rota. Num só dia, o vendedor pode visitar muitos pontos de venda, por isso a ordem das visitas tem de ser eficiente.
Rigor no registo. Um erro na quantidade ou no código do artigo resulta numa entrega errada e num cliente insatisfeito.
Leitura do stock. O vendedor deve perceber quando o ponto de venda vai ficar sem produto para sugerir a quantidade certa. Nas empresas maiores, esta tarefa é partilhada com o merchandiser, que cuida da exposição na prateleira.
Utilização de aplicações. Muitas empresas já usam aplicações para fazer check-in, registar encomendas e elaborar relatórios.

Exemplos de KPI do vendedor de pré-venda

O desempenho do vendedor de pré-venda costuma ser medido com os KPI (indicadores-chave de desempenho) abaixo. Os objetivos variam de empresa para empresa, por isso a tabela explica apenas como medir cada indicador.

KPI	O que mede	Como calcular
Cumprimento do objetivo de vendas	Valor vendido face ao objetivo	(Vendas reais / objetivo) x 100%
Cumprimento do plano de visitas	Pontos de venda efetivamente visitados conforme o plano	(Visitas realizadas / visitas planeadas) x 100%
Visita produtiva (effective call)	Visitas que resultam em encomenda	(Visitas com encomenda / total de visitas) x 100%
Pontos de venda ativos	Pontos de venda que encomendam num determinado período	Número de pontos de venda com pelo menos 1 encomenda por mês
Valor médio da encomenda	Dimensão da encomenda por visita	Valor total das encomendas / número de encomendas
Pontualidade da cobrança	Faturas pagas dentro do prazo	(Faturas liquidadas a tempo / total de faturas vencidas) x 100%

Exemplo de cálculo: num dia, um vendedor de pré-venda visita 25 pontos de venda e 20 deles fazem encomenda. A visita produtiva (effective call) é 20 / 25 x 100% = 80%. Este valor é apenas ilustrativo. Outro KPI importante é o número de encomendas repetidas (repeat order) dos clientes habituais.

Remuneração e progressão na carreira

A remuneração do vendedor de pré-venda é geralmente composta por um salário base, incentivos ou comissões pelo cumprimento de objetivos e subsídios, como o de transporte ou de combustível. Os valores variam consoante a empresa, o salário mínimo em vigor na zona de trabalho, o tipo de produto e a experiência. Por isso, consulte as ofertas de emprego e as referências salariais mais recentes na sua região para ter uma ideia rigorosa.

A progressão de carreira mais comum para um vendedor de pré-venda é:

Vendedor de pré-venda, responsável por uma rota ou zona.
Vendedor sénior ou key account, responsável pelos grandes clientes.
Supervisor de vendas, que orienta vários vendedores numa zona.
Gestor de área (area sales manager), responsável pelas vendas de várias regiões.

Aplicação para o vendedor de pré-venda

O registo de encomendas em papel está sujeito a perdas, erros de escrita e atrasos até chegar ao armazém. Uma aplicação de pré-venda permite ao vendedor registar a encomenda diretamente no telemóvel, e os dados entram de imediato no sistema. As funcionalidades recomendadas incluem calendário e rota de visitas, check-in com localização, catálogo de produtos e preços, formulário de encomenda, histórico de encomendas por ponto de venda e relatórios diários automáticos. Com estes dados, o supervisor pode acompanhar o desempenho da equipa através do dashboard de uma solução de automação da força de vendas (SFA).

Perguntas frequentes sobre o vendedor de pré-venda

O que é um vendedor de pré-venda?

O vendedor de pré-venda (sales taking order ou sales TO) é o profissional que visita regularmente os pontos de venda dos clientes para recolher encomendas. Não leva mercadoria durante a visita. A encomenda é registada e os produtos são entregues depois pela equipa de distribuição, conforme o calendário. Esta função é muito comum nas empresas de distribuição de bens de consumo.

Qual é a diferença entre pré-venda e autovenda?

O vendedor de pré-venda apenas recolhe encomendas, enquanto o vendedor de autovenda leva a mercadoria e vende diretamente no local. A pré-venda foca-se em clientes fixos, com visitas regulares e pagamentos muitas vezes a prazo. A autovenda dedica-se mais à abertura de novos clientes e recebe normalmente o pagamento a pronto no momento da venda.

Quais são as funções de um vendedor de pré-venda?

As funções principais são visitar os pontos de venda segundo o plano, verificar o stock, apresentar produtos e promoções e registar as encomendas. Além disso, o vendedor encaminha as encomendas para o escritório, cobra pagamentos quando solicitado, trata das reclamações dos clientes e elabora diariamente o relatório de visitas.

Quais são os principais KPI de um vendedor de pré-venda?

Os principais KPI são normalmente o cumprimento do objetivo de vendas, o cumprimento do plano de visitas e a visita produtiva (effective call), ou seja, a percentagem de visitas que resultam em encomenda. As empresas medem também o número de pontos de venda ativos, o valor médio da encomenda, as encomendas repetidas e a pontualidade da cobrança. Os objetivos de cada KPI são definidos por cada empresa.

Isto é o essencial sobre o vendedor de pré-venda. Ao desempenhar estas funções com eficiência, a equipa comercial cria uma experiência positiva para o cliente e ajuda a empresa a ter sucesso num mercado competitivo.

O vendedor de pré-venda no terreno pode também contar com a aplicação de automação da força de vendas do MileApp. O vendedor consulta o calendário de visitas, faz check-in no ponto de venda, regista encomendas no telemóvel e envia o relatório diário, enquanto o supervisor acompanha tudo em tempo real. Agende uma demonstração gratuita preenchendo o formulário abaixo!

Fontes:

Glints.com
Siker.id
rederp.co.id
hadirr.com