Gestão de frotas: o que é, funções e como escolher um sistema

A sua empresa usa muitos veículos para entregar produtos aos clientes? Um sistema de gestão de frotas (fleet management system) facilita a integração de todo o processo de entrega, seja em percursos curtos, seja em longas distâncias. Além disso, o fleet management system tem um grande impacto em vários setores, como a indústria transformadora, a gestão de transportes e o comércio grossista (wholesale).

Por isso, é importante compreender bem o fleet management system numa era de rápida evolução tecnológica como a atual. A MileApp resume a seguir o que é, para que serve e como escolher um sistema de gestão de frotas.

O que é um sistema de gestão de frotas (fleet management system)?

O fleet management system é uma solução completa que combina tecnologia e análise de dados para fornecer informação em tempo real (real-time) sobre todos os aspetos da sua frota, desde a localização dos veículos até ao calendário de manutenção e ao desempenho dos motoristas. Além disso, permite otimizar percursos, reduzir o consumo de combustível e encurtar os tempos de viagem, diminuindo assim os custos operacionais.

Segundo dados da Global News Wire, o mercado de Fleet Management System (FMS) deverá crescer rapidamente nos próximos anos. Não é de estranhar, tendo em conta a complexidade crescente da gestão de frotas em vários setores. Estima-se que o valor do mercado global passe de 25,5 mil milhões de USD em 2022 para 52,4 mil milhões de USD em 2027, com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 15,5%. Este crescimento mostra que a gestão de frotas é cada vez mais importante para aumentar a eficiência, controlar custos e tomar decisões baseadas em dados na logística moderna.

Leia também: Sistema de gestão de transportes (TMS): como escolher o mais adequado

Funções de um sistema de gestão de frotas

O fleet management system oferece uma solução completa para gerir e otimizar os veículos da sua frota. Estas são as suas principais funções (veja também as 7 funcionalidades de gestão de frotas essenciais):

1. Localização de veículos em tempo real

O fleet management system permite localizar os seus veículos em tempo real. Assim, acompanha e gere as deslocações da frota de forma mais eficaz: vê a posição de cada veículo no momento, otimiza percursos e dá aos clientes uma hora de chegada prevista fiável.

2. Monitorização do desempenho dos motoristas

O sistema permite acompanhar o desempenho dos motoristas, como a velocidade, as travagens e o cumprimento das regras de trânsito. Esta informação ajuda a identificar comportamentos de risco e a dar a formação ou o acompanhamento necessários. Desta forma, aumenta a segurança dos motoristas, reduz o risco de acidentes e poupa nos custos de seguro.

3. Gestão de combustível

O fleet management system ajuda a otimizar o consumo de combustível da frota. Pode acompanhar o consumo de cada veículo, identificar viaturas pouco eficientes e aplicar estratégias para reduzir desperdícios. Uma gestão eficiente do combustível permite poupanças significativas nos custos operacionais.

4. Calendário de manutenção dos veículos

O sistema permite gerir o calendário de manutenção periódica de cada veículo da frota. Pode configurar lembretes automáticos para revisões, mudanças de óleo ou outras intervenções. Isto ajuda a manter os veículos em boas condições, reduz o risco de avarias e prolonga a sua vida útil.

5. Análise de dados dos veículos

O fleet management system recolhe e analisa dados de desempenho dos veículos, como a eficiência de combustível, a velocidade média e a utilização do motor. Com esta análise, identifica padrões e tendências que ajudam a otimizar o desempenho global da frota. Por exemplo, pode detetar veículos que precisam de manutenção mais frequente ou otimizar percursos para reduzir o tempo de viagem.

6. Relatórios e análises

O sistema gera relatórios e análises com base nos dados recolhidos. Pode consultar relatórios sobre a utilização dos veículos, o consumo de combustível, o desempenho dos motoristas e os custos operacionais. Esta informação ajuda a tomar melhores decisões, a identificar áreas a melhorar e a aumentar a eficiência operacional no seu conjunto.

Leia também: Sistema de gestão de entregas: como simplificar a distribuição

Como escolher o sistema de gestão de frotas certo para a sua empresa

Qualquer gestor, sobretudo um gestor de frota (fleet manager), sabe que garantir a eficiência dos veículos da empresa pode ser um desafio. Os fleet management systems ajudam ao fornecer insights de dados claros e acionáveis sobre todos os veículos da frota.

De acordo com o Inquérito de Tendências Tecnológicas de Frotas de 2019, realizado para a Verizon Connect, a utilização de fleet management systems subiu de 59% para 64% em apenas um ano. Trata-se de um investimento que pode aproveitar a longo prazo. Eis algumas dicas para escolher a solução de gestão de frotas para a sua operação:

1. Avalie as necessidades da sua empresa

Primeiro, avalie as necessidades específicas da sua empresa antes de escolher um fleet management system. Tenha em conta o número de veículos, o setor de atividade e os objetivos que pretende alcançar. Por exemplo, precisa de localização em tempo real, de gestão de combustível ou de monitorização do desempenho dos motoristas?

2. Escalabilidade e facilidade de utilização

Em seguida, escolha um sistema que se integre facilmente com a infraestrutura informática existente e que possa crescer ao ritmo do seu negócio. Dê atenção a uma interface intuitiva e fácil de usar, para que a sua equipa adote a ferramenta sem dificuldades.

3. Funcionalidades ajustadas à sua operação

Confirme que o sistema escolhido tem as funcionalidades adequadas às necessidades da empresa: localização em tempo real, monitorização dos motoristas, gestão de combustível, calendário de manutenção e análise de dados. Escolha as funcionalidades mais relevantes e úteis para a sua operação, como a otimização de rotas ou o comprovativo de entrega digital.

4. Suporte técnico e apoio ao cliente

Verifique o suporte técnico e o apoio ao cliente disponibilizados pelo fornecedor. Certifique-se de que existe uma equipa capaz de ajudar a resolver problemas ou dúvidas. Avalie o tempo de resposta e a satisfação dos clientes com o serviço prestado.

5. Segurança dos dados

Garanta que o sistema tem medidas de segurança robustas para proteger os dados importantes da empresa. Analise as políticas de segurança, a encriptação de dados e as práticas de proteção aplicadas pelo fornecedor. Os dados da sua frota devem estar bem protegidos contra possíveis ameaças.

6. Considere o custo e o ROI (Return on Investment)

Analise os custos de implementação, os custos operacionais e os benefícios esperados do sistema. Calcule o ROI esperado com base na eficiência, na poupança de custos e no aumento de produtividade. Considere os custos e os benefícios a longo prazo. Para um método prático, veja o nosso guia sobre o retorno do investimento TMS.

Conhecendo o que é, para que serve e como escolher um bom fleet management system, chegou o momento de decidir. Escolher a solução de gestão de frotas certa é uma decisão importante, que influencia a eficiência e o sucesso da sua empresa.

Agora pode tomar uma decisão informada e escolher o sistema que melhor responde às necessidades da sua empresa. A MileApp ajuda a simplificar a operação logística diária e a gestão de frotas, com funcionalidades como a otimização de rotas (route optimization) e um dashboard em tempo real. Agende uma demonstração gratuita preenchendo o formulário abaixo.

Fontes:

• Telematics: Verizon Connect survey
• globalnewswire.com