Comprovativo de entrega (ePOD): 5 benefícios para o seu negócio

POD significa Proof of Delivery, ou seja, o comprovativo de entrega que confirma que a mercadoria foi recebida corretamente pelo cliente. Na logística moderna, o conceito evoluiu para o ePOD (Electronic Proof of Delivery), o comprovativo de entrega eletrónico, que traz mais eficiência e transparência ao processo de distribuição.

Obter um comprovativo de entrega protege a sua equipa de entregas contra encomendas deixadas no local errado, reclamações fraudulentas e erros de envio. Hoje, com tantos negócios e transações feitos online, acompanhar e documentar cada atividade tornou-se essencial, sobretudo no processo logístico.

Tudo, da encomenda à entrega, é tratado online, por isso é importante tornar o processo de entrega o mais transparente possível para o cliente. As soluções logísticas baseadas em tecnologia trazem muitas vantagens, como a gestão de rotas e de cargas com software de otimização de rotas e otimização de carga (load optimization). Neste artigo, o MileApp explica como o ePOD pode ajudar o seu negócio a crescer.

A evolução do comprovativo de entrega (Proof of Delivery)

Há várias razões pelas quais o comprovativo de entrega tradicional, em papel (paper based), deixou de fazer sentido:

• Armazenamento e segurança
  O estafeta tem de guardar os documentos físicos durante todo o dia, protegidos contra perda ou danos, e depois outras equipas têm de os arquivar na sede. Se um documento se perder, o risco é elevado.
• Introdução manual de dados
  Introduzir dados manualmente, um a um, não só consome muito tempo e esforço, como aumenta o risco de erros que afetam a exatidão dos relatórios, a eficiência do trabalho e a qualidade do serviço.
• Pouco amigo do ambiente
  Usar muito papel todos os dias não ajuda a reduzir a pegada de carbono da empresa. Quanto mais entregas faz, maior é o impacto no ambiente.

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O que é o ePOD?

Segundo o site time-matters.com, o comprovativo de entrega eletrónico (ePOD) é a versão digital da guia de entrega, o documento usado para confirmar que uma entrega foi concluída. O ePOD permite ao estafeta registar esses dados e confirmar o sucesso ou a falha de cada tarefa. O estafeta vê a encomenda e os dados do cliente, incluindo instruções especiais, e envia os dados recolhidos no local em tempo real (real-time).

O ePOD permite também obter o comprovativo em vários formatos e métodos, como fotografia, assinatura, QR code, código de barras ou documentos personalizados. Já a equipa de gestão recebe mais dados, como a informação do estafeta e do veículo, a localização do estafeta (geo-stamp) e a hora em que o ePOD foi registado (time-stamp).

Com mais informação e entregas mais rápidas, a empresa pode oferecer uma melhor experiência ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir custos operacionais.

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Benefícios do ePOD para o crescimento do negócio

Na era digital, a tecnologia evolui depressa e traz facilidades e vantagens a vários setores, incluindo o empresarial. Uma das tecnologias com impacto positivo no crescimento das empresas é o Electronic Proof of Delivery (ePOD), ou comprovativo de entrega eletrónico.

No contexto empresarial, o ePOD tem grande potencial para aumentar a eficiência operacional, melhorar o serviço ao cliente e reduzir custos administrativos. Vejamos com mais detalhe os benefícios do ePOD para o crescimento do negócio.

1. Entregas mais rápidas

O ePOD dá instruções simples e guia o estafeta através de um fluxo de trabalho definido previamente. O estafeta deixa de se preocupar em memorizar procedimentos e mantém uma postura profissional perante o cliente em todos os momentos.

Esta facilidade de utilização significa menos erros nos documentos, menos chamadas para a sede ou para o centro de expedição com dúvidas e mais entregas concluídas por dia. Além disso, os relatórios diários de KPI ficam prontos mais depressa, porque os dados estão disponíveis em tempo real.

2. Fluxo de trabalho mais consistente

Ligar todas as equipas através de uma única plataforma cria uma rede uniforme em todo o serviço de entregas. O resultado é um processo padrão que os colaboradores seguem de forma consistente em diferentes departamentos, armazéns e etapas da entrega.

Isto acontece porque o sistema garante que todos os envolvidos na entrega cumprem o mesmo padrão ao recolher dados ou elaborar relatórios, e os dados ficam uniformizados no mesmo formato. Essa consistência facilita um fluxo de dados estável, a que todos podem aceder e que todos podem usar com facilidade.

3. Resolução de problemas mais rápida

Com o ePOD, os problemas resolvem-se de forma mais rápida e simples, porque todos os dados ficam registados no sistema. Cada reclamação do cliente pode ser verificada de imediato e o problema resolvido mais depressa. Toda a comunicação pode passar pelo sistema, o que ajuda a empresa a distinguir com clareza as reclamações falsas das verdadeiras.

4. Dados completos para análise

Além de guardados com segurança, os dados do ePOD podem ser organizados em grande volume para análise e apresentados num dashboard (painel de controlo) com várias vistas, ou simplesmente guardados como dados brutos num sistema central.

Os dados recolhidos ficam também acessíveis a todas as equipas. Por exemplo, a equipa do armazém e o conferente de armazém gerem os níveis de stock e processam devoluções mais depressa, a equipa financeira emite faturas eletrónicas mais rapidamente e o apoio ao cliente pode ser mais proativo, porque acede mais cedo à informação sobre qualquer problema de entrega.

5. Maior satisfação do cliente

Algumas funcionalidades integradas com o ePOD permitem à equipa de operações garantir que o cliente recebe informação exata sobre a sua entrega, como:

• Notificações que ajudam o cliente a antecipar a hora de chegada da encomenda dentro da ETA (Estimated Time of Arrival).
• Acompanhamento em tempo real (real-time tracking), que mantém a equipa de operações e o cliente informados sobre o estado e a localização da entrega. Por exemplo, saber onde está uma encomenda permite ao operador avisar o cliente da sua chegada.
• Informação sobre a entrega que ajuda a equipa a confirmar a receção e permite ao cliente acrescentar instruções especiais para entregas futuras. Por exemplo, as classificações e comentários mostram o desempenho dos estafetas em diferentes rotas.

Ao acompanhar o cliente através dos documentos de entrega, das atualizações de estado e da resolução rápida de litígios, a empresa consegue gerir as expectativas do cliente, manter uma relação de confiança e, no conjunto, proporcionar-lhe uma boa experiência.

Leia também: Gestão de frotas: o que é e como torná-la mais eficiente

O MileApp é uma plataforma de logística com várias soluções para facilitar a operação diária, com funcionalidades como otimização de rotas, dashboard em tempo real e ePOD.

A digitalização da logística não se resume a adotar nova tecnologia: trata-se também de criar uma excelente experiência para o cliente. Com uma plataforma como o MileApp, as empresas de logística podem reforçar a sua posição no mercado, enfrentar os desafios do setor e oferecer entregas last mile que conquistam os clientes. Agende uma demonstração gratuita preenchendo o formulário abaixo.