Proses implementasi Transportation Management System (TMS) di MileApp

Pesatnya perkembangan e-commerce membuat permintaan manajemen rantai pasok meningkat. Hal ini karena konsumen memiliki daya beli yang tinggi, sehingga meningkatkan operasi logistik. Oleh karenanya, implementasi Transportation Management System (TMS) yang baik berpengaruh pada kepuasan dan loyalitas konsumen. TMS adalah perangkat lunak yang mengoptimalkan rute pickup/delivery, pemberian tugas secara otomatis, dan memberikan visibilitas real-time tentang status pengiriman. Selain itu, TMS juga bisa menjadi kunci agar bisnis tetap kompetitif serta unggul. Untuk dapat mengimplementasikan TMS yang baik di MileApp, beragam proses berikut dilalui.

1. Penandatanganan NDA

Non-disclosure agreement atau NDA adalah kontrak landasan dari sebuah hubungan profesional yang mengikat secara hukum. Adanya NDA ini, membuat implementasi TMS di MileApp lebih baik. Fungsi utama NDA adalah melindungi informasi sensitif, menjaga hak paten dan memberi batasan yang jelas. Mungkin terlihat bahwa NDA adalah perjanjian yang hanya mengikat satu pihak saja, namun pada kenyataannya, terdapat dua jenis NDA, yaitu mutual non-disclosure agreement dan non-mutual nondisclosure agreement. Berikut penjelasan secara rinci mengenai keduanya:

 
• NDA non-mutual

Salah satu contoh NDA yang sering digunakan perusahaan adalah NDA non-mutual. NDA non-mutual merupakan sebuah perjanjian yang mengacu pada satu pihak yang berpotensi menyebarkan informasi sensitif.Misalnya, pekerja yang menangani TMS di MileApp perlu menandatangani NDA agar ia tidak menyebarluaskan data perusahaan tersebut. Namun, perusahaan tidak perlu menandatangani NDA, karena dalam NDA tidak ada informasi pribadi dari para pekerja TMS yang bersifat rahasia atau berpotensi merugikan pekerja TMS jika disebarluaskan.

 
• NDA mutual

Jenis NDA berikutnya adalah NDA non mutual. Jika sebelumnya hanya satu pihak saja, NDA ini melibatkan dua pihak yang sama-sama berpotensi dirugikan jika ada informasi yang tersebar. Misalnya, MileApp bekerja sama dengan perusahaan lainnya dalam hal TMS, maka keduanya perlu menandatangani NDA karena semua informasi yang disampaikan di setiap pertemuan bersifat rahasia.Masing-masing perusahaan akan merugi jika salah satunya menyebarluaskan satu informasi saja. Namun demikian, diansir dari Forbes, mutual NDA tidak perlu digunakan jika hanya satu pihak yang akan membeberkan ‘rahasia dapur’ di dalam sebuah meeting.

‍Baca juga: Simak! Cara Membuat Metode Rute Pengiriman yang Efektif dan Efisien

2. Requirement gathering

[

Tujuan dari requirement gathering adalah untuk memahami user secara lebih dalam, mengidentifikasi kebutuhan user yang belum terpenuhi, dan menentukan kebutuhan mana yang bisa dipenuhi.Pada tahap ini, tim MileApp akan bekerja sama dengan klien untuk mengumpulkan kebutuhan dan persyaratan spesifik yang harus dipenuhi oleh sistem TMS. Hal ini melibatkan pemahaman mendalam terkait proses bisnis klien dan tujuan yang ingin dicapai melalui implementasi TMS.Adapun beberapa metode untuk mendapatkan dan menganalisa kebutuhan yang belum terpenuhi dalam melakukan requirement gathering adalah:

 
• Field Research: Melakukan wawancara dan observasi.

 

• Focus Group: Wawancara secara berkelompok, biasanya menggunakan prototype, untuk mengeksplorasi konsep dan pendapat user.

 

• User Modeling: Menganalisis karakteristik dari key audiences dan membuat karakter atau persona yang sesuai dengan profil

 

• Information Architecture Analysis: Mengevaluasi informasi dan mengidentifikasi komponen.

 

• Task Analysis: Menganalisis dan memprioritaskan tasks yang dilakukan oleh user terhadap produk atau aplikasi.

Baca juga: Faktor Pengembangan Strategi Logistik & Penerapannya

3. Development

Setelah kebutuhan dan persyaratan terkumpul, tim MileApp akan mulai melakukan pengembangan TMS. Tahap ini mencakup desain sistem, pemrograman, integrasi dengan sistem yang ada, dan pengujian internal. Kebanyakan TMS dilengkapi untuk menangani 4 operasi penting dari manajemen transportasi, yaitu perencanaan, pelaksanaan, pasca-pemrosesan dan pelaporan metrik.

 
• Perencanaan

TMS biasanya dilengkapi dengan algoritma route optimization yang kuat (berdasarkan parameter tertentu yang ditetapkan oleh User seperti time window, berat muatan maksimum atau kapasitas volume) untuk membantu perencana. Pengoptimal rute menghasilkan rute optimal untuk setiap kendaraan di armada, berdasarkan batasan ini.

 
• Pelaksanaan

Pengiriman Task otomatis ke pengemudi, dokumentasi pengiriman, pelacakan kendaraan/pengemudi, dan e-POD melalui mobile apps memungkinkan operasi dan tim untuk mengeksekusi secara efisien.

 
• Pasca-pemrosesan

TMS menyimpan semua data operasional sehingga dapat membantu untuk mengotomatisasi pekerjaan fisik atau administratif apa pun yang berkaitan dengan: penagihan, pembuatan faktur, konsolidasi dokumen, dan masalah penggajian setelah pekerjaan selesai.

 
• Pelaporan metrik

Real-time dashboard dan laporan KPI otomatis untuk semua proses dan tim logistik akan membantu mereka membuat keputusan yang lebih tepat agar dapat bekerja secara efektif.

‍Baca juga: FTL dan LTL: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

4. Proses UAT

Setelah pengembangan selesai, dilakukan User Acceptance Testing (UAT) oleh klien. UAT bertujuan untuk memastikan bahwa sistem TMS sesuai dengan kebutuhan dan harapan yang telah ditetapkan sebelumnya. Klien akan menguji dan memverifikasi fungsionalitas sistem serta memberikan umpan balik yang diperlukan.

Tahapan ini menjadi proses yang sangat penting untuk dilakukan, mengingat bahwa TMS MileApp dapat terimplementasi dengan baik bila fungsionalitas sistem memberikan hal yang cukup baik dan berjalan lancar. Adapun beberapa tipe UAT adalah:

 
• Alpha & Beta Testing

Alpha testing adalah uji coba software yang dilakukan untuk mencari bugs dan permasalahan lain sebelum produk tersebut dirilis ke publik. Alpha testing dilakukan oleh staf internal dan masih berada di lingkup pengembangan software.

Sedangkan, Beta testing adalah uji coba software oleh user yang memang menggunakan aplikasi atau website, sederhananya seperti tes lapangan. Setelah uji coba, terdapat feedback yang diberikan dan akan menjadi bahan pengembangan software sampai menjadi optimal.

 
• Contract Acceptance Testing

Contract Acceptance Testing adalah uji coba software yang didasarkan pada beberapa kriteria spesifik, seperti apa yang sudah disetujui di dalam kontrak. Tim yang mengerjakan produk ini menentukan kriteria apa yang relevan dengan proyek yang akan dijalankan.

 
• Regulation Acceptance Testing

Uji coba ini ditujukan untuk memastikan bahwa software yang sudah dikembangkan sesuai dengan peraturan tertentu, seperti hukum.

 
• Operational Acceptance Testing

Tipe UAT selanjutnya adalah Operational Acceptance Testing. Uji coba ini berfokus pada workflow yang memungkinkan sistem atau software untuk digunakan. Testing ini mencakup workflow rencana cadangan, pelatihan user, berbagai macam proses maintenance, dan pemeriksaan keamanan.

 
• Black Box Testing

Black Box Testing adalah tipe UAT yang biasanya dikategorikan sebagai uji coba fungsionalitas. Di dalam uji coba ini, end-user akan menguji fungsi software tanpa melihat struktur kode internalnya. Sederhananya, Black Box Testing hanya mengetahui apa yang seharusnya dilakukan oleh sebuah software, bukan cara melakukannya. Dengan demikian, hasil tes akan menunjukkan apakah user dapat menggunakan software sebagaimana kegunaan awalnya.Dengan menegetau tipe UAT tersebut, Anda jadi mengetahui bahwa UAT memiliki peran penting dalam implementasi TMS untuk mempermudah kerja software developer, menyesuaikan dengan user dan menghemat tenaga.

‍Baca juga: 7 Faktor Kunci dalam Memilih Logistics Software yang Tepat

5. Proses development TMS

Berdasarkan hasil dari UAT, tim MileApp akan melakukan perbaikan dan pengembangan tambahan yang diperlukan. Proses ini melibatkan literasi dan pembaruan sistem sesuai dengan umpan balik dari klien.

6. Training Penggunaan TMS

Sebelum sistem TMS dapat digunakan secara efektif, MileApp akan memberikan pelatihan kepada pengguna yang akan menggunakan sistem. Pelatihan ini akan meliputi pengenalan antarmuka pengguna, fitur-fitur sistem, dan bagaimana mengoptimalkan penggunaan TMS sesuai dengan kebutuhan bisnis.

7. Go-Live TMS

Setelah pelatihan dan persiapan yang cukup, TMS siap untuk diimplementasikan secara penuh dalam lingkungan produksi klien. Pada tahap ini, semua proses bisnis terkait dengan TMS akan berpindah ke sistem baru dan dihentikan pada sistem lama yang digantikan.

8. Proses Perawatan TMS

Setelah TMS diluncurkan, tim MileApp akan tetap memantau dan melakukan perawatan sistem secara berkala. Hal ini meliputi pemeliharaan, pembaruan, dan perbaikan bug yang ditemukan selama penggunaan sistem.

9. Handover to Support Team Client

Setelah TMS berjalan dengan baik, MileApp akan melakukan serah terima kepada tim dukungan klien. Tim dukungan ini bertanggung jawab untuk memberikan bantuan teknis dan dukungan sehari-hari terkait penggunaan TMS kepada pengguna di organisasi klien.

‍Baca juga: Aplikasi Last Mile Delivery yang Anda Butuhkan di 2023

‍Dengan menegtahui tahapan di atas, Anda jadi mengetahui bahwa proses implementasi TMS di MileApp melalui tahapan-tahapan yang terstruktur dan komprehensif. Dengan penandatanganan NDA, requirement gathering, development, UAT, training, go-live, perawatan, dan handover, MileApp memastikan bahwa TMS dapat diintegrasikan dengan sukses ke dalam lingkungan bisnis klien.

Proses ini memungkinkan klien untuk memanfaatkan TMS secara efektif, meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

‍Sumber:

 
• Sis.binus.ac.id

 

• Glints.com

 

• teced.com