Dispatch Adalah: Definisi dan Peran Software dalam Efisiensi Bisnis

Dispatch software atau dispatch adalah bagian dari manajemen pengalaman konsumen. Semakin baik proses pengiriman, semakin baik pengalaman bagi konsumen Anda. Jika perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari dispatch software, inilah yang perlu Anda ketahui. Simak penjelasannya!

Pengertian dispatch software

Dispatch software atau dispatch adalah solusi teknologi yang dirancang untuk membantu tim layanan merencanakan, menjadwalkan, dan memantau sumber daya dalam seluruh operasional di lapangan. Software ini menyederhanakan proses seperti penjadwalan janji temu, komunikasi tim, dan optimalisasi rute agar tenaga kerja yang tepat dapat tiba di lokasi secara efisien dan tepat waktu.

Dilansir dari salesforce.com, sebanyak 74% sales lapangan menyatakan beban kerja mereka meningkat dan ekspektasi pelanggan pun semakin tinggi. Untuk mengatasi tantangan ini, banyak tim memanfaatkan dispatch software guna meningkatkan produktivitas, menekan biaya, dan memberikan layanan pelanggan yang optimal.

Baca Juga: 5 Alasan Harus Berinvestasi pada Sales Force Automation Software

Pentingnya dispatch software

Hampir semua bisnis atau industri yang mengoperasikan armada kendaraan, bahkan yang jumlahnya kecil sekalipun, dapat merasakan manfaat nyata dari penggunaan dispatch software yang andal. Sektor seperti konstruksi, transportasi, jasa perbaikan, perusahaan pengiriman, layanan kesehatan rumah, hingga layanan medis darurat, semuanya memiliki kebutuhan yang sama, yakni menekan biaya operasional, memenuhi jadwal yang dijanjikan, mengelola sumber daya secara efisien, dan memantau armada secara real-time. Di tengah meningkatnya ekspektasi pelanggan akan pengiriman cepat dan pembaruan status yang konsisten, dispatch software menjadi alat yang tak tergantikan.

Tanpa dukungan teknologi ini, banyak proses harus dilakukan secara manual. Hal ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga sangat tidak efisien. Misalnya, membuat rute pengiriman paling optimal untuk beberapa kendaraan dengan banyak tujuan pengantaran akan sangat rumit, bahkan nyaris mustahil, jika dilakukan tanpa sistem otomatis. Dengan dispatch software, tugas-tugas kompleks semacam ini bisa dilakukan dengan cepat dan akurat, memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif dan responsif di tengah tekanan pasar yang terus meningkat.

Baca Juga: Peran Sales Force Automation (SFA) Meningkatkan Penjualan dengan Analisis Data

Industri yang membutuhkan dispatch software

Setiap industri memiliki tantangan operasional yang berbeda, terutama dalam hal pengelolaan pengiriman, penjadwalan, dan koordinasi tim di lapangan. Dispatch software hadir sebagai solusi untuk menjawab kebutuhan tersebut. Namun, tidak semua industri memanfaatkannya dengan cara yang sama. Pada bagian ini, MileApp akan membahas beberapa sektor yang dinilai penting untuk menggunakan dispatch software dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional mereka. Melansir dari omnitracs.com, terdapat 5 industri di antaranya:

• 3PLs (third-party logistics) dan layanan pengiriman paket

Layanan pengiriman paket dan perusahaan logistik pihak ketiga (3PL) kini dihadapkan pada ekspektasi pelanggan yang semakin tinggi. Pengiriman harus cepat, bahkan dalam hari yang sama. Standar ini sudah terbentuk dan tidak akan berubah dalam waktu dekat. Artinya, efisiensi kerja manusia saja sudah tidak cukup. Untuk bisa memenuhi tuntutan tersebut, 3PL dan jasa pengiriman perlu mengandalkan teknologi seperti kecerdasan buatan, machine learning, dan komputasi awan melalui sistem dispatch yang canggih dan terintegrasi.

• Industri makanan dan minuman

Dalam industri makanan dan minuman, dispatch software dapat meningkatkan ketepatan waktu pengiriman dengan menerapkan sistem rute dinamis yang mampu menyesuaikan jalur pengiriman secara real-time. Dispatch software membantu memastikan pesanan tiba sesuai janji, bahkan di tengah kondisi lalu lintas yang tak menentu. Dengan pengiriman yang lebih cepat dan tepat, risiko pelanggan menolak pesanan karena keterlambatan pun bisa diminimalkan secara signifikan. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga menjaga reputasi bisnis tetap positif.

• Distribusi grosir

Distributor grosir dapat memanfaatkan sistem routing hybrid atau dinamis untuk menjawab ekspektasi pelanggan terhadap layanan yang tepat waktu. Dengan mengatur jalur pengiriman yang lebih fleksibel dan efisien, mereka tidak hanya mampu menekan risiko penolakan akibat keterlambatan, tetapi juga dapat mengurangi jarak tempuh kendaraan serta konsumsi bahan bakar. Cara ini dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus menekan biaya operasional secara signifikan.

• Distribusi ritel

Pelayanan pelanggan yang unggul bisa tercapai dengan memberikan informasi terkini mengenai status pengiriman dan kendala yang mungkin terjadi di lapangan. Dengan bantuan dispatch software, bisnis ritel dapat merespons lebih cepat terhadap perubahan, termasuk menerima pesanan mendadak tanpa mengganggu alur operasional yang sudah ada. Tak hanya itu, sistem ini juga memungkinkan pelanggan memberikan umpan balik secara langsung, sehingga menciptakan pengalaman belanja yang lebih personal, responsif, dan memuaskan.

• Sektor industri

Pengelolaan armada yang efisien dimulai dari perencanaan rute yang cerdas dan logis. Dengan memanfaatkan dispatch software, perusahaan dapat merancang jalur pengiriman yang optimal, mengurangi jarak tempuh yang tidak perlu, serta menekan biaya operasional seperti bahan bakar dan pemeliharaan kendaraan. Di sisi lain, pengiriman yang lebih cepat dan tepat waktu secara langsung berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan. Sistem ini memastikan setiap pengiriman sampai sesuai jadwal, membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan terhadap layanan yang diberikan.

Baca Juga: Strategi untuk Meningkatkan Kejujuran Sales dan Mengurangi Fraud

Peran dispatch software dalam efisiensi bisnis

Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat, efisiensi operasional menjadi kunci utama untuk tetap kompetitif. Salah satu solusi teknologi yang mendukung hal tersebut adalah dispatch software, yang membantu mengatur penjadwalan, pelacakan, hingga pengiriman secara real-time. Peranannya yang krusial membuat banyak perusahaan mulai mengadopsi sistem ini untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan. Berikut penjelasannya.

1. Mengoptimalkan jadwal Anda

Dispatch software atau Field Service Management Software dapat membantu mengoptimalkan proses penjadwalan Anda dengan memungkinkan Anda melihat teknisi Anda secara real-time dan di mana mereka ditugaskan.

Kemampuan perangkat lunak pengiriman tambahan juga memberi Anda kemampuan untuk terhubung dengan personel secara real-time dan memastikan bahwa mereka tahu di mana semua tugas harian mereka berada. Ini dapat membuat operasi harian lebih lancar dan menghilangkan kemungkinan penundaan.

2. Dispatch software sebagai metrik pelacakan

Mampu melacak data pekerjaan penting Anda, termasuk pendapatan, adalah manfaat lain dari dispatch software. Ini dapat membantu meningkatkan perencanaan dan memungkinkan manajer untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bagaimana operasi harian berjalan.

Tanpa perangkat lunak ini, Anda dapat mengambil risiko kehilangan informasi penting seperti ini yang pada akhirnya dapat menghabiskan waktu dan uang Anda yang seharusnya dapat dihemat.

3. Mobilitas memberikan otonomi kepada dispatcher

Melalui proses manual, petugas operator perlu memeriksa papan tulis atau kalender, melakukan perubahan, dan kemudian memberi tahu teknisi melalui panggilan telepon tentang jadwal baru. Jika mereka tidak menjawab atau sedang dalam perjalanan ke pekerjaan berikutnya maka hal tersebut akan membuang waktu. Sedangkan dengan dispatch software, perintah kerja dan janji dapat dipindahkan ke waktu yang berbeda dan tercermin secara real-time di aplikasi seluler untuk pekerja lapangan.

Tidak ada percakapan, tidak ada janji yang terlewat, dan kontrol penuh atas jadwal dipegang oleh petugas operator. Seiring dengan visibilitas yang lebih besar, sales lapangan dapat mengunggah informasi perintah kerja, membuat faktur, dan bahkan menerima pembayaran dari lapangan. Selain itu, petugas operator dapat melacak kemajuan pada perintah kerja dan semua orang dari lapangan hingga back office dapat memiliki pandangan lengkap dari seluruh proses di setiap langkahnya.

4. Meningkatkan kepuasan konsumen

Dengan dispatch software yang andal, maka operasi harian Anda berjalan lebih lancar, konsumen Anda dapat mengharapkan tingkat kepuasan yang lebih tinggi. Perangkat lunak seperti ini juga dapat membantu memastikan bahwa proyek diselesaikan lebih cepat dan dengan risiko penundaan dan masalah yang lebih rendah karena informasi yang diberikan melalui perangkat lunak ini.

Baca Juga: Cara Mengelola Kerjasama dengan Pihak Ketiga dalam Cold Chain

Dispatch software atau dispatch adalah alat yang sangat dibutuhkan untuk setiap perusahaan yang menggunakan pekerja lapangan lapangan dan melakukan operasi di luar kantor pusat. Perangkat lunak ini tidak hanya memberikan lebih banyak kontrol di tangan manajer, tetapi juga dapat membuat aktivitas sehari-hari menjadi lebih mudah dan lancar bagi semua personel.

Tingkatkan efisiensi operasional dan kendalikan seluruh proses pengiriman Anda dalam satu platform dengan MileApp. Dari penjadwalan otomatis, pelacakan real-time, hingga laporan kinerja tim di lapangan, semuanya dirancang untuk membuat bisnis Anda lebih cepat, akurat, dan hemat biaya. Mulai transformasi digital bisnis Anda sekarang bersama MileApp!

Sumber:

• omnitracs.com
• salesforce.com