Cara Mengelola Kerjasama dengan Pihak Ketiga dalam Cold Chain

Proses distribusi dan penyimpanan yang melibatkan pihak ketiga dalam cold chain menjadi keputusan strategis bagi perusahaan untuk memastikan produk mereka mencapai konsumen dalam kondisi optimal. 

Namun, cara mengelola kerjasama dengan pihak ketiga dalam cold chain bukanlah tugas yang mudah, diperlukan strategi manajemen yang cermat untuk memitigasi risiko dan memastikan integritas produk dari awal hingga akhir rantai dingin. Lantas, bagaimana caranya? Simak langkah berikut ini, dilansir dari McKinsey.‍

1. Kontrak yang jelas dan komprehensif

Dalam mengelola kerjasama dengan pihak ketiga dalam cold chain, pembentukan kontrak yang jelas dan komprehensif menjadi langkah awal yang krusial. Kontrak ini bukan hanya sebagai dokumen hukum formal, tetapi juga sebagai panduan rinci yang memetakan hak dan kewajiban masing-masing pihak. 

Kontrak yang terstruktur dengan baik dapat mencakup aspek-aspek seperti persyaratan suhu penyimpanan, tanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan produk, serta batasan-batasan dalam hal keterlambatan pengiriman. Adanya kontrak yang mendetail dan komprehensif dapat mengurangi potensi konflik dan ketidaksepahaman di masa depan, selain itu juga menciptakan dasar yang kokoh untuk kerjasama yang berkelanjutan.

Baca juga: Pentingnya Cold Chain dalam Industri Makanan Beku

‍2. Pemilihan pihak ketiga yang tepat

Proses pemilihan pihak ketiga adalah hal krusial dalam manajemen cold chain. Sebelum memakai pihak ketiga, penting untuk melakukan penelitian pasar dan analisis mendalam terhadap rekam jejak operasional, infrastruktur, dan kepatuhan regulasi pihak ketiga. Setelahnya, pilih pihak ketiga yang potensial. 

Perusahaan yang menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam pemilihan pihak ketiga yang tepat akan cenderung menempuh keberhasilan yang lebih tinggi dalam menjaga integritas produk dan menjalankan cold chain dengan efisien. 

3. Audit dan pemantauan kinerja

Audit dan pemantauan kinerja secara berkala menjadi langkah penting untuk memastikan kepatuhan dan efektivitas operasional pihak ketiga. Perusahaan yang aktif dalam melakukan audit dapat dengan cepat mendeteksi potensi permasalahan atau penyimpangan dari standar, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. 

Dengan demikian, pemantauan kinerja yang berkelanjutan bukan hanya sebagai instrumen evaluasi, tetapi juga sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan operasional cold chain.

4. Teknologi pemantauan dan pelacakan

Dalam era teknologi informasi yang terus berkembang, penggunaan teknologi pemantauan dan pelacakan menjadi esensial dalam cold chain management. Penelitian teknologi cold chain menyoroti bahwa adopsi sensor cerdas, sistem pemantauan real-time, seperti MileApp dan perangkat IoT yang dapat meningkatkan ketepatan dan visibilitas selama seluruh rantai dingin. 

Dengan mengimplementasikan teknologi ini, perusahaan dapat secara proaktif mengidentifikasi potensi risiko, seperti perubahan suhu yang signifikan atau insiden selama transportasi, dan segera mengambil tindakan korektif untuk meminimalkan dampaknya.

Baca juga: Tipe-Tipe Kendaraan Cold Chain yang Paling Sering Digunakan

5. Komunikasi yang terbuka dan terjadwal

Komunikasi yang terbuka dan terjadwal adalah kunci untuk menjaga kesinambungan dan efektivitas kerjasama. Perusahaan dan pihak ketiga dapat melakukan pertemuan rutin dan menjalin komunikasi yang terbuka secara daring agar pertukaran informasi lancar. 

Pada dasarnya, komunikasi yang terstruktur membantu mengidentifikasi perubahan dalam kebutuhan atau tuntutan pasar, serta memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang perkembangan dalam cold chain management.

6. Sertifikasi dan kepatuhan regulasi

Pentingnya sertifikasi dan kepatuhan terhadap regulasi industri dan pemerintah dapat ditemukan dalam hasil penelitian kepatuhan regulasi. Perusahaan yang memastikan bahwa pihak ketiga memenuhi sertifikasi kualitas dan mentaati peraturan-regulasi setempat dan internasional dapat meminimalkan risiko hukum dan menjaga integritas cold chain secara keseluruhan.

7. Pelatihan bersama dan pemahaman operasional

Pentingnya pemahaman operasional yang mendalam dan pelatihan bersama antara perusahaan dan pihak ketiga tidak dapat diabaikan. Adanya pelatihan manajemen sumber daya manusia menunjukkan bahwa pelatihan yang diselenggarakan bersama membangun kesadaran bersama tentang prosedur operasional, standar kualitas, dan aspek keamanan. 

Hal ini akan meastikan bahwa personel pihak ketiga memahami dengan baik kebutuhan dan harapan perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan selama proses distribusi dan penyimpanan, menciptakan kolaborasi yang lebih efektif.

Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Transportasi dalam Cold Chain

Dalam mengelola kerjasama dengan pihak ketiga dalam cold chain, terbukti bahwa strategi manajemen yang terstruktur adalah kunci keberhasilan. Mulai dari kontrak yang jelas hingga menciptakan komunikasi yang baik, setiap langkah memiliki peran penting dalam menjaga integritas dan keamanan produk selama perjalanan mereka melalui rantai dingin.

Sebagai bagian dari transformasi digital yang terus berkembang, inovasi dalam cold chain management semakin diperlukan. Di sinilah peran aplikasi berbasis teknologi seperti MileApp menjadi relevan. MileApp dapat menjadi solusi yang efektif untuk memperkuat manajemen cold chain dengan menyediakan platform terpadu untuk pemantauan real-time, pelaporan otomatis, dan analisis data yang mendalam. 

Dengan integrasi MileApp, perusahaan dapat lebih mudah mengelola kerjasama dengan pihak ketiga, meningkatkan efisiensi operasional, dan merespons cepat terhadap perubahan kondisi atau kebutuhan bisnis. Sign up MileApp sekarang agar bisnis Anda semakin #GoExtraMile!

Sumber: 

• mckinsey.com