Kejar reforça a segurança da logística de numerário com a MileApp

Visão geral

A logística de numerário (cash logistics) é um dos sistemas que têm de estar solidamente implantados no setor da logística de segurança (secure logistics) e da gestão de numerário. Nesta atividade, as operações não dependem apenas da eficiência: exigem também segurança, conformidade e exatidão sem margem para compromissos.

Enquanto fornecedora de soluções integradas de logística de numerário na Indonésia, a PT Kelola Jasa Artha (Kejar) gere várias atividades críticas, como:

Recolha de numerário
Reabastecimento de caixas automáticas (ATM)
Transporte de documentos de elevado valor
Serviços de manutenção no terreno

No entanto, esta complexidade operacional torna-se um grande desafio quando as operações ainda assentam em:

Processos manuais
Comunicação fragmentada
Visibilidade operacional limitada

O impacto não se limita à eficiência: pode comprometer todo o sistema de logística de numerário e aumentar os riscos de segurança e de incumprimento. Para responder a estes desafios, a Kejar adotou a solução da MileApp. Desafios semelhantes são comuns às empresas de transporte de valores em Timor-Leste, sobretudo quando é necessário servir os municípios a partir de Díli por estradas montanhosas e zonas de difícil acesso.

Dados principais

Mais de 1,5 milhões de tarefas operacionais geridas com sucesso
Utilizadores ativos no terreno todos os dias
Operações de definição de rotas otimizadas
Mais de 50 fluxos de trabalho operacionais integrados num único sistema
Melhoria significativa da segurança e do controlo logístico

Objetivos

A transformação logística da Kejar centrou-se em vários objetivos principais:

Aumentar a eficiência e a rapidez dos serviços de manuseamento de numerário (cash handling)
Melhorar a visibilidade operacional em tempo real
Reforçar a segurança e a conformidade nas transações de elevado valor
Simplificar fluxos de trabalho operacionais complexos
Otimizar custos através do planeamento de rotas e da afetação de recursos

Desafios

1. Complexidade da logística de ativos de elevado valor

A distribuição de numerário e de documentos importantes exige:

Planeamento rigoroso de horários
Segurança apertada
Seguimento exato

Sem um sistema integrado de logística de numerário, os riscos operacionais e de segurança aumentam significativamente.

2. Coordenação complexa dos serviços no terreno

A gestão de:

Manutenção de caixas automáticas
Serviços técnicos
Operações no terreno

provocava frequentemente:

Atrasos na resposta
Utilização pouco eficiente dos recursos

3. Falta de visibilidade sobre a frota e os custos operacionais

Sem monitorização em tempo real:

O consumo de combustível era difícil de controlar
Os custos de estacionamento e de portagens não eram medidos
O desempenho da frota não era transparente

4. Validação manual da segurança e da conformidade

Os processos manuais em:

Talões de depósito
Selos de segurança
Documentos de transação

aumentavam o risco de:

Erro humano
Fraude
Incumprimento regulamentar

5. Visibilidade operacional limitada

A falta de dados em tempo real provocava:

Coordenação pouco eficaz entre equipas
Dificuldade em monitorizar o desempenho
Lentidão na tomada de decisões

A solução da MileApp para a logística de numerário

Com a implementação da MileApp, a Kejar transformou as suas operações logísticas num sistema integrado, seguro e orientado por dados, apoiado pela solução de logística de numerário da MileApp.

1. Sistema centralizado de gestão de tarefas

Todas as atividades, como:

recolha de numerário (cash collection)
reabastecimento de caixas automáticas (ATM replenishment)
transporte seguro (secure delivery)

passaram a ser geridas numa única plataforma centralizada, o que aumentou o controlo operacional.

2. Otimização automática de rotas

A otimização de rotas (route optimization) da MileApp permite:

um planeamento de rotas mais eficiente
a redução dos tempos de percurso
o aumento da capacidade de serviço

3. Seguimento em tempo real e geofencing

Com funcionalidades de:

seguimento em tempo real (real-time tracking)
delimitação das áreas operacionais (geofencing)

a empresa pode garantir:

o cumprimento das rotas
a segurança operacional
a visibilidade total das atividades no terreno

4. Listas de verificação digitais e validação da conformidade

Fluxos de trabalho essenciais como:

a inspeção de veículos
a validação dos selos de segurança
a verificação de documentos

foram digitalizados através de listas de verificação e formulários automáticos na aplicação para o terreno (Field App).

O resultado:

mais segurança
menos erros
melhor cumprimento das regras

5. Monitorização dos custos operacionais

A MileApp disponibiliza módulos para:

Controlo do combustível
Custos de estacionamento e de portagens
Relatórios operacionais

Assim, os dados recolhidos no terreno transformam-se diretamente em informação útil para o controlo de custos.

Resultados

A implementação da MileApp teve um impacto concreto:

Mais de 1,5 milhões de tarefas processadas de forma mais rápida e eficiente
Mais de 777 utilizadores a trabalhar com fluxos de trabalho mais estruturados
180 rotas otimizadas para máxima eficiência
Melhoria significativa da segurança e da conformidade
Maior visibilidade operacional em tempo real
Redução de custos através da otimização de rotas e da monitorização das despesas