Simak! Ini 7 Alasan Sales Order Perlu Diotomatisasi

Salah satu aspek krusial dalam proses bisnis adalah manajemen pesanan penjualan atau sales order. Saat perusahaan tumbuh dan volume penjualan meningkat, tuntutan untuk mengelola pesanan dengan cepat dan akurat akan semakin mendesak. Inilah saatnya untuk mempertimbangkan otomatisasi sales order.

Hal ini karena proses manual dalam mengelola sales order seringkali rentan terhadap kesalahan manusiawi, lambat, dan kurang efisien, sehingga otomatisasi sales order tidak hanya memberikan solusi untuk mengatasi masalah tersebut, tetapi juga membantu meningkatkan keuntungan, mulai dari peningkatan produktivitas hingga peningkatan kepuasan pelanggan. Namun, apa itu sales order sebenarnya dan apa alasan sales order perlu diotomatisasi? Simak ulasan berikut. 

Apa itu Sales Order?

Dilansir dari Pajakku, sales order adalah dokumen yang disiapkan oleh penjual dan diterbitkan kepada pelanggan untuk mengonfirmasi penjualan barang atau jasa yang terlibat dalam transaksi tertentu. Dokumen tersebut berisi rincian tentang penjualan, termasuk kuantitas, kualitas, dan harga setiap barang atau jasa yang dipertukarkan.

Dokumen ini juga mencakup hal-hal seperti tanggal pengiriman, alamat pengiriman, metode pembayaran, dan informasi lain yang relevan dengan syarat dan logistik penjualan itu sendiri. Biasanya, sales order dibuat oleh vendor dan disimpan dalam catatan untuk memungkinkan perusahaan melacak pesanan yang mereka penuhi. Paling sering sales order digunakan oleh produsen, pengecer, grosir, dan pemasok.

Baca juga: 7 Manfaat Sales Tracking System untuk Tim Sales Anda

Alasan Sales Order Perlu Diotomatisasi 

Otomatisasi sales order sangat penting untuk mencapai tugas yang tepat waktu dan bebas kesalahan. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan manusia atau miskomunikasi dalam proses manajemen penjualan. 

Pada tahun 2020, laporan McKinsey & Co mengungkapkan bahwa sepertiga dari semua tugas penjualan dapat diotomatisasi. Hasilnya, kepuasan pelanggan lebih tinggi, peningkatan efisiensi naik sebesar 15 persen, dan penjualan meningkat 10 persen. Hal tersebut dapat terjadi karena alasan ini.

1. Membuat tugas menjadi efisien 

Mengotomatiskan proses sales order akan membebaskan tim penjualan dan membantu operasi penjualan menangani pesanan pelanggan yang masuk dengan mudah. Operasi penjualan yang menggunakan teknologi ini membantu menyederhanakan ekstraksi data dan proses validasi data dari pesanan penjualan yang masuk, apapun sumbernya.

Misalnya, ketika pelanggan mengirimkan pesanan pembelian (PO) dan Anda menerima pemberitahuan email, sistem dapat mengekstrak data dari email (Nomor PO) dan menggunakan informasi tersebut untuk menavigasi, menemukan, dan mengunduh PO dan dokumen terkait.

2. Memiliki daftar data dan menghilangkan risiko

Dengan mengotomatisasikan sales order, Anda dapat secara otomatis mengekstrak data pesanan penjualan dari semua jenis pesanan, termasuk faks elektronik, lampiran email, hingga kertas-kertas pesanan penjualan. 

Apa pun sumbernya, data Anda tidak akan hilang, dan Anda akan dapat menghilangkan kesalahan entri data. Solusi ini dapat menghilangkan setidaknya 70 persen atau lebih entri data/validasi data.

3. Mengurangi biaya keseluruhan

Karena otomatisasi sales order menghilangkan sejumlah besar keterlibatan manusia dalam siklus penjualan, maka Anda juga turut mengurangi biaya proses tertentu, seperti pemenuhan pesanan. Menurut survei APQC terhadap 167 profesional pesanan penjualan, mereka menemukan bahwa proses otomatisasi menghemat biaya. Hal ini juga akan mengurangi waktu siklus pesanan penjualan lebih dari 46 persen.

4. Meningkatkan visibilitas

Sales order yang terotomatisasi juga membantu Anda untuk mendapatkan visibilitas yang lebih baik dan jelas. Karena data pesanan muncul lebih cepat berdasarkan peningkatan dalam ekstraksi dan validasi data, Anda juga memiliki visibilitas lebih cepat dalam prosesnya. 

5. Memberikan pengalaman pelanggan yang unggul

Tanpa terhambat oleh tugas-tugas dari membuat sales order secara manual, tim penjualan dan layanan pelanggan dapat secara aktif mendengarkan, membangun hubungan, dan melakukan aspek strategis tentang apa yang akan membantu pertumbuhan perusahaan dibandingkan dengan stagnan dan hanya berpikir jangka pendek. 

Selain itu, kepuasan pelanggan akan meningkat karena mereka akan mendapatkan status terkini melalui pemberitahuan email lebih cepat dan sering, seiring pesanan mereka melewati proses.

Baca juga: Sales Route Planning: Aplikasi untuk Tingkatkan Produktivitas Tim Sales Anda 

Dengan menerapkan otomatisasi sales order, perusahaan dapat mengoptimalkan proses bisnis mereka untuk mencapai kinerja yang lebih baik dan menjawab tantangan persaingan di era digital. 

Dalam hal ini, MileApp dapat menjadi platfrom yang membut proses sales order tidak lagi menjadi beban yang memakan waktu, melainkan peluang untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi. Melalui integrasi yang mulus dengan berbagai sistem bisnis, MileApp membantu Anda mencapai tingkat otomatisasi yang optimal, membebaskan tim Anda untuk fokus pada strategi pertumbuhan. Sign up MileApp sekarang agar bisnis Anda semakin #GoExtraMile 

Sumber:

• Allstarss.com
• pajakku.com