Field Service Management: Definisi dan Solusi

Di era globalisasi ini, banyak bisnis yang memobilisasi sumber daya ke berbagai wilayah di dunia. Ada armada yang harus dijalankan, peralatan yang akan diangkut, dan anggota tim yang akan ditempatkan di berbagai lokasi kerja. Demi meningkatkan efisiensi dan produktivitas, banyak bisnis menerapkan solusi Field Service Management (FSM).

Apa itu Field Service Management?

Field Service Management (FSM) atau manajemen layanan lapangan membantu perusahaan mengawasi operasi lapangan melalui platform seluler (mobile apps). FSM adalah istilah umum yang digunakan untuk mendefinisikan pengelolaan sumber daya lapangan organisasi, peralatan, dan karyawan.

Beberapa tugas yang terlibat dalam manajemen pelayanan lapangan antara lain:

• Tetap berhubungan dengan pekerja lapangan di tempat.
• Menjadwalkan shift atau pemberian tugas.
• Berbagi riwayat pelanggan dan data pekerjaan dengan pekerja lapangan.
• Mengumpulkan dan menyimpan catatan data lapangan yang jelas.

Manajer layanan lapangan sekarang diharuskan untuk menggunakan kerangka kerja manajemen tenaga kerja yang lebih rinci untuk berkoordinasi dengan pekerja lapangan dan menyimpan catatan secara real-time. Misalnya, harus mengetahui jumlah pekerja di lokasi dan jam berapa setiap pekerja melapor untuk bekerja berdasarkan jadwal shift mereka.

Dalam konteks ini, skill manajemen proyek menjadi krusial. Memiliki software FSM (Field Service Management) yang canggih saja tidak cukup jika manajer layanan lapangan tidak dilengkapi dengan skill project management yang efektif. Ini termasuk kemampuan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengevaluasi proyek dalam berbagai skala. Dengan skill ini, manajer akan lebih mampu mengalokasikan sumber daya dengan tepat, memonitor kemajuan pekerja lapangan secara real-time, dan melakukan penyesuaian cepat bila diperlukan. Oleh karena itu, memperkuat skill manajemen proyek tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memaksimalkan produktivitas tim lapangan.

Layanan lapangan terus berkembang, yang berarti perusahaan harus mengadopsi FSM software yang lebih canggih untuk mengelola sumber daya dan memaksimalkan produktivitas.

Siapa yang menggunakan Field Service Management?

FSM berguna untuk semua tingkat hierarki dan semua jenis departemen, seperti:

• Tim sales, yang mengisi rincian kontrak dan memastikan tindak lanjut dari setiap permintaan dan komentar.
• Dispatcher. Orang yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pembagian tugas kepada tim lapangan.
• Tim teknisi, yang berada di lapangan. Bisa kurir, teknisi, supir, dsb.
• Pemimpin tim/manajemen, yang memantau kemajuan dan kinerja kerja.
• Tim administrasi, yang menerima dan memproses formulir dan laporan.

Industri yang membutuhkan FSM

Berbagai industri yang dapat menggunakan FSM diantaranya adalah:

• Transportasi
• Kurir dan logistik
• Jasa servis: laundry, cleaning service, servis AC, dsb.
• Telekomunikasi
• Bidang hospitality: food and beverages, travel&tourism, dsb.
• Pipa saluran air
• Tenaga listrik
• Konstruksi dan teknik sipil
• Real estate
• Manajemen fasilitis: perawatan gedung
• Keamanan

Setiap bisnis yang gagal untuk beralih dari FSM berbasis kertas (manual) mungkin merasa sangat sulit untuk memenuhi harapan pelanggannya. Dengan mengadopsi Field Service Management yang lebih baik (berbasis SaaS), bisnis Anda dapat menghindari kehilangan dokumen, memperbarui inventaris, meningkatkan komunikasi antara pekerja lapangan dan agen pelanggan, dan menyelesaikan masalah internal dengan cepat.