Field Service Management Adalah: Definisi dan Solusi

Field service management adalah bagian dari pelayanan yang sangat berpengaruh di di era globalisasi ini, banyak bisnis yang memobilisasi sumber daya ke berbagai wilayah di dunia.

Ada armada yang harus dijalankan, peralatan yang akan diangkut, dan anggota tim yang akan ditempatkan di berbagai lokasi kerja. Demi meningkatkan efisiensi dan produktivitas, banyak bisnis menerapkan solusi Field Service Management (FSM).

Field Service Management adalah?

Field Service Management (FSM) atau manajemen layanan lapangan membantu perusahaan mengawasi operasi lapangan melalui platform seluler (mobile apps).

Field service management adalah istilah umum yang digunakan untuk mendefinisikan pengelolaan sumber daya lapangan organisasi, peralatan, dan karyawan.

Beberapa tugas yang terlibat dalam manajemen pelayanan lapangan antara lain:

Tetap berhubungan dengan pekerja lapangan di tempat.
Menjadwalkan shift atau pemberian tugas.
Berbagi riwayat pelanggan dan data pekerjaan dengan pekerja lapangan.
Mengumpulkan dan menyimpan catatan data lapangan yang jelas.

Manajer layanan lapangan sekarang diharuskan untuk menggunakan kerangka kerja manajemen tenaga kerja yang lebih rinci untuk berkoordinasi dengan pekerja lapangan dan menyimpan catatan secara real-time. Misalnya, harus mengetahui jumlah pekerja di lokasi dan jam berapa setiap pekerja melapor untuk bekerja berdasarkan jadwal shift mereka.

Dalam konteks ini, skill manajemen proyek menjadi krusial. Memiliki software FSM (Field Service Management) yang canggih saja tidak cukup jika manajer layanan lapangan tidak dilengkapi dengan skill project management yang efektif. Ini termasuk kemampuan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengevaluasi proyek dalam berbagai skala. Dengan skill ini, manajer akan lebih mampu mengalokasikan sumber daya dengan tepat, memonitor kemajuan pekerja lapangan secara real-time, dan melakukan penyesuaian cepat bila diperlukan. Oleh karena itu, memperkuat skill manajemen proyek tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memaksimalkan produktivitas tim lapangan.

Layanan lapangan terus berkembang, yang berarti perusahaan harus mengadopsi FSM software yang lebih canggih untuk mengelola sumber daya dan memaksimalkan produktivitas.

**Siapa yang menggunakan Field Service Management?**

FSM berguna untuk semua tingkat hierarki dan semua jenis departemen, seperti:

Tim sales, yang mengisi rincian kontrak dan memastikan tindak lanjut dari setiap permintaan dan komentar.
Dispatcher. Orang yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pembagian tugas kepada tim lapangan.
Tim teknisi, yang berada di lapangan. Bisa kurir, teknisi, supir, dsb.
Pemimpin tim/manajemen, yang memantau kemajuan dan kinerja kerja.
Tim administrasi, yang menerima dan memproses formulir dan laporan.

Industri yang membutuhkan Field Service Management adalah

Berbagai industri yang dapat menggunakan FSM diantaranya adalah:

Transportasi
Kurir dan logistik
Jasa servis: laundry, cleaning service, servis AC, dsb.
Telekomunikasi
Bidang hospitality: food and beverages, travel&tourism, dsb.
Pipa saluran air
Tenaga listrik
Konstruksi dan teknik sipil
Real estate
Manajemen fasilitis: perawatan gedung
Keamanan

Manfaat Field Service Management adalah

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Bayangkan kalau semua pekerjaan tim lapangan Anda bisa diatur hanya lewat satu dashboard. Anda nggak perlu lagi menelepon satu per satu, atau mengirim pesan yang nggak jelas statusnya. FSM membantu mengalokasikan tugas secara otomatis, memastikan siapa mengerjakan apa, di mana, dan kapan. Hasilnya? Operasional jadi lebih cepat, rapi, dan hemat waktu.

2. Mempermudah Koordinasi Tim Lapangan

Koordinasi tim lapangan tanpa FSM ibarat mencoba mengatur pawai besar tanpa pengeras suara. Ribet! FSM memungkinkan semua anggota tim tahu tugasnya dengan jelas, bahkan update di lapangan pun langsung bisa dipantau. Tidak ada lagi salah paham yang bikin pekerjaan molor.

3. Mengurangi Human Error

Namanya manusia, pasti ada kalanya salah. Tapi dengan FSM, potensi kesalahan itu bisa ditekan habis-habisan. Misalnya, salah input alamat pelanggan? FSM sudah punya fitur validasi otomatis. Lupa mengerjakan tugas tertentu? Ada reminder otomatis. Semua jadi lebih terkendali.

4. Mempercepat Waktu Respons

Pelanggan sekarang maunya serba cepat, kan? FSM memungkinkan Anda mengatur jadwal dan rute paling efisien sehingga teknisi atau kurir bisa tiba di lokasi lebih cepat. Kepuasan pelanggan pun naik drastis!

Setiap bisnis yang gagal untuk beralih dari FSM berbasis kertas (manual) mungkin merasa sangat sulit untuk memenuhi harapan pelanggannya. Dengan mengadopsi Field Service Management yang lebih baik (berbasis SaaS), bisnis Anda dapat menghindari kehilangan dokumen, memperbarui inventaris, meningkatkan komunikasi antara pekerja lapangan dan agen pelanggan, dan menyelesaikan masalah internal dengan cepat.