Get in touch

By clicking the button below, you're agreeing with our privacy policy.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Mengenal Warehouse Management System untuk Meningkatkan Efisiensi Gudang

Mengenal Warehouse Management System untuk Meningkatkan Efisiensi Gudang

Meningkatkan efisiensi gudang menggunakan sistem manajemen gudang atau warehouse managementsystem adalah salah satu pekerjaan rumah penting bagi para pengusaha.Bisnis tidak hanya tentang menyediakan barang yang dibutuhkan konsumen, tetapi bagaimana mengatur jumlah persediaan barang dan menjaga kualitasnya.Salah satu cara untuk menjaga kualitas dan persediaan barang yang baik adalah dengan pengelolaan gudang yang efektif.Menurut studi yang dimuat pada jurnal Sixth International Conference on Digital Information Processing and Communications (ICD IPC), manajemen gudang yang baik akan mempengaruhi operasional bisnis dan mengurangi banyak pengeluaran.Beberapa masalah yang sering dihadapi dalam hal pergudangan di antaranya adalah:

  • kelebihan stok,
  • stok yang ada busuk atau tidak terpakai, dan
  • stok di gudang terlalu sedikit.

Dengan masalah tersebut, kita pun perlu memahami bagaimana cara meningkatkan efisien gudang dengan warehouse management system yang baik.Yuk, ikuti tips di bawah ini!

Mengenal Warehouse Management System

[caption id="attachment_4126" align="aligncenter" width="700"]

warehouse management system

ilustrasi warehouse management system (sumber: Freepik.com/macrovector)[/caption]Warehouse Management System (WMS) adalah perangkat lunak yang digunakan dalam industri manufaktur dan retail untuk melacak barang yang datang dan pergi di gudang.Sistem ini akan sangat membantu semua sistem pergudangan.Tujuan digunakannya WMS adalah untuk mengoptimasi semua pekerjaan yang berada di gudang.Jadi, ketika ada pesanan yang masuk, kita bisa langsung mengecek apakah barangnya tersedia atau tidak, tanpa harus meminta karyawan mengecek satu per satu.Selain itu, WMS juga tidak hanya dapat melacak barang yang datang dan pergi, tetapi juga membuat sistem mengenai bagaimana pegawai mengambil produk di gudang dan pengemasannya.Singkatnya, semua proses pergudangan, mulai dari barang yang masuk, peletakkan, pengemasan, hingga mengirimnya kembali keluar gudang, sudah terlacak dengan jelas dalam sistem.Baca Juga: 5 KPI Gudang yang perlu Anda Ukur

Manfaat Implementasi WMS

[caption id="attachment_4129" align="aligncenter" width="700"]

manfaat wms

Ilustrasi manfaat warehouse management system (sumber: Freepik.com/Lifestylememory)[/caption]Seperti yang telah dibahas sebelumnya, secara umum, WMS akan mengoptimasi sejumlah pekerjaan di gudang.Implementasi WMS dalam sebuah bisnis akan berdampak positif seperti beberapa hal berikut ini.

1. Menghindari Kesalahan Pengiriman Pesanan

Dengan adanya WMS, kita mendapat data lengkap mengenai jenis, jumlah, dan lokasi barang di gudang.Ketika pesanan datang, kita tinggal mengambil berdasarkan keterangan yang ada di software, lalu langsung mengemasnya.Lain halnya jika kita melakukan semua pekerjaan tersebut secara manual. Pasti kita akan menemukan beberapa kasus mengenai kesalahan pengemasan atau pengiriman barang.

2. Mempercepat Pengerjaan Pesanan

Sistem ini juga akan membantu kita dalam memenuhi permintaan konsumen karena data sudah terintegrasi dalam software.Labeling dan pelacakan barang menggunakan barcode/RFID sehingga bisa dilacak secara real time.Dengan kecepatan yang tinggi pula, kita bisa mengetahui barang apa saja yang terjual dengan baik dan mana yang tidak secara real time.Lalu, saat barang pergi, kita juga langsung mengetahui berapa banyak tambahan barang yang bisa ditampung saat itu.Hal ini akan membuat fungsi gudang jadi lebih efisien.

3. Memastikan Keamanan Barang

Dengan sistem tata kelola gudang yang baik, kita bisa melacak bahan mentah yang datang dan memastikan ditempatkan pada tempat yang aman.Lalu, saat hendak dikeluarkan dari gudang, kita juga dapat melacak, siapa yang bertanggung jawab dan apa tujuan dari barang tersebut dikeluarkan.

4. Penghematan Biaya

Dalam banyak hal, WMS dapat membuat pengusaha menghemat pengeluaran.Contohnya, karena WMS melacak kondisi gudang secara real time, kita bisa tahu berapa ruang sisa tersedia di gudang.Apabila tidak membutuhkan ruang tambahan, kita bisa mengoptimalkan ruang yang ada dan tidak perlu menyewa ruang tambahan lagi.Lalu, biaya untuk ganti rugi dan perbaikan barang juga akan berkurang karena kita bisa memantau kondisi barang di setiap sudut gudang secara real time.

5. Mempercepat Proses Pengiriman Barang

WMS juga bermanfaat untuk mempercepat proses pengiriman barang, lo!Soalnya, dengan WMS, kita bisa mengatur penempatan barang, pengambilan barang, proses pengemasan, pengiriman, hingga rute yang dilalui oleh barang tersebut.Dengan rapinya alur pekerjaan, barang pun akan lebih cepat diterima oleh konsumen.

6. Layout Gudang Sesuai Keinginan dan Kebutuhan

Dengan adanya WMS, pekerjaan kita dalam mengatur tata letak barang di gudang jadi lebih mudah.Kita bisa memasukkan sistem yang kita rancang ke dalam WMS.Dengan begitu, karyawan tinggal mengikuti sistem yang telah dirancang.Hal ini menghindari kasus kelebihan persediaan di gudang.

7. Tidak Ada Dokumen Fisik

Tentu terbayang merepotkannya, 'kan, jika untuk mengurusi sistem pergudangan saja diperlukan laporan fisik yang sangat banyak?Selain tidak ramah lingkungan, pendokumentasian jadi cukup merepotkan, dan tidak efektif.Nah, kalau semua dokumentasi pergudangan berada dalam software, kita tidak perlu repot berurusan dengan puluhan lembar dokumen.Baca Juga: Kemudahan Kustomisasi WMS MileApp Perkuat Performa Manajemen Gudang Mitsubishi (MKM)

Fitur Warehouse Management System

[caption id="attachment_4131" align="aligncenter" width="700"]

fitur wms

Fitur dalam WMS (sumber: Freepik.com)[/caption]Melansir Tycoon Story, berikut adalah beberapa fitur yang bisa kita manfaatkan dalam WMS

1. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Bayangkan jika kita harus menerima dan mengecek barang secara manual, tentu akan membutuhkan waktu dan biaya yang banyak, 'kan?Nah, dengan adanya WMS, proses penerimaan dan pemeriksaan barang sebelum masuk gudang, akan lebih cepat dan efisien.Setelah itu, kita bisa mengatur peletakkan barang sesuai merek, berat, atau metrik lainnya yang digunakan.

2. Pelacakan Ketersediaan Barang yang Ada di Gudang

Salah satu fitur paling penting dalam WMS adalah pelacakan ketersediaan barang yang ada di gudang.Tidak hanya sekedar melacak jumlahnya, tetapi juga melacak kapan barang datang dan pergi serta letaknya.Hal ini membuat kita lebih mudah menganalisis jumlah permintaan dan permintaan akan produk kita.Fitur satu ini juga sangat membantu mencegah terjadinya kehabisan atau kelebihan pasokan di gudang.

3. Pengelolaan Penyimpanan Barang

Seperti yang disebut sebelumnya, setelah menerima barang, kita bisa menempatkannya sesuai aturan yang kita buat.Entah itu dikelompokkan berdasarkan ukuran, fungsi, berat, atau metrik lainnya.Dengan WMS, memungkinkan kita mengelompokkan barang yang masuk gudang secara lebih mudah.

4. Penjadwalan dan Pemenuhan Pesanan

Dengan metode tradisional, kita pasti akan menemukan kesulitan dalam menanggapi pesanan dan menjadwalkan pengiriman barang.Nah, masalah seperti ini tidak akan terjadi jika kita dibantu oleh perangkat lunak WMS.Penggunaan WMS yang tepat juga akan memudahkan dalam memilih produk yang keluar berdasarkan aturan First In First Out (FIFO) atau Last In First Out (LIFO).Ini merupakan solusi yang tidak hanya cepat, tetapi juga menghemat biaya, dan menghindari kesalahan jika dikerjakan secara manual.

5. Pembuatan Laporan dan Analisis

Supaya bisnis lebih efisien kedepannya, tentu diperlukan analisis berdasarkan laporan yang komprehensif.Nah, disinilah salah satu peran WMS dalam hal penentuan strategi bisnis.WMS menyajikan data yang akurat dan komprehensif berdasarkan operasi yang terjadi di dalam gudang.Manajer bagian gudang dapat menggunakan data tersebut untuk menganalisis performa bisnis dan juga merekomendasikan aksi yang harus dilakukan kedepannya.Baca Juga: Tips Logistik: Memilih Gudang Pusat Distribusi

Langkah-Langkah dan Implementasi WMS

[caption id="attachment_4132" align="aligncenter" width="700"]

langkah implementasi warehouse management system

Langkah Implementasi WMS (sumber: Freepik.com)[/caption]Anda juga pasti bertanya-tanya, bagaimana cara mengaplikasikan sistem WMS?Nah, berikut adalah langkah-langkah penerapan WMS yang harus Anda perhatikan.

1. Analisis Kebutuhan Bisnis dan Evaluasi Proses Gudang

Sebelum bekerja sama dengan vendor WMS, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menganalisis kebutuhan bisnis terlebih dulu.Kita harus memastikan semua sistem, dalam hal ini WMS, sejalan dengan tujuan bisnis.Lalu, kita juga harus mengevaluasi permasalahan yang terjadi di gudang dan menganalisis apakah WMS dapat menyelesaikan masalah tersebut atau tidak.

2. Pemilihan Vendor WMS

Setelah melakukan analisis, tentu kita mengetahui, apakah kita membutuhkan WMS atau tidak.Nah, jika membutuhkan WMS, kita harus memastikan diri untuk memilih vendor terbaik.Ada beberapa langkah yang harus kita lakukan untuk memilih vendor, di antaranya adalah sebagai berikut:

  • Mengkalkulasikan return of investment (ROI). Ingat, penggunaan WMS adalah untuk efisiensi bisnis, bukan menjadi beban tambahan!
  • Tentukan sistem pemilihan vendor, apakah dengan tender atau pemilihan secara langsung
  • Dapatkan informasi secara menyeluruh dari calon vendor
  • Buat daftar kandidat vendor yang dianggap memenuhi syarat
  • Buat keputusan

3. Integrasi WMS

Mengintegrasikan WMS dengan sistem lainnya yang sudah ada memang cukup menantang.Kita harus memastikan aliran data berjalan dengan mulus dan efisien tanpa gangguan sedikitpun.Menurut studi yang dimuat International Journal of Logistics Systems and Management, berikut adalah beberapa hal yang harus diintegrasikan WMS dengan sistem yang kita miliki:

  • Application Programming Interface (API) untuk mengotomasi interaksi dengan klien dan mitra
  • Sistem manajemen transportasi agar proses penerimaan dan pengiriman barang berjalan baik
  • Electronic Data Interchange (EDI) untuk memastikan kelancaran pertukaran informasi pada sebuah transaksi bisnis
  • Penyelarasan antara WMS dengan data lainnya, semisal mode komunikasi, sistem keamanan, panduan operasional, jumlah barang, dan format fail EDI

4. Pelatihan dan Penyebaran Sistem ke Seluruh Tim Gudang

Jika kita menerapkan sistem yang baru, tentu tidak semua karyawan dapat langsung memahaminya.Maka dari itu, diperlukan adanya pelatihan sebagai proses adaptasi terhadap sistem WMS yang baru.Berikut adalah beberapa langkah yang harus diterapkan dalam melatih karyawan beradaptasi dengan sistem yang baru:

  • Pastikan sistem pergudangan sudah terintegrasi dengan WMS
  • Memisahkan karyawan berdasarkan tanggung jawab, sehingga mereka akan fokus mempelajari hal yang berhubungan dengan pekerjaannya
  • Dorong karyawan agar tidak malu bertanya ketika tidak mengerti saat pelatihan
  • Instruktur harus menjelaskan dengan contoh agar karyawan lebih memahami sistem WMS
  • Tunjuk satu karyawan yang tampak paling memahami untuk menjadi pemimpinnya. Anda dapat menugaskan karyawan tersebut menjadi "guru" bagi karyawan lain ketika ada kendala saat sistem sudah dipraktikkan di lapangan

5. Evaluasi dan Pengoptimalan Kinerja WMS

Salah satu hal penting yang harus dilakukan setelah WMS beroperasi adalah evaluasi.Tujuan dari evaluasi adalah memastikan penggunaan software membuat pekerjaan menjadi efisien dan karyawan memahami seluruh sistem.Pasalnya, pada periode awal WMS diterapkan, kemungkinan ada karyawan yang masih belum memahami sistem WMS. Jadi, kita harus memastikan bahwa sistem dapat berjalan dengan baik.Lalu, ketika ada sistem yang tidak berjalan sebagaimana seharusnya, segera lakukan evaluasi. Selain mengevaluasi karyawan, kita juga harus mengevaluasi sistem WMS-nya.Dengan begitu, kita tahu, apakah vendor WMS terpilih memang efektif untuk operasional perusahaan atau tidak. Jika sistem tidak bagus, kita tidak perlu memperpanjang kerjasama saat kontrak selesai. Selanjutnya, kita bisa mencari vendor yang baru.]Baca Juga: 4 Tipe Warehouse Management System (WMS) Paling PopulerItulah seluk-beluk mengenai warehouse management system yang dapat meningkatkan efisiensi gudang dan mengurangi pengeluaran dalam bisnis.Buat Anda yang ingin tata kelola logistik jadi lebih efisien, daftar MileApp sekarang juga!Sumber:

  • Atef H. Harb, Abdallah Kassem, Marie Anne Chartouni, dan Lina Bou Chaaya. (2016). Effects of Warehouse Management and engineering system on cost reduction and operations improvement. Sixth International Conference on Digital Information Processing and Communications (ICD IPC)
  • Forbes.com
  • IndonesiaLogistik.com
  • TycoonStory.com
  • Inboundlogistics.com
  • Natesan Andiyappillai dan Dr.T.Prakash. (2019). Implementing Warehouse Management Systems (WMS) in Logistics: A Case Study. International Journal of Logistics Systems and Management 2(1):12-23
  • Tadviser.com