Faktor yang Menyebabkan Human Error dalam Distribusi

Bayangkan skenario ini: sebuah perusahaan ritel besar kehilangan kepercayaan pelanggan akibat keterlambatan delivery. Gudang penyimpanan dipenuhi barang yang salah kirim, menyebabkan kerugian finansial yang signifikan.

Kecelakaan kerja sering terjadi di area logistik, menimbulkan biaya kompensasi dan gangguan operasional. Semua mimpi buruk ini berakar pada satu masalah yang sering diabaikan, yaitu human error. 

Dalam era persaingan bisnis yang ketat, efisiensi sistem distribusi menjadi penentu keberhasilan perusahaan. Namun, potensi maksimal sistem distribusi sering terhambat oleh faktor kesalahan manusia.

Di artikel ini dibahas tuntas alasan terjadinya human error dalam sistem distribusi, dampaknya terhadap efisiensi dan biaya operasional, serta strategi pencegahan yang efektif, termasuk peran penting MileApp.

Baca juga: 10 Cara Mengelola Persediaan Produk FMCG yang Musiman

Faktor-faktor Penyebab Human Error dalam Sistem Distribusi

Proses yang Kompleks

• Sistem distribusi modern melibatkan jaringan yang kompleks. Jaringan ini dimulai dari pemasok, gudang, transportasi, hingga pelanggan. Kompleksitas jaringan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan, terutama jika prosedur tidak terdokumentasi dengan baik atau kurang dipahami masing-masing pihak.
• Proses yang panjang dan melibatkan banyak pihak meningkatkan kemungkinan miskomunikasi dan kesalahan koordinasi. Birokrasi yang memakan waktu juga rentan terhadap kekeliruan sehingga human error kerap terjadi.

Tekanan dan Beban Kerja untuk Karyawan

• Tuntutan kecepatan dan efisiensi sering kali menciptakan tekanan tinggi bagi karyawan. Beban kerja yang berlebihan dan tenggat waktu yang ketat dapat menyebabkan kelelahan, stres, dan penurunan konsentrasi, yang meningkatkan risiko kesalahan.
• Kurangnya sumber daya manusia atau distribusi beban kerja yang tidak merata dapat memperburuk kondisi ini.

Kurangnya Pelatihan dan Kompetensi

• Karyawan yang tidak terlatih dengan baik atau tidak memiliki kompetensi yang sesuai lebih rentan melakukan kesalahan. Pelatihan yang tidak memadai mengenai prosedur, teknologi, atau sistem yang digunakan dapat menyebabkan kesalahpahaman dan kesalahan operasional.
• Perubahan teknologi yang cepat juga menuntut perusahaan untuk secara berkelanjutan melatih karyawan agar tetap kompeten. Namun di sisi lain, tidak semua bisnis juga berpeluang mengadaptasi teknologi secara utuh untuk meningkatkan kompetensi.

Sistem dan Teknologi yang Kurang Optimal

• Sistem dan teknologi yang rumit, tidak intuitif, atau tidak terintegrasi dengan baik dapat menyulitkan karyawan dalam menjalankan tugas mereka. Antarmuka pengguna yang buruk, data yang tidak akurat, atau kegagalan sistem dapat menyebabkan kesalahan input atau pengambilan keputusan yang salah.
• Ketergantungan pada sistem manual atau penggunaan teknologi yang sudah usang juga dapat meningkatkan risiko kesalahan.

Lingkungan dan Kondisi Kerja

• Kondisi kerja yang tidak nyaman, seperti suhu ekstrem, kebisingan, atau pencahayaan yang buruk, dapat mengganggu konsentrasi dan meningkatkan risiko kesalahan. Selain itu, faktor lingkungan seperti tata letak gudang yang tidak efisien atau kurangnya alat keselamatan dapat menyebabkan kecelakaan kerja.
• Faktor psikologis seperti moral kerja yang rendah atau kurangnya motivasi juga berperan.

Baca juga: Distributor Adalah: Pengertian, Tugas, dan Jenisnya

Dampak Human Error terhadap Efisiensi dan Biaya Operasional

Human error dalam sistem distribusi dapat memberikan dampak yang merugikan bagi efisiensi dan biaya operasional perusahaan. Kesalahan dalam proses distribusi, seperti keterlambatan pengiriman, kesalahan pengiriman, atau kehilangan barang, dapat mengganggu aliran barang, mengurangi kecepatan pemenuhan pesanan, dan pada akhirnya menurunkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Kesalahan-kesalahan tersebut juga dapat mengakibatkan pengerjaan ulang yang tidak perlu, mengurangi efektivitas dan sumber daya berharga perusahaan.

Selain itu, human error dapat menyebabkan peningkatan biaya operasional yang signifikan. Biaya-biaya tersebut meliputi biaya pengiriman ulang, biaya penggantian barang yang hilang atau rusak, biaya penanganan keluhan pelanggan yang tidak puas, dan bahkan biaya hukum jika terjadi sengketa. Lebih jauh lagi, kesalahan dalam pengelolaan inventaris dapat menyebabkan pemborosan, biaya penyimpanan tambahan, dan penurunan produktivitas.

Dampak negatif human error tidak hanya terbatas pada aspek operasional dan finansial. Kesalahan distribusi dapat menyebabkan ulasan yang buruk, sehingga merusak reputasi perusahaan dan menyebabkan kehilangan pelanggan. Pelanggan yang kecewa cenderung beralih ke pesaing yang menawarkan layanan yang lebih andal dan bebas masalah.

Human error juga dapat menimbulkan risiko kecelakaan dan cedera kerja. Kesalahan dalam penanganan barang atau penggunaan peralatan dapat menyebabkan kecelakaan yang merugikan karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan biaya kompensasi pekerja, biaya perawatan medis, dan gangguan operasional akibat hilangnya tenaga kerja.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kecepatan Pengiriman Kecepatan Pengiriman Bisnis Retail Anda

Strategi Pencegahan Human Error yang Efektif

Untuk meminimalisir dampak negatif human error, perusahaan perlu menerapkan strategi pencegahan yang komprehensif. Standarisasi prosedur dan proses menjadi langkah awal yang krusial. Penggunaan diagram alur dan daftar periksa dapat memandu karyawan dalam menjalankan tugas mereka secara akurat.

Pelatihan dan pengembangan karyawan juga memegang peranan penting. Berikan pelatihan yang komprehensif dan berkelanjutan kepada karyawan mengenai prosedur, teknologi, dan sistem yang digunakan dalam operasional distribusi. Pastikan bahwa setiap karyawan memiliki kompetensi yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

Implementasi sistem dan teknologi yang tepat menjadi faktor kunci dalam mencegah human error. Pilih sistem dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan, mudah digunakan, dan terintegrasi dengan baik. Tugas-tugas rutin manual dan berulang dapat difasilitasi dengan sistem automatisasi untuk mengurangi keterlibatan manusia dan meminimalisir risiko kesalahan.

Penciptaan lingkungan kerja yang kondusif juga berkontribusi pada pencegahan human error. Pastikan bahwa lingkungan kerja nyaman, aman, dan ergonomis. Selain itu, penting untuk mempromosikan budaya keselamatan dan kualitas di lingkungan kerja. Berikan umpan balik yang konstruktif dan penghargaan kepada karyawan yang menunjukkan kinerja yang baik dan komitmen terhadap keselamatan.

Lakukan evaluasi dan perbaikan yang berkelanjutan. Audit dan evaluasi secara berkala setiap proses untuk mengidentifikasi potensi human error dan area perbaikan dalam sistem distribusi. Gunakan data dan umpan balik dari karyawan untuk terus meningkatkan sistem dan proses, sehingga perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi dan keandalan yang optimal.

Baca juga: Mengurangi Failed Delivery dalam Distribusi FMCG dengan MileApp

Peran MileApp dalam Mengatasi Human Error

Dalam upaya meminimalisir Human error, teknologi berperan sangat penting. MileApp hadir sebagai solusi terdepan dalam optimalisasi sistem distribusi, dengan fitur-fitur yang dirancang khusus untuk mengurangi potensi kesalahan manusia:

• Digitalisasi Proses
  • MileApp menghilangkan ketergantungan pada proses manual dengan mendigitalisasi alur kerja, mengurangi risiko kesalahan input data dan miskomunikasi.
• Visibilitas dan Kontrol
  • Dengan pelacakan real-time dan dasbor analitik, MileApp memberikan visibilitas penuh atas operasi distribusi, memungkinkan deteksi dini dan koreksi cepat terhadap potensi kesalahan.
• Otomatisasi Tugas
  • MileApp mengotomatiskan tugas-tugas rutin seperti penjadwalan pengiriman dan pembuatan laporan, membebaskan karyawan dari beban kerja berulang yang rentan kesalahan.
• Komunikasi Terpusat
  • Fitur komunikasi terpusat MileApp memfasilitasi koordinasi yang lancar antar tim, mengurangi risiko miskomunikasi dan kesalahan informasi.
• Analisis Data Mendalam
  • MileApp menyediakan laporan dan analisis yang lengkap yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi pola kesalahan, sehingga dapat mengambil tindakan perbaikan yang tepat.

Dengan mengadopsi MileApp, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi risiko human error, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperkuat daya saing di pasar. Uji coba gratis di sini sekarang.