Bagaimana metodologi Six Sigma yang terkenal ini dapat diterapkan ke berbagai jenis bisnis? Apakah metode ini bisa membantu perusahaan mencapai keunggulan operasional? Jawabannya tentu saja, “Bisa!” Tapi implementasinya membutuhkan bukan hanya sekedar teori, namun juga dengan perbaikan yang berkelanjutan.
Six Sigma merupakan sebuah metode yang fleksibel, artinya dapat diterapkan di berbagai bidang bisnis. Sejak kehadirannya pada tahun 1986, metode Six Sigma terbukti dapat meningkatkan operasional bisnis di berbagai skala. Metode ini juga dapat dijadikan sebagai dasar untuk membimbing perusahaan mencapai tujuan dan target perbaikan proses tertentu. Untuk lebih memahami teori dan praktiknya, mari simak penjelasan berikut ini
Baca juga: Mengenal Metode Kaizen untuk Perbaikan Proses Supply Chain
Six Sigma dapat diartikan sebagai suatu pendekatan yang diterapkan untuk manajemen kualitas bisnis dengan tujuan meningkatkan performa bisnis hingga ke titik yang optimal. Pendekatan ini dilakukan dan didasari oleh data, kemudian untuk implementasinya dapat dimulai dari manufaktur, produk, hingga ke layanan.
Sebagai catatan, pendekatan ini pertama kali diperkenalkan oleh Bill Smith dari perusahaan Motorola. Six Sigma sendiri berarti “enam sigma” dengan Sigma (σ) sebagai huruf yang berasal dari alfabet Yunani. Simbol huruf ini memiliki arti yang mendefinisikan “standar deviasi” dari suatu populasi. Ini berarti bahwa jika suatu proses memiliki enam Sigma, tiga di atas dan tiga di bawah rata-rata maka proses tersebut memiliki peluang tingkat deviasi yang rendah.
Dengan pengertian tersebut, Six Sigma dapat diaplikasikan ke berbagai bisnis. Ini berarti Six Sigma berguna untuk meningkatkan efisiensi struktur bisnis dan kualitas proses, meningkatkan profitabilitas bisnis, dan membangun sistem manajemen untuk mengidentifikasi deviasi dan menghilangkannya. Alhasil akan memangkas biaya dan waktu operasional karena deviasi dan proses-proses yang tidak efisien sudah tidak ada lagi.
Metode Six Sigma terdiri dari beberapa tahapan yang dikenal sebagai Define, Measure, Analyze, Improve, Control (DMAIC). DMAIC secara definisi digambarkan sebagai metode berbasis data yang digunakan untuk meningkatkan produk atau layanan yang ada demi kepuasan pelanggan yang lebih baik.
Define (Tentukan)
Langkah pertama adalah tentukan tujuan dari penggunaan metode Six Sigma. Anda perlu melakukan identifikasi masalah apa saja yang ingin diselesaikan dengan prioritas utama dari sudut pandang pelanggan. Selanjutnya, petakan biaya yang dibutuhkan dan manfaat yang didapatkan setelah permasalahan selesai.
Measure (Ukur)
Setelah selesai menentukan tujuan maka tahap selanjutnya adalah melakukan pengukuran terhadap permasalahan yang telah didefinisikan untuk diselesaikan. Disini Anda dapat membuat metriks untuk dapat mengukur seberapa baik performa perusahaan dan mendapatkan petunjuk apa dan dimana masalah yang sedang terjadi. Gunakanlah alat bantu dalam tahap ini seperti grafik, diagram, dan jenis alat ukur lainnya.
Analyze (Analisis)
Tahap ini berfungsi untuk menganalisis sistem dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan kesenjangan antara kinerja sistem saat ini dengan tujuan yang diinginkan.
Jadi, Anda harus menemukan solusi dari permasalahan-permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Lebih baik lagi jika Anda menggunakan alat statistik untuk menerjemahkan hasil analisis dan melakukan validasi kesimpulan berdasarkan data yang lebih akurat.
Improve (Tingkatkan)
Hal yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan perbaikan untuk meningkatkan kualitas proses bisnis. Beberapa cara yang dilakukan misalnya pengujian dari solusi yang sudah dibuat. Kemudian, lakukanlah evaluasi untuk melihat bagaimana perubahan dalam satu variabel berdampak pada variabel lainnya. Alhasil, Anda dapat membuat rencana yang lebih sempurna lagi untuk permasalah yang dihadapi.
Control (Kontrol)
Tahap terakhir adalah menentukan bahwa tujuan kinerja yang diidentifikasi pada fase sebelumnya dapat diimplementasikan dengan baik dan dapat dilakukan secara berkelanjutan. Disinilah Anda harus menetapkan standarisasi dan melakukan kontrol untuk mempertahankan kualitas proses yang telah diperbaiki atau ditingkatkan.
Meskipun metodenya sederhana, tetapi Six Sigma berdampak krusial kepada perusahaan. Oleh karena itu untuk dapat menerapkan Six Sigma dengan optimal maka perlu mengacu pada prinsip berikut.
Fokus utama adalah pelanggan
Pada fokus ini, tujuan utama dari setiap perubahan yang ingin Anda terapkan adalah memberikan manfaat semaksimal mungkin untuk pelanggan. Oleh karena itu penting untuk menetapkan standar kualitas yang jelas sejak awal yang sesuai dengan permintaan pelanggan atau pasar.
Identifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah dapat diawali dengan mengumpulkan data yang menunjukkan di mana letak masalah secara spesifik. Pastikan apakah data yang dikumpulkan dalam membantu mencapai tujuan, apakah data perlu disempurnakan atau tidak.
Identifikasi proses yang kurang efisien
Setelah mengidentifikasi masalah maka saatnya mencari cara untuk mengurangi terjadinya kesalahan/deviasi dalam proses bisnis. Terlebih lagi jika proses bisnis yang dimiliki panjang dan rumit maka ruang untuk kesalahan akan semakin besar. Oleh karena itu, Anda harus memangkas fungsi dan proses yang tidak efisien bagi bisnis.
Komunikasi dan kolaborasi dengan tim
Implementasi dari Six Sigma dapat menyebabkan perubahan yang signifikan untuk seluruh proses bisnis. Jadi, Anda perlu mengomunikasikan dengan keseluruhan tim mengenai rencana untuk mengimplementasikan metode Six Sigma. Hal ini penting untuk mengurangi risiko kegagalan bisnis dan memastikan bahwa seluruh proses berjalan dengan lancar.
Bersikap terbuka dan responsif pada perubahan
Inti dari Six Sigma adalah transformasi dan perubahan bisnis. Oleh karena itu, sebuah proses atau fungsi yang diidentifikasi sebagai salah atau tidak efisien harus disempurnakan atau dihilangkan.
Sebagai pemimpin, Anda harus mendorong tim untuk terlibat sehingga tumbuh rasa kepemilikan dan dapat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi. Jadi, penting untuk merancang metode implementasi Six Sigma dengan seksama sehingga proses adopsi terhadap perubahan dapat berlangsung dengan lebih responsif.
Six Sigma adalah sebuah perjalanan untuk mencapai transformasi perusahaan agar menjadi lebih baik lagi. Jika Anda berniat untuk menggunakan metode Six Sigma maka pastikan Anda melakukannya dengan konsisten dan selalu berorientasi kepada upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis.
Baca juga: Kenali 10 Prinsip Panduan Metode Shingo untuk Bisnis Anda