Sebagai seorang pebisnis, penting bagi Anda untuk memahami tentang sistem manajemen pergudangan atau yang lebih dikenal dengan istilah Warehouse Management System (WMS). Sistem bisa Anda gunakan untuk proses pencatatan barang masuk atau keluar yang lebih baik. Untuk praktiknya, yuk simak penjelasan proses standar WMS berikut ini.
Warehouse management system merupakan sistem yang memantau dan mengontrol proses operasional pergudangan. Sistem ini dirancang untuk membantu Anda dalam mengontrol dan memantau proses supply chain seperti pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan. Dari segi fitur, WMS sudah dilengkapi dengan barcode scanner, email, dan teknologi canggih lainnya.
Tujuan utama dari penggunaan WMS ini adalah automasi proses operasional pergudangan sehingga minim terjadi kesalahan (human error), meningkatkan efisiensi waktu dalam memasukan data serta analisa data pergudangan yang lebih akurat. Setelah mengetahui pengertian dan fungsi WMS, maka akan lebih mudah untuk mengetahui proses standar pada gudang dan bagaimana cara menangani jika timbul masalah.
Berikut beberapa proses standar pada warehouse management system:
Proses ini berfokus pada gudang pertama dan merupakan salah satu proses yang paling penting. Dalam membentuk proses penerimaan yang baik, gudang harus dapat melakukan pemeriksaan ulang saat menerima produk.
Produk tersebut harus dalam jumlah, kondisi, dan waktu yang tepat. Jika terjadi kesalahan dalam proses ini, maka dampaknya akan mempengaruhi kegiatan atau operasi berikutnya dalam proses supply chain.
Penerimaan juga berarti memindahkan tanggung jawab atas barang ke pihak gudang. Karena itu, pihak gudang memiliki tugas untuk menjaga kondisi barang sampai nanti barang tersebut akan dikirim ke proses berikutnya.
Proses kedua merupakan proses perpindahan barang dari dermaga penerima ke lokasi penyimpanan gudang. Hal yang harus diperhatikan yakni saat menempatkan barang di lokasi, pilihlah tempat yang paling ideal sehingga tidak mengganggu produktivitas operasional gudang.
Menyimpan barang dengan benar dan di lokasi yang tepat dapat menghemat waktu pemrosesan barang, ketersediaan ruang gudang yang lebih transparan, keamanan lebih terjaga, dan barang lebih mudah untuk dilacak dan ditemukan.
Pada proses ini, pihak gudang mengumpulkan produk sesuai dengan pesanan dari pelanggan. Tidak hanya proses picking penting, namun proses ini juga menghabiskan biaya yang paling besar (mencakup hingga 55% dari total biaya operasional). Dengan proses yang optimal, maka Anda bisa menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi penyimpanan di gudang.
Dari sisi pengelolaan, proses ini juga memakan waktu dan resource yang banyak jika tidak menggunakan sistem pengelolaan yang tepat. Karena itu dibutuhkan WMS untuk memastikan kesesuaian data dengan stok barang yang aktual dan juga peran pihak gudang untuk menghitung keseluruhan barang secara teliti.
Meskipun proses ini terkesan mudah, tetapi proses pengemasan ini tetap perlu pengawasan penuh. Pada tahap ini, pihak gudang menggabungkan barang-barang sesuai pesanan dan mempersiapkannya untuk dikirim ke pelanggan.
Salah satu hal yang penting dalam proses packing ini adalah memastikan bahwa barang yang dikirim dalam kondisi baik (tidak rusak atau cacat). Cara pengemasan juga perlu diperhatikan agar menjaga berat barang tetap ringan sehingga efisiensi biaya pengiriman dapat lebih dijaga.
Dispatching merupakan proses akhir pada gudang dan awal dari perjalanan barang sampai ke konsumen. Proses ini dapat berjalan lebih efektif dan efisien jika pesanan sudah disortir, diatur muatannya, dikirim ke pelanggan dengan rute terbaik, dan aman sampai ke tangan pelanggan.
Dibutuhkan presisi untuk memastikan barang-barang dapat terkirim tepat waktu. Karena jika barang yang siap terlalu cepat dan jauh dari waktu perkiraan pengambilan kurir dapat mengganggu sistem Anda dengan penumpukan barang. Jika terlalu lambat, maka dapat terjadi delay pada pengiriman pesanan.
Selanjutnya, proses pengembalian mungkin dapat bisa dikatakan sebagai proses yang paling dihindari oleh kebanyakan bisnis. Hal itu karena dalam proses ini butuh banyak waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang cukup rumit. Apalagi ditambah dengan tren belanja online yang kian meningkat, pebisnis harus memiliki berbagai macam solusi di setiap skenario.
Salah satu mitigasinya yakni dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas, sehingga karyawan dapat memproses retur dari pelanggan secara efisien dan efektif.
Semua proses ini dapat dengan mudah Anda kelola menggunakan warehouse management system. Dengan automasi proses menggunakan WMS, pengelolaan stok barang yang ada di dalam gudang menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Apakah Anda tertarik untuk menerapkan sistem WMS ini? Daftar MileApp sekarang juga disini.