Order Fulfillment: Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Order fulfillment merupakan cara perusahaan dalam melakukan penempatan sales order yang disusun berdasarkan spesifikasi dari setiap pelanggan.

Pelanggan tentunya mempunyai ekspektasi sendiri terhadap produk atau jasa yang diinginkan. “Order fulfillment” yang efisien menjadi kunci penting brand perusahaan Anda, profit yang diraih, serta berperan dalam kemampuan perusahaan mempertahankan pelanggan.

Pengertian “Order Fulfillment”

“Order fulfillment” berarti urutan menerima dan memproses pesanan untuk didistribusikan ke pelanggan. Dengan kata lain, “order fulfillment” adalah memenuhi pesanan penjualan sesuai spesifikasi yang diinginkan pelanggan. Hal ini juga termasuk mengirimkan barang sesuai janji kepada pelanggan. 

Baca juga: 10 Jenis Layanan Logistik yang Perlu Anda Ketahui

Cara Kerja “Order Fulfillment”

Perusahaan menghasilkan uang dengan menjual barang, produk, dan layanan kepada bisnis atau langsung kepada konsumen. Pemenuhan pesanan adalah cara perusahaan menyelesaikan penjualan dan merupakan inti dari setiap bisnis. Agar aktivitas ini berhasil, diperlukan urutan yang benar untuk menyelesaikannya.

1. Penerimaan Pesanan

Proses “Order fulfillment” biasanya ada di satu tempat distribusi atau warehouse, namun tidak menutup kemungkinan juga melibatkan manajemen inventori, manajemen supply chain, departemen quality control, hingga customer support yang memproses kesalahan pesanan, penukaran pesanan, dan refund.

Saat pelanggan melakukan pesanan, data pesanan tersbeut dicatat dan masuk ke sistem perusahaan. Sistem ini ada di e-commerce, OMS (Order Management System), atau kombinasi dari keduanya. Sistem yang terintegrasi memungkinkan informasi pesanan untuk secara otomatis ditransfer ke berbagai departemen yang terlibat dalam proses fulfillment, seperti gudang, akuntansi, dan customer service. Setelah pesanan masuk, sistem akan memverifikasi ketersediaan produk, harga, dan informasi pengiriman.

2. Pemrosesan Pesanan

Setelah melewati verifikasi, selanjutnya adalah tahap pemrosesan pesanan. Tahap ini meliputi: 

• Picking: Proses pengambilan produk dari warehouse sesuai dengan pesanan yang masuk. Untuk meningkatkan efisiensi, banyak perusahaan menggunakan WMS (Warehouse Managemen System) yang membantu mengoptimalkan rute picking.
• Packing: Setelah produk terkumpul sesuai jumlah dan tipe, produk tersebut kemudian dikemas dengan aman menggunakan bahan packing yang sesuai. Pengemasan yang baik akan melindungi produk selama pengiriman dan memberikan kesan profesional kepada pelanggan.

3. Pengiriman Pesanan

Setelah produk dikemas, tahap selanjutnya adalah pengiriman. Perusahaan perlu memilih metode pengiriman yang tepat sesuai dengan jenis produk, tujuan pengiriman, dan preferensi pelanggan. Metodenya berdasarkan faktor-faktor berikut ini:

• Jarak pengiriman: Untuk pengiriman jarak dekat, kurir lokal mungkin lebih efisien, sedangkan untuk pengiriman jarak jauh, produsen barang bisa bekerja sama dengan perusahaan logistik.
• Jenis produk: Produk yang mudah pecah atau memiliki nilai tinggi memerlukan penanganan khusus dan asuransi pengiriman.
• Waktu pengiriman: Pelanggan biasanya mengharapkan pengiriman yang cepat. Perusahaan perlu memilih jasa pengiriman yang dapat memenuhi ekspektasi pelanggan.

4. Pelacakan Pembaruan Status Pesanan

Setelah paket dikirim, pelanggan biasanya ingin mengetahui status pengiriman paket mereka. Untuk itu, perusahaan perlu menyediakan fitur pelacakan pengiriman. Pelanggan dapat melacak paket mereka melalui website atau aplikasi perusahaan. Oleh karena itu, fitur real-time tracking menjadi kunci penting.

Baca juga: Proses Cross-Docking dan Manfaatnya

Jenis-jenis “Order Fulfillment”

“Order fulfillment” tidak hanya melibatkan pengiriman produk ke pelanggan, tetapi juga mencakup berbagai aktivitas seperti penerimaan pesanan, pengemasan, dan pelacakan pengiriman. Setiap bisnis memiliki kebutuhan dan skala yang berbeda, sehingga pilihan metode pemenuhan pesanan juga beragam. Oleh karena itu, terdapat berbagai jenis order fulfillment yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis.

1. In-house fulfillment

Pada metode ini, perusahaan mengelola proses “order fulfillment” secara mandiri. Perusahaan mengelola gudang milik sendiri berikut tenaga kerja untuk melakukan picking, packing, dan pengiriman, serta sistem manajemen gudang yang terintegrasi. In-house fulfillment memberikan pengelolaani penuh atas seluruh proses sehingga dapat memastikan kualitas layanan yang konsisten. Perusahaan juga dapat menyesuaikan proses order fulfillment sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Dalam jangka panjang, in-house fulfillment dapat lebih efisien jika volume pesanan tinggi.

2. Outsourced fulfilment

Outsourced fulfillment adalah metode mengalihkan sebagian atau seluruh proses order fulfillment kepada pihak ketiga yang disebut third-party logistics (3PL). 3PL memiliki gudang, tenaga kerja, dan sistem yang sudah terintegrasi untuk mengelola order fulfillment secara efisien. 

Perusahaan dapat menyesuaikan kapasitas order fulfillment sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berubah-ubah, membuat metode ini banyak disukai karena sangat fleksibel. Selain itu, outsourced fulfillment biayanya cukup rendah. Tidak perlu mengeluarkan investasi besar untuk membangun infrastruktur sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan produk dan pemasaran.

3. Dropshipping

Dropshipping adalah metode order fulfillment dengan situasi penjual tidak memiliki barang fisik. Ketika ada pesanan, penjual akan meneruskan pesanan tersebut kepada supplier. Supplier sebagai pemilik pemilik barang kemudian akan langsung mengirimkan produk kepada pelanggan atas nama penjual. Metode ini sangat cocok untuk bisnis yang baru memulai dan tidak memiliki modal yang besar untuk membeli stok barang.

4.Hybrid Fulfillment

Perusahaan dapat memilih untuk mengelola sebagian proses secara internal dan melakukan outsource sebagian lainnya. Metode ini memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi dan memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan strategi order fulfillment sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Baca juga: Cara Meningkatkan Kecepatan Pengiriman Kecepatan Pengiriman Bisnis Retail Anda

Manfaat Order Fulfillment yang Efisien

Penerapan sistem order fulfillment yang efisien dapat memberikan sejumlah manfaat bagi bisnis, antara lain:

1. Peningkatan kepuasan pelanggan
   Pelanggan mengharapkan produk yang dipesan dapat sampai dengan cepat dan dalam kondisi yang baik. Pengiriman yang tepat waktu dan proses pengemasan yang rapi akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun reputasi positif bagi bisnis.
2. Pengurangan biaya operasional
   Dengan mengoptimalkan proses order fulfillment, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman. Salah satu contoh, dengan menggunakan sistem manajemen warehouse yang baik, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan dalam picking dan packing.
3. Skalabilitas bisnis
   Sistem order fulfillment yang fleksibel dan efisien memungkinkan bisnis untuk tumbuh dengan cepat. Ketika volume pesanan meningkat, perusahaan dapat dengan mudah menambah kapasitas penyimpanan dan tenaga kerja tanpa mengganggu operasiona
4. Membangun loyalitas pelanggan
   Pengalaman belanja yang positif akan mendorong pelanggan untuk melakukan pembelian ulang dan merekomendasikan bisnis kepada orang lain. Dengan memberikan layanan order fulfillment yang cepat dan andal, perusahaan dapat membangun loyalitas pelanggan jangka panjang.

Baca juga: 6 Cara Merencanakan Rute Pengiriman yang Efektif

Pemilihan jenis order fulfillment yang tepat sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis produk, volume penjualan, anggaran, dan target pasar sebelum membuat keputusan.

Dengan menerapkan sistem order fulfillment yang efisien, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya operasional, dan mencapai pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.