Begini Cara Atasi Komplain Pelanggan dari Keterlambatan Pengiriman

Pengiriman barang saat ini memiliki peran yang sangat penting, terlebih dengan banyaknya bisnis yang sudah go digital atau berbisnis secara online. Namun terkadang saat mengirim barang sampai ke alamat tujuan pun bisa terlambat yang dapat menjadi masalah. 

Hal ini dapat umum terjadi dan keterlambatan itu sendiri juga memang memiliki berbagai faktor penyebab. Namun tetap saja Anda perlu mengetahui cara menghadapi pelanggan saat mereka mengalami pengiriman paket yang telat sampai tujuan.

Bersifat jujur dan terbuka dengan pelanggan

Langkah pertama, Anda perlu menerima komplain dengan terbuka karena kerap kali pelanggan masih dalam keadaan emosi yang tinggi. Sampaikan maaf secara sungguh-sungguh dan tanyakan detail informasi pengiriman.

Setelah melakukan pengecekan dan verifikasi, sampaikan kepada pelanggan jika memang betul terjadi isu dan jelaskan detail yang membuat pengiriman barang menjadi terlambat.

Berikan kompensasi atau penawaran khusus

Jika keadaan sudah lebih terkendali dan proses keterlambatan telah ditangani, langkah selanjutnya adalah memberikan kompensasi kepada pelanggan. Kompensasi ini tentunya perlu disesuaikan dengan budget dan kesanggupan bisnis Anda.

Jika memungkinkan, kompensasi dapat berupa voucher, potongan harga, dan lain sebagainya. Hal ini dapat membuat pelanggan merasa dihargai dan yang paling penting adalah menunjukkan kesungguhan bisnis Anda dalam mengatasi komplain dan mendapatkan kepercayaan mereka kembali.

Kesimpulan dan langkah pencegahan

Memang tidak mudah menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang sepenuhnya. Namun, bukan berarti tidak bisa. Semua masalah dalam pengiriman dapat Anda identifikasi lebih cepat dan cegah agar hal tersebut tidak terjadi berulang dengan menggunakan field operation management platform dari MileApp. 

Dilengkapi dengan fitur terbaik untuk perencanaan, penugasan, pemantauan hingga analisa performa operasi lapangan, semua informasi yang Anda butuhkan dapat diakses dalam satu dashboard. Contohnya, dengan fitur, route optimization, hanya dengan beberapa klik Anda akan mendapatkan rute pengiriman terbaik sesuai dengan jumlah kurir dan armada yang tersedia.

Selain itu, tampilan aplikasi dapat Anda atur sendiri dengan fitur no-code customization. Sesuaikan field yang Anda butuhkan misalnya bukti tanda tangan dan foto. Setelah itu, dispatch kurir Anda secara mudah ke smartphone mereka masing-masing.

Anda juga bisa memantau lokasi kurir secara real-time dan status pengiriman yang ter-update. Semua informasi ini Anda butuhkan agar bisa mengantisipasi terjadinya keterlambatan pengiriman dan memastikan tim operasional lapangan Anda sudah optimal. Daftarkan segera bisnis Anda dan coba gratis pakai MileApp disini! #GoExtraMile