Back Order Adalah: Penyebab dan Tips Menghindarinya

Back order adalah sebuah masalah yang kerap meresahkan bisnis. Ketika permintaan melebihi stok, pelanggan terpaksa menunggu barang. Dampaknya sangat signifikan, yakni Anda dapat kehilangan kepercayaan dan penurunan loyalitas. Hal ini tentu bisa membuat Anda sedikit kecewa karena harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan barang tersebut.

Tapi, tahukah kamu apa sebenarnya back order? Apa saja yang menyebabkannya? Dalam artikel ini, MileApp akan membahas lebih dalam tentang back order mulai dari pengertiannya, penyebabnya, hingga tips-tips untuk mengatasinya. Simak di bawah ini!

Pengertian back order

Melansir dari Investopedia, back order adalah istilah dalam dunia bisnis yang merujuk pada pesanan yang belum dapat dipenuhi karena stok barang sedang habis. Ini terjadi ketika permintaan pelanggan melebihi ketersediaan barang yang ada. Situasi back order umumnya muncul saat penjualan melebihi prediksi atau ada gangguan dalam rantai pasokan.

Meskipun sering dianggap negatif karena bisa mengecewakan pelanggan, back order juga menunjukkan bahwa produk memiliki permintaan tinggi. Untuk mengatasi back order, perusahaan biasanya berupaya mempercepat produksi atau mencari pemasok alternatif agar bisa memenuhi pesanan secepat mungkin sehingga menjaga kepuasan pelanggan tetap tinggi.

Baca Juga:  Tantangan Utama Dalam Pengelolaan Route Optimization

Penyebab back order terjadi

Setelah memahami apa itu back order, ada beberapa penyebab back order terjadi. Maka dari itu sebelum hal tersebut terjadi dengan Anda, mari pahami mengapa hal tersebut terjadi di bawah ini.

1. Angka permintaan meningkat

Peningkatan angka permintaan yang signifikan seringkali menjadi penyebab utama terjadinya back order dalam berbagai industri. Ketika permintaan melebihi kapasitas produksi atau stok yang tersedia, perusahaan tidak mampu memenuhi semua pesanan tepat waktu.

Situasi ini bisa disebabkan oleh lonjakan musiman, kampanye promosi yang sukses, atau perubahan mendadak dalam tren pasar. Akibatnya, konsumen harus menunggu lebih lama untuk menerima barang yang dipesan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memantau dan mengelola permintaan secara efektif guna menghindari kekecewaan pelanggan

2. Kondisi cuaca

Kondisi cuaca ekstrem sering kali menjadi penyebab backorder yang tidak terduga dalam berbagai industri. Bencana alam seperti badai, banjir, atau salju lebat dapat menghambat jalur distribusi dan produksi, sehingga pengiriman barang terhenti atau tertunda.

Maka dari itu, perusahaan kesulitan memenuhi pesanan tepat waktu dan memaksa konsumen menunggu lebih lama dari yang diharapkan. Untuk memitigasi dampak ini, perusahaan perlu memiliki rencana kontingensi yang efektif dan menjaga komunikasi yang transparan.

3. Human error

Human error merupakan salah satu penyebab utama terjadinya back order dalam berbagai bisnis. Kesalahan dalam manajemen inventaris, seperti pencatatan stok yang tidak akurat atau kesalahan pemesanan, dapat mengakibatkan ketidaksesuaian antara permintaan dan ketersediaan produk.

Selain itu, kesalahan dalam proses produksi atau pengiriman juga bisa memperpanjang waktu tunggu pelanggan. Untuk mengurangi risiko back order akibat human error, perusahaan perlu meningkatkan pelatihan karyawan, menerapkan sistem otomatisasi, dan melakukan audit rutin terhadap proses operasional mereka.

4. Permasalahan pihak pemasok atau supplier

Permasalahan dengan pihak pemasok atau supplier sering menjadi penyebab back order dalam berbagai industri. Keterlambatan pengiriman, ketidakmampuan memenuhi pesanan, atau kualitas produk yang tidak sesuai standar dapat menghambat rantai pasokan.

Situasi ini menyebabkan perusahaan tidak dapat menyediakan produk tepat waktu kepada pelanggan, menimbulkan kekecewaan dan memperpanjang waktu tunggu. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan perlu menjalin komunikasi yang kuat dengan pemasok.

5. Stok aman yang rendah

Stok aman yang rendah sering menjadi penyebab back order yang mengganggu operasional bisnis. Ketika perusahaan menjaga jumlah stok minimum untuk mengurangi biaya penyimpanan, mereka berisiko tidak dapat memenuhi lonjakan permintaan yang tidak terduga.

Hal ini mengakibatkan pelanggan harus menunggu lebih lama untuk menerima produk yang dipesan. Untuk menghindari situasi ini, perusahaan perlu melakukan perencanaan stok yang lebih baik, memantau tren permintaan secara real-time, dan menjaga stok cadangan.

Baca Juga: Tantangan pada Hyperlocal Delivery

Cara menghindari back order

Secara umum, menghindari back order adalah kunci untuk mempertahankan kepuasan pelanggan dan kelancaran operasional bisnis, simak beberapa cara untuk menghindari hal tersebut di bawah ini.

1. Pelaporan data secara real-time

Melakukan pelaporan data secara real-time merupakan strategi efektif untuk menghindari back order. Dengan memantau stok dan permintaan secara langsung, perusahaan dapat segera mengetahui jika persediaan mulai menipis dan mengambil tindakan proaktif untuk restock sebelum kehabisan.

Teknologi ini memungkinkan manajer inventaris untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan akurat, serta meningkatkan koordinasi dengan pemasok. Selain itu, pelaporan real-time membantu dalam mengidentifikasi tren permintaan yang berubah, sehingga perusahaan dapat menyesuaikan strategi inventaris mereka secara dinamis.

2. Menyediakan stok aman

Menyediakan stok barang yang aman merupakan strategi kunci untuk menghindari backorder dalam bisnis. Dengan memantau permintaan pasar secara cermat dan menjaga inventaris yang cukup, perusahaan dapat memastikan produk selalu tersedia bagi pelanggan.

Melakukan analisis tren penjualan dan bekerja sama dengan pemasok untuk mendapatkan pasokan tepat waktu juga sangat penting. Selain itu, menggunakan teknologi manajemen inventaris yang canggih dapat membantu mengoptimalkan jumlah stok, mengurangi resiko kehabisan barang, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Prioritaskan barang sesuai kebutuhan pelanggan

Memprioritaskan barang sesuai kebutuhan pelanggan adalah langkah efektif untuk menghindari back order. Dengan memahami pola pembelian dan preferensi pelanggan, bisnis dapat menentukan produk mana yang harus selalu tersedia. Analisis data penjualan dan feedback pelanggan juga turut membantu mengidentifikasi barang paling diminati.

Selain itu, melakukan komunikasi aktif dengan pelanggan mengenai ketersediaan produk dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas. Mengintegrasikan teknologi manajemen inventaris yang canggih juga dapat memantau stok secara real-time dan memastikan produk utama tidak pernah kehabisan.

4. Selalu konsisten meninjau data penjualan

Selalu konsisten meninjau data penjualan adalah cara efektif untuk menghindari back order. Dengan rutin menganalisis data penjualan, bisnis dapat mengidentifikasi tren permintaan dan pola musiman yang mempengaruhi stok barang. Informasi ini memungkinkan perencanaan inventaris yang lebih akurat dan pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Menggunakan software analitik canggih dapat memudahkan proses ini, memberikan wawasan real-time tentang performa produk. Selain itu, kolaborasi dengan tim penjualan dan pemasok untuk berbagi data juga penting dalam menjaga keseimbangan stok.

5. Menjangkau lebih banyak pemasok

Menjangkau lebih banyak pemasok adalah strategi efektif untuk menghindari backorder. Dengan memiliki beberapa pemasok, bisnis dapat memastikan keberlanjutan pasokan bahkan jika salah satu pemasok mengalami kendala. Diversifikasi sumber pasokan ini juga memungkinkan negosiasi harga yang lebih baik dan fleksibilitas dalam memenuhi permintaan yang tiba-tiba meningkat.

Hal tersebut dapat dilakukan dengan membangun hubungan yang solid dengan berbagai pemasok memastikan ada cadangan jika terjadi keterlambatan atau masalah produksi. Selain itu, menggunakan platform digital untuk mencari pemasok baru dan memantau performa mereka dapat membantu menjaga stabilitas stok.

Baca Juga: Bisnis Pengiriman Logistik: Tantangan dan Strategi

Nah itulah pembahasan tentang apa itu back order lengkap dengan penyebab dan cara mengatasinya. Meskipun terkadang membuat kita kecewa karena ada penundaan, back order dapat menjadi solusi bagi toko dan konsumen dalam situasi tertentu. Dengan memahami penyebab dan cara mengatasinya, kita dapat berbelanja dengan lebih bijak dan meminimalisir rasa kecewa.

Kini dengan layanan aplikasi MileApp yang dapat mengintegrasikan pekerjaan lapangan seperti pengiriman barang hingga sistem pelacakan MileApp hadir sebagai solusi dari permasalahan logistik di tahun ini. Anda ingin berlangganan dengan kami? Langsung isi formulir di bawah ini ya!

‍

Sumber:

• rederp.co.id
• investopedia.com

‍