Panduan Sederhana untuk Migrasi ke SaaS Software

Aplikasi berbasis SaaS semakin diminati, terutama di tengah pandemi global yang memaksa perusahaan untuk melakukan aktivitas jarak jauh (remote). Gartner mengantisipasi SaaS untuk menghasilkan pendapatan hampir $ 105 miliar di tahun 2020 saja. Hal ini juga membuktikan bahwa adopsi SaaS dapat membuat bisnis memiliki peluang lebih besar untuk bertahan.

Namun, adopsi SaaS terutama bagi mereka yang melakukan migrasi akan menjadi suatu hal yang menantang. Manajemen perubahan kerap kali menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan, terutama jika skalanya besar. Jadi, perlu mengantisipasi mengenai manajemen perubahan yang akan terjadi ketika mengadopsi teknologi berbasis SaaS ini.

Faktor penyebab bisnis melakukan migrasi SaaS

Secara umum ada beberapa faktor yang menyebabkan bisnis berpindah ke teknologi berbasis SaaS.

• Perubahan kondisi ekonomi 
• Kompetisi 
• Mengubah persyaratan tempat kerja – Tempat kerja modern memiliki lebih banyak pekerja yang tersebar dan paham teknologi, yang lebih mobile dan membutuhkan akses lebih besar ke informasi untuk melakukan pekerjaan mereka.
• Modernisasi teknologi

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika akan melakukan migrasi SaaS

1. Pahami permasalahan dan kondisi karyawan

Hal pertama adalah memahami titik kontak dan proses yang akan dipengaruhi oleh migrasi SaaS ini. Misalnya, seperti memahami berapa banyak karyawan yang akan terpengaruh oleh perubahan tersebut dan pada tahap apa dalam proses tersebut. Selain itu penting untuk memahami seberapa sering mereka menggunakan teknologi saat ini atau seberapa sering mereka akan menggunakan perangkat lunak baru untuk pekerjaan mereka.

2. Lakukan komunikasi yang kuat dan transparan

Ini adalah langkah yang sangat penting. Banyak penerapan gagal karena pengguna sebenarnya tidak menyadari manfaat dari penggunaan SaaS sehingga tidak bisa bekerja secara optimal. Lakukan komunikasi dengan seksama menggunakan bahasa yang paling sederhana sehingga mudah dimengerti.

Komunikasikan mengapa perlu ada perubahan, mengapa berpindah dari sistem lama ke SaaS? Pastikan bahwa karyawan mendapatkan gambaran yang lebih luas dan utuh tentang kaitannya migrasi SaaS ini dengan visi misi perusahaan.

Apa manfaatnya bagi mereka? Penting bahwa Anda bisa menyampaikan dengan baik mengenai bagaimana pekerjaan mereka akan lebih mudah dengan aplikasi SaaS dan bisa membuat mereka lebih produktif.

3. Buat rencana implementasi yang jelas

Saatnya untuk mulai implementasi. Mulai rencanakan untuk mengenai jumlah pelatihan yang dibutuhkan oleh setiap orang agar mereka dapat memanfaatkan perangkat lunak secara maksimal. Rencana rinci untuk pelatihan harus disusun berdasarkan hal ini.

Karyawan cenderung mencontoh perilaku manajemen senior mereka dan ketika manajemen ini mengarah dengan sikap positif terhadap perubahan, transformasi 5 kali lipat lebih mungkin berhasil. Mempelajari sesuatu yang baru selalu memiliki reaksi beragam.

Untuk menjaga motivasi karyawan tetap tinggi, dapat dilakukan dengan berinvestasi dalam teknik pemasaran internal dengan visualisasi menarik.  Mempertahankan orang-orang sejak hari pertama, bahkan selama tahap perencanaan akan membantu transisi ke SaaS berjalan lebih mulus.

4. Bangun momentum awal dengan aksi nyata

Seringkali orang tidak menyadari bahwa perubahan lebih sulit karena orang yang mengerjakan proses tersebut terlalu terlibat dalam masalah. Membangun momentum dapat dimulai dengan berbagai kemenangan cepat dengan cara mengatasi masalah kecil dan mudah diperbaiki dalam suatu organisasi.

Hal tersebut akan membuat karyawan percaya karena melihat langsung dampak dari implementasi SaaS tersebut. Hal yang perlu diingat adalah identifikasi tokoh kunci perubahan dan merangkul inovasi dalam setiap tim dan dengan bantuan mereka.

5. Lacak dan evaluasi setiap prosesnya

Identifikasi permasalahan dan kendala segera dan jangan biarkan kebingungan berlangsung lama. Cari tahu apakah perangkat lunak digunakan secara maksimal dan jika tidak, latihlah lagi orang-orang yang terlibat dalam proses tersebut.

Selanjutnya, terima umpan balik dari pengguna perangkat lunak secara teratur. Misalnya, dengan melakukan polling atau meminta mereka mengisi formulir umpan balik secara online. Umpan balik akan membantu Anda memahami jika pengguna memerlukan penyesuaian lebih lanjut yang akan meningkatkan kinerja mereka.

Mile App adalah platform logistik yang menyediakan ragam solusi untuk memudahkan kegiatan operasional sehari-hari dengan fitur seperti route optimization, real-time dashboard, dan e-POD.