Dalam industri logistik, banyak yang mengira bahwa perusahaan hanya berfokus pada perencanaan, pengembangan, dan operasional saja. Padahal ada aspek lain yang menjadi kunci keberhasilan sebuah bisnis yang bergerak di bidang logistik, yakni HSE (Health, Safety, and Environment). HSE merupakan kunci keselamatan dalam sebuah bisnis, dan penerapan audit HSE di industri logistik itu penting dilakukan oleh setiap pelaku usaha.
ilustrasi seseorang sedang melakukan audit hse. (sumber:freepik)[/caption]HSE (Health, Safety, and Environment) merupakan bagian dari sebuah perusahaan, institusi, atau pelaku bisnis apa pun yang memastikan bahwa semua aspek kesehatan, keselamatan, baik dari lingkungan kerja maupun SDM semua terjamin dan terjaga dengan baik. Sedangkan Audit HSE adalah serangkaian tahapan dan prosedur yang dilakukan untuk menelaah, menganalisa, dan mencari potensi bahaya yang dapat terjadi di lingkungan kerja tertentu. Audit ini dilakukan untuk memastikan setiap aspek dalam operasional berlangsung dengan aman dan tidak merugikan pihak manapun.Baca juga: Penerapan HSE: Pengertian, Manfaat, dan Penerapannya Pada Transportasi serta Pengiriman
Mengapa penerapan Audit HSE penting untuk industri logistik?
Penggunaan alat transportasi, pemindahan barang dalam skala besar, serta penyimpanan barang di gudang dalam jumlah yang masif meningkatkan risiko terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Keselamatan karyawan harus dijadikan prioritas utama bagi setiap perusahaan. Penerapan audit HSE di industri logistik menjadi hal yang krusial untuk mengurangi risiko adanya kecelakaan dan kerugian lainnya.
Mengenal Audit HSE di industri logistik
Elemen utama Audit HSE di industri logistik
Pelatihan/TrainingUntuk memastikan audit berlangsung dengan lancar, jujur, diplomatis, kritis dan tanpa kendala, pastikan pelaku audit telah melalui pelatihan atau training yang baik dan benar.
Checklist menyeluruhMembuat checklist atau daftar menyeluruh tentang aspek dan bagian apa saja yang akan dianalisa merupakan langkah awal dan terpenting dalam proses audit. Membuat checklist atau daftar secara digital akan memudahkan tim dalam melakukan audit karena lebih praktis dan mudah diedit sesuai dengan kebutuhan. Lebih baik lagi jika daftar digital ini tersimpan dalam sistem utama yang dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan.
PenjadwalanJadwalkan audit saat operasional sedang aktif dan para pekerja sedang melakukan tugas harian mereka. Hal ini dilakukan agar tim audit dapat melihat langsung proses kegiatan bisnis dari awal hingga akhir. Namun pastikan juga bahwa tim audit tidak mengganggu kegiatan operasional yang sedang berlangsung.
DokumentasiPerbaikan sistem manajemen dilakukan dengan mengandalkan data yang dikumpulkan saat audit HSE dilakukan. Dokumentasi manual memiliki risiko hilang, terselip, dan kesalahan input data lebih tinggi dibandingkan dokumentasi secara digital.
Manfaat Audit HSE di industri logistik
Peningkatan kualitas secara berkelanjutanDengan memahami aspek apa saja yang perlu diperbaiki serta bagian yang telah berjalan dengan efektif, perusahaan dapat melakukan peningkatan kualitas secara berkelanjutan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk terus berevolusi dan berinovasi.
Manajemen risiko yang lebih baikRisiko untuk terjadinya kecelakaan, bahaya, dan kerugian lainnya akan semakin mengecil setelah diadakannya audit HSE dan perbaikan sistem manajemen.
Meningkatkan kepercayaan SDMSDM (Sumber Daya Manusia) atau karyawan akan melihat komitmen perusahaan untuk melindungi dan menjaga kesejahteraan dan keselamatan karyawannya melalui audit HSE. Hal ini memberikan dampak yang positif baik bagi produktivitas karyawan dan juga untuk hubungan antara karyawan dengan manajemen.
Meningkatkan kedisiplinanDengan adanya sistem manajemen risiko yang baru dan efektif, hal ini akan mendorong karyawan untuk meningkatkan kedisiplinan mereka dalam menjaga keselamatan satu sama lain.
Mengedepankan budaya keselamatanKaryawan akan lebih berhati-hati serta lebih kritis dan teliti dalam menjalankan tugas keseharian mereka, sehingga budaya keselamatan akan semakin kuat di dalam perusahaan.
Peran Audit HSE di industri logistik
Selain untuk perbaikan sistem manajemen dan peningkatan produktivitas operasional perusahaan, audit HSE juga berpengaruh pada kesejahteraan karyawan perusahaan. Mengapa begitu? Karena jika sistem manajemen dan operasional perusahaan tidak maksimal dan menimbulkan kerugian bagi karyawannya, secara tidak langsung perusahaan juga ikut mengambil andil dalam perburukan livelihood atau penghidupan karyawan yang terkena musibah atau bencana di lingkungan kerja.Baca juga: Implementasi HSE Risk Management dalam Logistik
Karyawan membuat checklist secara manual (sumber: pexels)[/caption]
Tentukan tujuan dan lingkup audit HSELangkah pertama dalam penerapan audit HSE adalah dengan menentukan objektif audit serta lingkupnya. Apakah hanya operasional dalam warehouse, sistem transportasinya, atau secara keseluruhan.
Pilih tim audit dan tetapkan perananPerusahaan dapat menunjuk karyawan dalam manajemen internal yang memiliki keahlian analisa yang kritis. Perusahaan juga dapat menyewa perusahaan lain yang bergerak khusus di bidang HSE.
Buat rencana dan checklist auditSebelum memulai audit, tim akan membuat daftar lengkap dari mulai perencanaan waktu, jadwal, lingkup, area, serta aspek operasional yang akan diaudit. Checklist yang dibuat secara digital akan memudahkan tim audit dan manajemen perusahaan, sebab dapat diakses oleh banyak pihak dan jika perlu dilakukan perubahan, bisa dilakukan langsung dari aplikasi/secara online.
Jadwalkan rapat pra-audit dan site visitSebelum audit dilakukan, ada baiknya jika seluruh pihak yang bersangkutan melakukan rapat pra-audit untuk menyelaraskan rencana. Penjadwalan site visit juga harus dilakukan dengan matang, agar tim audit dapat melihat kegiatan operasional yang berlangsung, sehingga analisa kekurangan dapat lebih menyeluruh.
Lakukan audit dan kumpulkan dataSaat audit berlangsung, pastikan dokumentasi dilakukan secara detail dan menyeluruh. Data yang dikumpulkan diharapkan lengkap, bahkan hingga aspek terkecil sekalipun.
Analisa data dan siapkan laporan auditData yang telah dikumpulkan akan kemudian dianalisis lebih lanjut untuk melihat kejanggalan, ketidakkonsistenan, celah bahaya, dan juga kesalahan dalam sistem operasional perusahaan logistik.
Buat perbaikan dan perencanaanSetelah laporan audit selesai dibuat, maka langkah terakhir yang akan diambil adalah perumusan solusi untuk perbaikan dan perencanaan sistem manajemen dan operasional.
Untuk perencanaan dan keberlangsungan audit HSE yang matang, pilihlah platform yang tepat, praktis, dan lengkap. MileApp merupakan platform manajemen yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan logistik Anda. Kelebihan dari MileApp untuk membantu audit HSE perusahaan Anda adalah:
Seluruh fungsi dan fitur MileApp dapat diatur atau customizable menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
Dashboard dinamis yang dapat diakses langsung oleh seluruh anggota tim secara real time sehingga dapat dijadikan master document atau acuan utama
Pembuatan task dan checklist yang praktis dan mudah, sehingga proses audit dan dokumentasi semua dapat tersimpan dengan baik
