Sayurbox tối ưu quản lý COD và trung tâm giao hàng với MileApp

Tổng quan

Sayurbox là doanh nghiệp agritech và siêu thị thực phẩm tươi trực tuyến (e-grocer) hàng đầu tại Indonesia, giao trái cây, rau củ, thịt và thực phẩm tươi trực tiếp từ nông trại đến khách hàng B2C và B2B trên khắp vùng Đại Jakarta và các thành phố lớn. Là đối tác phân phối đáng tin cậy của hơn 10.000 nông dân và nhà cung cấp, Sayurbox phải xử lý mỗi ngày khối lượng đơn giao lớn cùng các giao dịch tiền mặt quy mô lớn, nhạy cảm về thời gian. Bài toán cốt lõi là quản lý COD (thu tiền khi giao hàng), giao hàng chặng cuối (last-mile delivery) và các trung tâm giao hàng (hub) với khả năng kiểm soát và độ chính xác theo thời gian thực, trong khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh và kỳ vọng của khách hàng về độ tin cậy không hề giảm.

Những thách thức tương tự cũng rất quen thuộc với các doanh nghiệp thương mại điện tử và thực phẩm tươi tại Việt Nam, nơi nhu cầu giao hàng nhanh trong nội đô TP.HCM, Hà Nội và thói quen thanh toán khi nhận hàng đòi hỏi quy trình đối soát tiền mặt chặt chẽ.

Đọc thêm: Sayurbox tăng tốc giao thực phẩm trong ngày

Thông tin nổi bật

• Hơn 2 triệu tác vụ logistics đã được thực hiện trên nền tảng
• Mạng lưới hơn 1.000 người dùng và nhân sự logistics đang hoạt động
• Sáu quy trình tích hợp được thiết lập, bao gồm giao hàng, thanh toán và kiểm đếm thùng hàng
• Mô hình phân phối đa hub, gồm các hub O2O tại Meruya, Pejaten và Puri Kembangan phục vụ Jakarta và khu vực lân cận
• Truy vết chi tiết ở cấp độ tác vụ, gồm xác minh chữ ký, ảnh chụp và thanh toán cho đơn giao B2C và hoạt động nộp tiền COD

Mục tiêu

• Bảo đảm độ chính xác và minh bạch trong vận hành khâu hoàn tất đơn hàng chặng cuối (last-mile fulfillment) theo nhu cầu
• Đơn giản hóa quy trình thu tiền khi giao hàng và giảm rủi ro khi đối soát thanh toán ở quy mô lớn
• Nâng cao độ tin cậy của giao hàng và sự hài lòng của khách hàng trên toàn mạng lưới phân phối đô thị nhiều điểm
• Tập trung dữ liệu vận hành đang phân tán để ra quyết định nhanh hơn và dựa trên dữ liệu
• Trang bị công cụ số cho đội ngũ hiện trường để thực thi công việc có định hướng và có trách nhiệm giải trình

Thách thức

• Duy trì độ chính xác và trách nhiệm giải trình theo thời gian thực khi kiểm đếm hàng trăm thùng hàng tại mỗi hub, với nhiều điểm giao và luồng lấy hàng diễn ra đồng thời
• Quản lý giao dịch tiền mặt khối lượng lớn, luân chuyển nhanh, đồng thời bảo đảm đối soát suôn sẻ giữa tài xế và bộ phận tài chính đối với các khoản COD (thu tiền khi giao hàng)
• Điều phối các chuyến giao phức tạp, nhiều tuyến tại nhiều khu vực đô thị, mỗi nơi có ràng buộc logistics và yêu cầu riêng của khách hàng
• Giám sát chất lượng dịch vụ giao hàng chặng cuối B2C, nơi bằng chứng giao hàng, độ đúng giờ và trải nghiệm khách hàng đều rất quan trọng
• Tránh tắc nghẽn vận hành do mô hình phi tập trung và các báo cáo thủ công không đồng nhất giữa các trung tâm logistics

Giải pháp từ MileApp: quản lý COD và hub trên một nền tảng

• MileApp hợp nhất giao hàng chặng cuối, thu tiền mặt và kiểm đếm hàng hóa của Sayurbox vào một môi trường vận hành số đầu-cuối (end-to-end), kết nối tài xế, trung tâm phân phối và văn phòng trung tâm theo thời gian thực.
• Mỗi mặt hàng, thùng hàng và tuyến giao đều được kiểm tra và theo dõi thời gian thực (real-time tracking) trên nền tảng, bảo đảm việc bàn giao giữa kho, tài xế và khách hàng diễn ra suôn sẻ, đồng thời gắn các bước xác minh riêng cho từng tác vụ (chữ ký, ảnh chụp, gắn vị trí và trạng thái thanh toán) để tối đa hóa trách nhiệm giải trình.
• Quy trình thu và nộp tiền COD được quản lý hoàn toàn bằng số và đối soát tự động, giúp bộ phận tài chính và ban quản lý nắm rõ dòng tiền thanh toán, đồng thời giảm các rủi ro thường gặp trong môi trường luân chuyển tiền mặt lớn.
• Cơ chế phân công tác vụ thông minh và tự nhận việc ghép đơn hàng với shipper dựa trên vị trí, mức độ khẩn cấp và tiêu chí SLA, trong khi dashboard vận hành trực tiếp cung cấp cho ban quản lý thông tin cập nhật về tiến độ hoàn thành, các đơn trễ và việc xử lý sự cố.
• Sự phối hợp giữa nhiều hub được củng cố vì mọi bên liên quan cùng dùng chung một nguồn thông tin vận hành, giảm độ trễ trong trao đổi và cho phép xử lý nhanh khi phát sinh ngoại lệ trong giao hàng. Đội ngũ hiện trường thực hiện mọi bước qua ứng dụng hiện trường (Field App).

Kết quả

• Hơn 2 triệu tác vụ logistics được điều phối trơn tru, chứng minh độ tin cậy có thể đo lường qua hàng nghìn chu kỳ giao hàng mỗi ngày
• Hơn 1.000 người dùng được đưa vào hệ thống và chủ động thực hiện vai trò logistics với hướng dẫn số, giảm thiểu vướng mắc và sai sót
• Thu và xác nhận các khoản COD giá trị cao theo thời gian thực, kèm bằng chứng tức thì (ảnh chụp, chữ ký, chứng từ thanh toán) cho từng đơn hàng
• Khả năng kiểm toán hiệu suất và tác vụ được tích hợp tại tất cả trung tâm phân phối chính của Sayurbox, mang lại sự minh bạch cho ban quản lý và khả năng phản ứng nhanh
• Trải nghiệm khách hàng và niềm tin của đối tác được cải thiện rõ rệt nhờ độ chính xác giao hàng, độ tin cậy và chứng từ dịch vụ tốt hơn

Đọc thêm: JNE củng cố vận hành chuyển phát tại Indonesia với MileApp

Vì sao điều này quan trọng

Khả năng tích hợp và số hóa các quy trình phức tạp, có nhiều bên tham gia, xuyên suốt từ giao hàng, thanh toán đến xác minh đã trực tiếp hỗ trợ tham vọng tăng trưởng của Sayurbox và cam kết về độ tin cậy với khách hàng lẫn nhà cung cấp. Khi áp dụng khả năng điều phối của MileApp, Sayurbox đã biến sự hỗn loạn trong vận hành thành các luồng công việc được phối hợp, minh bạch và có tính toàn vẹn cao, qua đó giảm rủi ro, hạn chế lãng phí và khẳng định vị thế dẫn đầu dựa trên dữ liệu trong thị trường logistics thực phẩm tươi đầy cạnh tranh tại Indonesia.

Kết luận

Case study Sayurbox cho thấy quản lý COD và vận hành nhiều hub không cần dựa vào báo cáo thủ công. Với một nền tảng số thống nhất, doanh nghiệp có thể kiểm soát từng đơn giao, từng khoản tiền thu hộ và từng thùng hàng theo thời gian thực.

Doanh nghiệp của bạn muốn kiểm soát COD và giao hàng chặng cuối chặt chẽ hơn? Đăng ký demo miễn phí với đội ngũ kinh doanh của MileApp