CWO tăng năng suất nhờ quản lý dịch vụ hiện trường với MileApp

Tổng quan

Dịch vụ tại nhà (home service) phát triển mạnh trong đại dịch, và Cleaning with O (CWO) đã nắm bắt cơ hội này. Theo trang chính thức, CWO được thành lập từ giữa năm 2020, đang tăng trưởng nhanh và hiện có hơn 500 khách hàng. Để quản lý số lượng nhân sự và đơn hàng ngày càng tăng, CWO sử dụng MileApp làm nền tảng quản lý dịch vụ hiện trường (field service management).

Cleaning with O là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vệ sinh nhà ở và văn phòng tại Indonesia, phục vụ cả hộ gia đình và văn phòng, cùng các dịch vụ cao cấp như vệ sinh nhà cao tầng (high rise cleaning), đánh bóng đá cẩm thạch (marble polishing) và dọn dẹp sau sự kiện (celebration cleaning). CWO không chỉ là đơn vị vệ sinh mà còn mang đến dịch vụ toàn diện với cách tiếp cận theo tinh thần hiếu khách (hospitality).

Thông tin nổi bật

• Hơn 500 khách hàng, hoạt động từ giữa năm 2020
• Phiếu giao việc (SPK) được số hóa và gửi trực tiếp đến nhân viên hiện trường
• 3 biểu mẫu được số hóa: khảo sát, bằng chứng công việc và kiểm tra chất lượng (QC)
• Báo cáo được thực hiện ngay tại nhà khách hàng thay cho báo cáo thủ công

Mục tiêu

• Quản lý đơn hàng và phân công công việc cho đội ngũ hiện trường đang tăng nhanh
• Loại bỏ giấy tờ, bút viết trong quy trình kiểm tra công việc
• Giám sát nhân viên hiện trường theo thời gian thực
• Đẩy nhanh báo cáo và ra quyết định dựa trên dữ liệu

Thách thức

Khi lượng khách hàng và nhân sự tăng nhanh, CWO cần một hệ thống quản lý vận hành hiệu quả và theo thời gian thực. Trước đây, phiếu kiểm tra được làm trên giấy và việc báo cáo cho bộ phận admin mất khá nhiều thời gian. Đây cũng là bài toán quen thuộc với các doanh nghiệp dịch vụ tại nhà ở Việt Nam, nơi việc điều phối kỹ thuật viên tại TP.HCM, Hà Nội thường vẫn dựa vào tin nhắn Zalo và giấy tờ.

Giải pháp từ MileApp cho quản lý dịch vụ hiện trường

MileApp cung cấp các tính năng được thiết kế để nâng cao năng suất hiện trường, từ tối ưu tuyến đường đến báo cáo hiệu suất toàn diện, giúp CWO duy trì chất lượng dịch vụ đồng thời kiểm soát chi phí vận hành.

1. Quản lý tác vụ (task management)

Tính năng quản lý tác vụ là trung tâm điều phối mọi đơn hàng, từ tiếp nhận đến phân công cho đội hiện trường. Mỗi đơn hàng được chuyển thành Phiếu giao việc (SPK) số, giúp phân phối công việc thuận tiện và không cần giấy tờ. SPK số được gửi trực tiếp đến nhân viên hiện trường qua ứng dụng di động MileApp, bảo đảm thông tin chính xác, theo thời gian thực và dễ hiểu.

2. Ứng dụng di động tùy biến

Ưu điểm của MileApp là dễ dàng tùy biến ứng dụng di động, nhờ đó mọi quy trình nghiệp vụ đều có thể số hóa. MileApp chuyển các biểu mẫu checklist của CWO sang ứng dụng di động, kỹ thuật viên không còn phải mang giấy bút. Ba biểu mẫu được số hóa gồm:

• Biểu mẫu khảo sát
• Biểu mẫu bằng chứng công việc
• Biểu mẫu kiểm tra chất lượng (QC)

3. Theo dõi trực tiếp (live tracking)

Với theo dõi thời gian thực (real-time tracking), admin giám sát nhân viên hiện trường đang làm việc. Di chuyển của từng đối tác hiển thị rõ trên bản đồ, kèm thông tin như số SPK đã hoàn thành, thời gian thực hiện và quãng đường di chuyển.

4. Dashboard phân tích và báo cáo

Mọi dữ liệu hoạt động hiện trường được lưu lại và admin CWO có thể truy cập qua dashboard của MileApp. Dữ liệu có thể xuất ra định dạng JSON hoặc Excel, giúp cấp quản lý dễ dàng lập báo cáo hoặc nhập vào ứng dụng khác.

Kết quả

MileApp giúp CWO số hóa toàn bộ quy trình vận hành hiện trường:

• Phân công công việc nhanh và không cần giấy tờ nhờ SPK số
• Kỹ thuật viên ghi nhận khảo sát, bằng chứng công việc và QC trực tiếp trên ứng dụng
• Admin giám sát đội hiện trường theo thời gian thực
• Báo cáo nhanh hơn, có thể thực hiện ngay tại nhà khách hàng

“Việc báo cáo giờ dễ hơn nhiều so với làm thủ công. Trước đây, báo cáo cho admin khá mất thời gian. Bây giờ dễ hơn vì có thể báo cáo ngay tại nhà khách hàng.”

Taufik, User Quality Control, CWO

Đọc thêm: Tự động hóa bảo trì thiết bị ngân hàng với MileApp

Vì sao điều này quan trọng

Với doanh nghiệp dịch vụ tại nhà, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào việc mỗi kỹ thuật viên làm đúng quy trình tại từng địa điểm. Khi mọi hoạt động được ghi nhận trên một hệ thống, dữ liệu hiện trường trở thành cơ sở cho phân tích và ra quyết định tốt hơn. Cách tiếp cận này cũng áp dụng cho các nghiệp vụ như lắp đặt hay khảo sát hiện trường.

Kết luận

Là nền tảng quản lý vận hành hiện trường (Field Operation Management Platform), MileApp giúp CWO quản lý hoạt động vệ sinh tại nhà dễ dàng hơn: mọi hoạt động đều được ghi nhận trên một hệ thống và dữ liệu hiện trường phục vụ phân tích và ra quyết định.

Doanh nghiệp của bạn muốn nâng cao năng suất đội ngũ dịch vụ hiện trường? Đăng ký demo miễn phí với đội ngũ kinh doanh của MileApp