Ano ang Order Taker? Kahulugan, Tungkulin, Skills at KPI

Ang order taker (tinatawag ding booking salesman o sales TO) ay isang salesperson na regular na bumibisita sa mga tindahan o outlet ng customer para kumuha at mag-record ng order. Hindi niya dala ang paninda sa pagbisita; ide-deliver ito mamaya ng delivery team. Sa madaling salita, ang order taker ay sales na naka-focus sa pagkuha ng order, pagbabantay ng stock ng outlet, at pag-aalaga ng relasyon sa customer.

Sa sales, mahalaga ang bawat segundo. Kaya kailangan ng kumpanya ng order taking process na mabilis at tama, para ma-record agad ang order, mapaikli ang oras ng pagproseso, at maiwasan ang mga error na nagdudulot ng delay o lugi.

Paano ba talaga gumagana ang isang order taker, at ano ang trabaho niya araw-araw? Narito ang buong paliwanag.

Ano ang Order Taker?

Ang order taking ay ang pagkuha o pagtanggap ng order. Kung idedetalye, ang trabaho ng order taker ay ang proseso ng sales team sa pagtanggap at pag-record ng order mula sa customer. Ito ang unang hakbang sa isang benta, kung saan responsable ang sales team na siguraduhing tama ang pagkaka-record ng order at maayos itong napoproseso.

Ayon sa Hadirr.com, mahalaga ang order taker dahil siya ang simula ng pagtugon sa pangangailangan ng customer at ng pagpasok ng kita sa kumpanya. Ang pangunahing layunin ng isang order taker ay makabenta ng pinakamaraming produkto.

Basahin din: Ano ang Delivery Management System at Paano Nito Pinapabilis ang Delivery

Mga Tungkulin at Responsibilidad ng Order Taker

Dahil direktang nakikipag-ugnayan sa customer ang order taker, karamihan ng trabaho niya ay nakasentro sa outlet. Narito ang mga pangunahing tungkulin niya:

1. Tumanggap ng order

Ang pangunahing trabaho ng order taker ay tumanggap ng order mula sa customer. Puwede itong gawin sa iba’t ibang channel, gaya ng tawag, text o Viber, email, website, o sales force automation app sa mobile. Kapag nag-order ang customer, dapat mabilis at maasikaso ang sales team para maramdaman ng customer na pinahahalagahan siya.

2. Ayusin ang billing

Pagkatanggap ng order, kailangang i-record ito nang tama at i-encode sa integrated na system, saka siguraduhing mababayaran ng customer ang bill. Mahalaga ang hakbang na ito para walang order na makaligtaan at mabawasan ang error sa pagproseso. Para mapabilis pa, may mga kumpanyang gumagamit ng on-site billing para makapag-issue ng invoice mismo sa outlet.

3. Bantayan ang kondisyon ng produkto

Kapag na-record na ang order at naayos ang billing, susunod na tungkulin ang siguraduhing ligtas at maayos ang kondisyon ng produkto. Ginagawa ito para maiwasan ang reklamo dahil sa sirang paninda.

4. Alagaan ang relasyon sa customer

Ang customer ang puso ng negosyo. Mas malaki ang kita ng kumpanya kapag marami itong customer, lalo na kung loyal sila.

Dito, trabaho ng order taker na panatilihing maganda ang relasyon ng kumpanya at ng customer, kasama na ang pag-asikaso sa mga reklamo ng customer.

Mahalaga ang order taker dahil siya ang simula ng pagtugon sa pangangailangan ng customer at ng kita ng kumpanya. Mapapadali ang trabahong ito gamit ang order taking software gaya ng MileApp.

Basahin din: Pinakamahusay na Route Planner App para sa Field Sales at Delivery

Daily workflow ng isang order taker

Kadalasan, pareho ang pattern ng trabaho ng order taker araw-araw. Ito ang karaniwang workflow sa mga distribution company:

Tanggapin ang visit plan. Sa umaga, natatanggap ng order taker ang listahan ng outlet na bibisitahin at ang target na order para sa araw na iyon.
Bisitahin ang mga outlet ayon sa ruta. Pupunta ang sales sa tindahan, magche-check-in, at babatiin ang may-ari o buyer ng tindahan, mula sari-sari store hanggang minimart.
I-check ang stock sa tindahan. Tinitingnan ng sales kung aling produkto ang paubos na, alin ang hindi gumagalaw, at kung nasaan ang produkto sa shelf.
Mag-alok at i-record ang order. Magmumungkahi ang sales ng dami ng order, ipapaalam ang promo, at ire-record ang order sa resibo o sa app.
Ipadala ang order sa opisina. Ipinapasa ang order sa admin o warehouse para maproseso at ma-schedule ang delivery.
Mag-collect ng bayad kung kailangan. Sa ilang kumpanya, ang order taker din ang nangongolekta ng due na bayad mula sa naunang order.
Gumawa ng daily report. Sa dulo ng araw, nire-report ng sales ang bilang ng visit, order, collection, at kondisyon ng market.

Sa artikulong proseso ng order taking, mas detalyadong tinalakay ang workflow na ito, kasama kung paano masisiguradong kumpleto ang bawat order.

Pagkakaiba ng order taker, canvasser, at motorcycle salesman

Sa mga FMCG distribution company, may iba’t ibang klase ng field sales. Madalas silang mapagkamalan sa isa’t isa, pero magkaiba ang paraan ng kanilang trabaho.

Aspeto	Order taker	Canvasser	Motorcycle salesman
Paraan ng trabaho	Kumukuha ng order, ide-deliver ang paninda mamaya	May dalang paninda at direktang nagbebenta on the spot	Umiikot gamit ang motor na may dalang paninda, nagbebenta at nagde-deliver nang sabay
May dalang paninda?	Wala	Oo, kadalasan gamit ang van o sasakyan	Oo, limitado ang dami
Target na outlet	Regular na outlet, may rutang bisita	Bagong outlet at mga area na hindi pa naaabot	Maliliit na tindahan at sari-sari store sa eskinita o masisikip na area
Bayad	Madalas naka-terms o kinokolekta sa susunod na bisita	Kadalasan cash sa oras ng transaksyon	Kadalasan cash sa oras ng transaksyon
Focus	Panatilihin ang regular na order at relasyon sa customer	Magbukas ng market at palawakin ang distribution	Mabilis na maabot ang maliliit na outlet

Mababasa ang buong paliwanag tungkol sa ibang paraan sa mga artikulong ano ang canvassing at motorcycle salesman. Ang mismong proseso ng pag-record ng order ay tinalakay sa artikulong order taking.

Mga skill na kailangan ng order taker

Komunikasyon at negosasyon. Kailangang makumbinsi ng order taker ang may-ari ng tindahan na dagdagan ang order nang hindi namimilit.
Kaalaman sa produkto. Dapat alam ng sales ang mga variant, presyo, promo, at bentahe ng produktong binebenta.
Time at route management. Sa isang araw, maraming outlet ang puwedeng bisitahin, kaya dapat episyente ang pagkakasunod-sunod ng visit, lalo na sa trapik ng Metro Manila.
Ingat sa pag-record. Isang maling quantity o item code lang, mali na ang delivery at dismayado ang customer.
Marunong magbasa ng stock. Kailangang alam ng sales kung kailan mauubusan ang outlet para makapagmungkahi ng tamang dami ng order.
Paggamit ng app. Maraming kumpanya na ang gumagamit ng app para sa check-in, pag-record ng order, at paggawa ng report.

Halimbawa ng KPI ng order taker

Karaniwang sinusukat ang performance ng order taker gamit ang mga KPI (key performance indicator) sa ibaba. Iba-iba ang target sa bawat kumpanya, kaya ipinapaliwanag lang ng table kung paano ito sinusukat.

KPI	Sinusukat	Paano kalkulahin
Sales target achievement	Halaga ng benta kumpara sa target	(Aktwal na benta / target) x 100%
Visit compliance	Mga outlet na talagang nabisita ayon sa plano	(Natupad na visit / planong visit) x 100%
Effective call	Mga visit na nagresulta sa order	(Visit na may order / kabuuang visit) x 100%
Active outlet	Mga outlet na nag-order sa loob ng isang period	Bilang ng outlet na may hindi bababa sa 1 order kada buwan
Average order value	Laki ng order kada visit	Kabuuang halaga ng order / bilang ng order
Collection on time	Mga bill na nabayaran sa tamang oras	(Bill na bayad on time / kabuuang due na bill) x 100%

Halimbawang kalkulasyon: sa isang araw, bumisita ang order taker sa 25 outlet at 20 sa mga ito ang nag-order. Kaya ang effective call = 20 / 25 x 100% = 80%. Ilustrasyon lang ang numerong ito. Isa pang mahalagang KPI ang dami ng repeat order mula sa mga dating outlet. Para makita ang mga numerong ito nang real-time, makakatulong ang isang sales tracking app.

Sahod at career path ng order taker

Ang kita ng order taker ay karaniwang binubuo ng basic salary, incentive o commission mula sa pag-abot ng target, at allowance gaya ng transportation o gas allowance. Iba-iba ang halaga depende sa kumpanya, minimum wage sa rehiyon, klase ng produkto, at karanasan. Kaya i-check ang mga bagong job posting at ang pinakabagong wage standard sa inyong rehiyon para sa mas tamang larawan.

Ang karaniwang career path ng order taker ay:

Order taker na may hawak na isang ruta o area.
Senior sales o key account na may hawak ng malalaking outlet.
Sales supervisor na gumagabay sa ilang sales sa isang area.
Area sales manager na responsable sa benta ng ilang rehiyon.

App para sa order taker

Ang pag-record ng order sa papel na resibo ay madaling mawala, magkamali, at matagal makarating sa warehouse. Tinutulungan ng order taking app ang sales na i-record ang order diretso mula sa phone, kaya pumapasok agad ang data sa system. Ilan sa mga feature na dapat meron: visit schedule at ruta, location-based na check-in, product catalog at presyo, order form, order history kada outlet, at automatic na daily report. Gamit ang data na ito, mamo-monitor din ng supervisor ang performance ng team sa dashboard ng isang sales tracking system.

FAQ tungkol sa order taker

Ano ang order taker o sales TO?

Ang order taker, na tinatawag ding booking salesman o sales TO (sales taking order), ay salesperson na regular na bumibisita sa outlet ng customer para kumuha ng order. Hindi siya nagdadala ng paninda sa visit. Nire-record ang order, saka ide-deliver ng delivery team ang paninda ayon sa schedule. Karaniwan ang role na ito sa mga distribution company ng consumer products.

Ano ang pagkakaiba ng order taker at canvasser?

Kumukuha lang ng order ang order taker, samantalang may dalang paninda ang canvasser at direktang nagbebenta on the spot. Naka-focus ang order taker sa regular na outlet na may rutang bisita at bayad na madalas naka-terms. Mas madalas namang nagbubukas ng bagong outlet ang canvasser at kadalasang cash ang bayad sa oras ng transaksyon.

Ano ang mga tungkulin ng order taker?

Ang pangunahing tungkulin ng order taker ay bisitahin ang mga outlet ayon sa schedule, i-check ang stock, mag-alok ng produkto at promo, at i-record ang order. Bukod dito, ipinapasa niya ang order sa opisina, nangongolekta ng bayad kung kailangan, inaasikaso ang reklamo ng customer, at gumagawa ng visit report araw-araw.

Ano ang pangunahing KPI ng order taker?

Kadalasang pangunahing KPI ng order taker ang sales target achievement, visit compliance, at effective call o porsyento ng visit na nagresulta sa order. Madalas ding sinusukat ng kumpanya ang bilang ng active outlet, average order value, repeat order, at collection on time. Ang target ng bawat KPI ay itinatakda ng bawat kumpanya.

Iyan ang mga dapat ninyong malaman tungkol sa order taker. Kapag episyente at epektibo ang pagganap sa mga tungkuling ito, makakagawa ang sales team ng magandang karanasan para sa customer at matutulungan ang kumpanya na magtagumpay sa isang competitive na market.

Puwede ring bigyan ang inyong mga order taker sa field ng sales force automation app ng MileApp. Makikita ng sales ang visit schedule, makakapag-check-in sa outlet, makakapag-record ng order mula sa phone, at makakapagpadala ng daily report, habang mino-monitor ng supervisor ang lahat nang real-time. Mag-book ng libreng demo ngayon sa pamamagitan ng pag-fill out ng form sa ibaba!

Mga Sanggunian:

Glints.com
Siker.id
rederp.co.id
hadirr.com