Ano ang Proof of Delivery? 5 Benepisyo ng e-POD sa Negosyo

Ang POD ay maikling tawag sa proof of delivery, ang patunay na natanggap nang maayos ng customer ang ipinadalang produkto. Sa modernong logistics, ang proof of delivery ay nag-evolve na bilang e-POD o electronic proof of delivery, na nagbibigay ng mas mataas na episyensya at transparency sa distribution.

Kapag may proof of delivery, protektado ang inyong delivery team laban sa nailagay sa maling lugar na parcel, mapanlinlang na claim, at maling delivery. Ngayong maraming negosyo at transaksyon ang ginagawa online, mahalaga nang i-track at i-document ang bawat aktibidad, lalo na sa logistics process.

Mula order hanggang delivery, halos lahat ay hawak na online, kaya mahalagang gawing kasing-transparent hangga’t maaari ang delivery para sa customer. Maraming benepisyo ang mga logistics solution na gumagamit ng teknolohiya, gaya ng pamamahala ng ruta at karga gamit ang route optimization at load optimization. Sa artikulong ito, tatalakayin ng MileApp kung paano nakakatulong ang e-POD sa paglago ng negosyo.

Ang Pag-unlad ng Proof of Delivery (POD)

Gaya ng alam ng marami, may ilang dahilan kung bakit hindi na praktikal ang tradisyonal na proof of delivery na (paper based) o nakasulat sa papel:

• Pag-iimbak at seguridad
  Kailangang ingatan ng courier ang mga pisikal na dokumento buong araw para hindi mawala o masira. Kailangan din itong itago ng ibang team sa head office. Malaking risk kapag may isang dokumentong nawala.
• Manual na data entry
  Ang isa-isang pag-encode ng data ay hindi lang kumakain ng maraming oras at tao, pinapataas din nito ang risk ng maling input na puwedeng makaapekto sa accuracy ng report, episyensya ng trabaho, at kalidad ng serbisyo.
• Hindi environment-friendly
  Ang paggamit ng maraming papel araw-araw ay hindi nakakatulong sa pagbabawas ng inyong carbon footprint. Habang dumarami ang delivery, lumalaki rin ang epekto nito sa kalikasan.

Basahin din: Ano ang Delivery Management System at Paano Nito Pinapabilis ang Delivery

Ano ang e-POD?

Ayon sa time-matters.com, ang electronic proof of delivery (e-POD) ay digital na bersyon ng delivery record (ang dokumentong ginagamit para kumpirmahin na tapos na ang delivery). Sa e-POD, naku-capture ng courier ang data at nave-verify kung successful o failed ang kanyang task. Nakikita ng courier ang order at detalye ng customer, kasama ang special instructions, at naipapadala niya ang data na nakolekta sa lokasyon nang real-time.

Sa e-POD, puwede ring kumuha ang courier ng proof of delivery sa iba’t ibang format at paraan, gaya ng litrato, pirma, QR code, barcode, o customized na dokumento. Samantala, mas maraming data ang nakukuha ng management team, gaya ng impormasyon ng courier, sasakyan, lokasyon ng courier (geo-stamp), at oras ng pag-e-POD (time-stamp).

Sa mas maraming impormasyon at mas mabilis na delivery, magagamit ito ng kumpanya para magbigay ng mas magandang customer experience habang binabawasan ang operational cost.

Basahin din: Ano ang Transportation Management System (TMS) at Paano Ito Gumagana

Mga Benepisyo ng e-POD at Proof of Delivery sa Paglago ng Negosyo

Sa digital na panahon ngayon, mabilis ang pag-unlad ng teknolohiya at maraming ginhawa at benepisyo itong hatid sa iba’t ibang industriya, kasama na ang negosyo. Isa sa mga teknolohiyang may positibong epekto sa paglago ng negosyo ang Electronic Proof of Delivery (e-POD).

Sa negosyo, malaki ang potensyal ng e-POD na pataasin ang operational efficiency, pagandahin ang customer service, at bawasan ang administrative cost. Narito ang mga benepisyo ng e-POD sa paglago ng negosyo.

1. Mas mabilis na delivery process

Nagbibigay ang e-POD ng simpleng instruction at ginagabayan ang courier sa nakatakdang workflow. Hindi na kailangang mag-alala ng courier na makalimutan ang proseso, kaya nananatili siyang propesyonal sa harap ng customer.

Dahil madali itong gamitin, mas kaunti ang error ng courier sa dokumento, nababawasan ang pagtawag sa head office o dispatch para magtanong, at mas maraming trabaho ang natatapos kada araw. Bukod dito, mas mabilis din ang daily KPI reporting dahil available ang data nang real-time.

2. Mas consistent na workflow

Kapag konektado ang lahat ng team sa iisang platform, nagkakaroon ng pare-parehong sistema sa buong delivery operation. Nagiging standard na proseso ito na sinusunod ng mga empleyado sa iba’t ibang department, depot, at yugto ng delivery.

Ito ay dahil sinisiguro ng system na sumusunod sa standard ang lahat ng kasali sa delivery kapag nangongolekta ng data o gumagawa ng report. Pare-pareho rin ang format ng data. Dahil dito, mas madaling bumuo ng tuloy-tuloy na daloy ng data na madaling ma-access at magamit ng lahat.

3. Mas mabilis na pag-resolve ng isyu

Mas mabilis at mas madaling ma-resolve ang mga isyu gamit ang e-POD dahil naka-record sa system ang lahat ng data. Agad na nave-verify ang bawat claim ng customer at mas mabilis naaayos ang problema. Puwedeng gawin ang lahat ng komunikasyon sa system, kaya mas malinaw sa kumpanya kung alin ang pekeng claim at alin ang totoo.

4. Kumpletong data para sa analysis

Bukod sa ligtas na naka-store, kayang i-map ng e-POD ang malaking volume ng data para ma-analyze at maipakita sa dashboard sa iba’t ibang view. Puwede rin itong i-store bilang raw data sa central system.

Bukod dito, ma-access ng lahat ng team mula sa iba’t ibang department ang nakolektang data. Halimbawa, mas mabilis na mapapamahalaan ng warehouse team ang stock level at maproseso ang mga return. Mas mabilis makakagawa ng electronic invoice ang finance team, at mas proactive ang customer service team dahil mabilis nilang nakikita ang data tungkol sa anumang problema sa delivery.

5. Mas mataas na customer satisfaction

May ilang feature na naka-integrate sa e-POD na tumutulong sa operator na siguraduhing tama ang impormasyong natatanggap ng customer tungkol sa kanilang delivery, gaya ng:

• Notification na tumutulong sa customer na malaman kung kailan darating ang parcel batay sa ETA (Estimated Time of Arrival).
• Real-time tracking na nagpapanatiling up-to-date sa operator at customer tungkol sa status at lokasyon ng delivery. Halimbawa, kapag alam ang lokasyon ng parcel, maaabisuhan ng agent ang customer kung kailan ito darating, kahit pa mabagal ang biyahe sa Metro Manila.
• Impormasyon tungkol sa delivery na tumutulong sa operator na kumpirmahin ang pagtanggap, habang nakakapagdagdag ang customer ng special instruction para sa susunod na delivery. Halimbawa, sa rating at feedback, nalalaman ng operator ang performance ng courier sa iba’t ibang ruta.

Sa tuloy-tuloy na pagbabantay sa customer gamit ang delivery document, status update, at mabilis na pag-resolve ng dispute, napapamahalaan ng kumpanya ang expectation ng customer. Napapanatili rin ang mapagkakatiwalaang relasyon at, sa kabuuan, mas maganda ang karanasan ng inyong mga customer.

Basahin din: Mga Mahalagang Fleet Management Features na Dapat Hanapin

Ang MileApp ay logistics platform na may iba’t ibang solusyon para mapadali ang araw-araw na operasyon, gamit ang mga feature gaya ng route optimization, real-time dashboard, at e-POD. Para sa mas malawak na larawan ng bawat yugto ng delivery, basahin din ang aming gabay sa first mile vs last mile.

Sa huli, ang digitalisasyon ng logistics ay hindi lang tungkol sa paggamit ng bagong teknolohiya, kundi pati sa paglikha ng magandang customer experience. Sa pakikipagtulungan sa platform gaya ng MileApp, mapapalakas ng mga logistics company ang posisyon nila sa market, mahaharap ang mga hamon ng industriya, at makakabuo ng last mile delivery service na tatatak sa customer. Mag-book ng libreng demo ngayon para sa inyong negosyo at sabay nating gawing #GoExtraMile.