Ini Cara Terbaik untuk Digitalisasi Proses QHSE

Saat ini, transformasi digital atau digitalisasi proses bisnis adalah salah satu investasi utama bagi bisnis itu sendiri. Termasuk pada kegiatan field service management, yakni proses QHSE (Quality, Health, Safety and Environment).

QHSE sendiri merupakan suatu sistem manajemen integrasi antara kualitas, kesehatan, dan lingkungan bagi bisnis dalam melakukan keseluruhan proses kerjanya, terutama pada kegiatan field service seperti konstruksi. QHSE terdiri dari 3 standar internasional, yaitu ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu), ISO 14001 (Sistem Manajemen Lingkungan), dan ISO 45001 (Sistem Manajemen K3).

Dengan melakukan transformasi digital pada QHSE maka bisnis bisa mendapatkan beberapa manfaat, seperti:

• Kondisi kerja yang lebih aman dan sehat untuk semua pekerja
• Pengiriman produk dan jasa yang aman, berkualitas tinggi, dan ramah lingkungan
• Penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab
• Mengurangi resiko insiden pada lokasi konstruksi

Lalu, bagaimana caranya untuk melakukan digitalisasi QHSE ini? Simak selengkapnya berikut ini.

Baca juga: Yuk, Berkenalan Lagi dengan MileApp di 2023

Tiga poin penting dalam proses digitalisasi

Sebelum melakukan digitalisasi QHSE, bisnis perlu memperhatikan tiga  poin penting dalam proses digitalisasi berikut. Ketiga poin yang akan dibahas tidak hanya berlaku untuk QHSE saja, tetapi juga pada bidang field service lainnya.

• Pekerja

Para pekerja atau orang-orang yang akan menggunakan teknologi merupakan bagian paling menantang dalam memperkenalkan digitalisasi di tempat kerja. Ini karena setiap pekerja sudah memiliki pola kerjanya sendiri sehingga perlu waktu untuk beradaptasi terhadap perubahan.

Digitalisasi yang sukses dimulai dengan kepemimpinan yang kuat yang menerima teknologi dengan mantap. Hal tersebut merupakan cerminan bagi para tim lainnya bahwa betapa kuat dan seriusnya bisnis mereka untuk melakukan perubahan. Kemudian, digitalisasi dilakukan yang dilakukan berlanjut ke hirarki berikutnya dan terus hingga ke yang paling bawah.

Selain itu, kunci digitalisasi berikutnya yaitu membuat karyawan Anda untuk beradaptasi dengan proses digitalisasi dengan seoptimal mungkin. Pastikan karyawan Anda dilibatkan dalam proses ini sehingga mereka dapat menyesuaikan diri dengan perubahan lebih cepat. Jangan lupa untuk mengingatkan mereka bahwa digitalisasi akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah.

• Proses

Digitalisasi selalu tentang memperbaiki proses. Setelah Anda mengoptimalkan dan mendigitalisasi, selanjutnya bisnis dapat melanjutkan untuk melakukan standardisasi dan membuat benchmark untuk operasi bisnis berkembang lebih lanjut.

Dengan menerapkan digitalisasi pada seluruh proses QHSE akan memudahkan praktik manajemen untuk memenuhi standar ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, dan standar lainnya yang relevan dengan sistem QHSE.

Digitalisasi QHSE juga dapat meningkatkan penghematan bisnis sambil meningkatkan keterlibatan karyawan dengan memberikan akses kepada mereka pada sistem QHSE digital yang standarisasi dan mudah digunakan.

• Tools (Alat)

Melakukan digitalisasi QHSE merupakan hal yang menantang. Anda perlu menemukan alat QHSE yang tepat dan untuk mendapatkannya perlu proses yang tuntas dan terstruktur. Salah satu alat yang bisa digunakan, yaitu aplikasi monitoring pekerjaan yang membantu bisa membantu tim untuk mengerjakan tugas harian mereka dengan lebih optimal.

Bisnis perlu memperhatikan 3 hal berikut agar bisa melakukan digitalisasi QHSE dalam jangka panjang. Pertama, bisnis perlu mencari seorang mitra bukan hanya penyedia software. Kemudian, cari alat yang bisa diadopsi dengan mudah. Terakhir, cari alat yang mendukung tujuan-tujuan bisnis dalam jangka panjang.

Itulah beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam melakukan digitalisasi untuk menciptakan proses field service management pada QHSE yang lebih baik.

Enam langkah digitalisasi QHSE

Kini saatnya Anda memulai proses digitalisasi QHSE dengan 6 langkah berikut:

• Evaluasi proses saat ini

Langkah paling pertama yang harus dilakukan adalah memahami keadaan kerja saat ini, yakni prosesnya, para pekerja, tingkat kompetensi, motivasi pekerja, dan alat pendukung. Temukan area yang saat ini mengalami masalah dan potensi untuk diperbaiki. Hal ini termasuk informasi dan riset kompetitor serta tren pasar.

• Persiapkan proses yang baru untuk diajukan

Buat rencana untuk proses baru termasuk orang dan alat yang dibutuhkan. Anda harus menjelaskan bagaimana digitalisasi QHSE dapat memberikan manfaat bagi bisnis dan seluruh pekerja. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk menetapkan atau revisi tujuan, identifikasi risiko, serta jadwalkan pemilihan proses dan alat.

• Pemilihan software

Rencanakan proses pemilihan alat dan putuskan apakah akan menjalankan proyek uji coba. Tentukan tujuan Anda, apa yang ingin dicapai, risiko apa yang ingin dikurangi, dan proses mana yang ingin diterapkan alat tertentu. 

Aplikasi monitoring pekerjaan bisa menjadi pertimbangan software yang bisa bisnis gunakan. Ada banyak berbagai macam penyedia aplikasi monitoring pekerjaan sehingga Anda perlu mengecek terlebih dahulu apakah aplikasi yang dipilih telah memenuhi seluruh kriteria bisnis untuk tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya. 

• Rencana implementasi

Selanjutnya, buatlah rencana implementasi digitalisasi QHSE. Bagaimana Anda ingin sistem QHSE mengikuti implementasi proses dan tentukan kalender peluncuran proses dan alat serta buat panduan implementasi proses untuk membantu tim dapat menerapkannya dengan optimal.

• Buat proyek digitalisasi

Digitalisasi QHSE Anda akan membutuhkan orang dengan keterampilan dan kompetensi tertentu. Jika tim Anda tidak memiliki spesialisasi maka berikan pelatihan kepada mereka untuk meningkatkan tingkat kompetensi mereka. Tentukan pelatihan yang diperlukan untuk setiap anggota tim Anda untuk memberikan mereka pemahaman tentang tingkat perubahan dan tingkat tanggung jawab mereka.

• Mulai implementasi sambil melakukan pemantauan progres

Mulailah melakukan implementasi dengan pemantauan progres yang tepat. Segera lakukan implementasi dari alat baru dan proses baru yang telah direncanakan. Lakukan pemantauan bagaimana sistem QHSE baru Anda dapat mempengaruhi alur kerja dan produktivitas bisnis. Jangan lupa untuk mengevaluasi proses tersebut, pekerja Anda, dan alat yang digunakan untuk memahami bagian mana yang perlu untuk ditingkatkan.

Perubahan bisnis selalu bergerak maju dan cepat. Teknologi digital adalah salah satu dari perubahan tersebut yang dapat meningkatkan proses bisnis lebih baik lagi. 

Salah satu cara untuk melakukan transformasi digital, yaitu dengan menggunakan aplikasi monitoring pekerjaan. Bagaimana dengan Anda? Sudah siapkah Anda untuk mendigitalisasi proses QHSE bisnis? Jangan khawatir, dengan menggunakan MileApp proses digitalisasi QHSE akan optimal dan #GoExtraMile. Daftar di sini sekarang!

Baca juga: Pentingnya SLA Bagi Bisnis Logistik dan Cara Meningkatkannya