Tantangan Menggunakan MS Excel sebagai Software Manajemen Rute

Software manajemen rute merupakan bagian integral dari proses pengiriman. Ini adalah langkah yang perlu dilakukan dengan hati-hati karena proses pengiriman dapat bergantung padanya. Namun, karena tidak dibuat untuk perencanaan rute, Microsoft Excel tidak efektif sebagai alat untuk kasus penggunaan ini. MS Excel bisa menjadi cara yang baik untuk mengatur buku alamat Anda, tetapi perencanaan rute modern dapat melakukan lebih banyak lagi.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana Microsoft Excel dapat digunakan sebagai perencana rute dan apakah lebih baik menggunakan software manajemen rute maka Anda tidak di artikel yang tepat. 

Bagaimana melakukan manajemen rute dengan MS Excel?

Spreadsheet di Excel adalah komponen penting dalam kehidupan di tempat kerja. Excel digunakan oleh berbagai perusahaan di berbagai industri untuk merampingkan proses bisnis dan telah membantu organisasi selama bertahun-tahun dengan menangani berbagai tanggung jawab mulai dari akuntansi hingga penjualan dan pemasaran.

Dalam waktu yang cukup lama, salah satu fitur spreadsheet yang paling berguna adalah perencanaan rute. Orang-orang menggunakan spreadsheet Excel untuk manajemen rute multi-stop sebelum Google Maps dan teknologi perencanaan rute lanjutan lainnya.

Berikut cara melakukan manajemen rute dengan MS Excel yang metodenya bisa dibilang lebih rumit.

1. Buat dua kolom untuk nama dan alamat. Tambahkan daftar nama untuk siapa Anda perlu memberikan pengiriman. Tambahkan alamat korespondensi ke masing-masing nama ini di kolom alamat.
2. Nomor rumah, nomor jalan atau nama jalan, kota, negara bagian, dan kode pos atau pos semuanya harus disertakan dalam alamat.
3. Nama jalan, kota, negara bagian, dan kode pos, Anda dapat membagi alamat ke dalam kolom yang berbeda. Ini bisa sangat berguna ketika mencoba mengurutkan alamat berdasarkan kode pos atau kode pos.
4. Mulai rancang rencana perjalanan Anda setelah Anda menyiapkan spreadsheet dan mengisi semua rincian yang relevan.
5. Jika Anda memiliki daftar alamat yang sangat banyak untuk dikelola, Anda bisa memecahnya menjadi potongan-potongan kecil sehingga lebih mudah diatur dan ditangani.
6. Jika Anda telah memasukkan daftar alamat yang panjang dan ingin mengurutkannya, Anda dapat melakukannya dengan memilih kolom tempat Anda ingin mengklasifikasikan alamat.
7. Anda dapat membuat pesanan pengiriman atau membiarkan pengemudi Anda memilih jalur mereka sendiri. Sebaiknya Anda membuat rute terlebih dahulu lalu menugaskannya ke pengemudi untuk mengelola dan mengontrol pengiriman Anda dengan lebih baik.

Masalah dalam manajemen rute yang tidak bisa diatasi dengan MS Excel

Bahkan jika Anda memiliki semua informasi mengenai pengiriman dan telah membuat urutan pemberhentian terbaik, Anda pada akhirnya harus menggunakan sistem navigasi untuk menghitung rute terbaik dan meletakkan alamat di peta. Hal ini bisa menjadi proses yang sangat efisien untuk menentukan rute pengiriman. Ada hal-hal tertentu yang tidak bisa dilakukan oleh Excel, seperti:

• Tidak ada peta pada Excel
• Tidak ada perencanaan dan pengoptimalan rute
• Tidak ada update status lalu lintas secara real-time
• Tidak dapat mempertimbangkan prioritas pengiriman atau mengaplikasikan time window
• Tidak ada navigasi rinci jalan belokan demi belokan
• Tidak ada bukti pengiriman
• Tidak bisa memantau kondisi di lapang secara real-ime

Mengapa harus menggunakan software manajemen rute daripada MS Excel?

Microsoft Excel tidak memiliki fungsi atau alat perencanaan rute maupun pengoptimalan. Alat ini hanya dapat menyediakan satu set tabel bergerak untuk menambahkan dan menyimpan data. Dengan Microsoft Excel, akan sangat sulit untuk merencanakan rute yang efisien. Manajemen rute secara khusus dikembangkan untuk menyediakan pembuatan jalur dan perencanaan navigasi serta fungsi pengoptimalan (route optimization).

Salah satu hal terbaik yang dilakukan software manajemen rute adalah membuat urutan pemberhentian dan mengoptimalkan rute tergantung pada batasan waktu dan prioritas. Dengan mengakomodasi sistem perencanaan rute untuk mendukung alur kerja, bisnis dapat menghindari risiko dan situasi yang tidak pasti dalam tugas pengiriman harian mereka. Untuk bisnis yang berurusan dengan pengiriman seperti perusahaan transportasi komersial, bisnis e-commerce, atau bahkan pengemudi dan kontraktor independen dapat benar-benar mendapatkan keuntungan dari memiliki solusi perencanaan rute yang mereka miliki.

Software manajemen rute tidak hanya dapat merencanakan rute, tetapi juga memberikan arah belokan demi belokan, dapat mengakomodasi perubahan atau penambahan rute, mengurangi jarak tempuh, melakukan pengiriman tepat waktu, meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Selain itu Anda juga akan mendapatkan laporan secara analisis yang lebih terperinci dan transparan. Laporan ini menawarkan wawasan berharga tentang apa yang dilakukan dengan benar dan di mana bisnis perlu lebih fokus.

Software manajemen rute yang baik akan memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal lain sambil mengotomatiskan fungsi perutean. Alhasil, tidak hanya membantu Anda menghemat waktu dan bahan bakar, tetapi juga meningkatkan efisiensi pengiriman secara keseluruhan yang tidak bisa didapatkan dengan menggunakan MS Excel.