Mengoptimalkan Biaya Logistik Internal dan External dengan Strategi Cost Factor

Dalam era digital saat ini, optimalisasi rute pengiriman menjadi kunci untuk keberhasilan operasional bisnis apa pun yang melibatkan pengiriman langsung ke pelanggan (last mile delivery). Dengan memanfaatkan teknologi terkini, perusahaan dapat merancang rute yang efisien, meminimalkan jarak tempuh, serta menghemat waktu dan biaya.

Salah satu faktor penting dalam pengoptimalan rute adalah mempertimbangkan biaya logistik, terutama bagi perusahaan yang menggunakan kombinasi kendaraan milik sendiri dan kendaraan sewa dari pihak ketiga (3PL). Dalam situasi seperti ini, menerapkan strategi “cost factor” dapat menjadi solusi yang ampuh untuk mengoptimalkan biaya operasional.

Cost factor adalah fitur yang memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan penggunaan kendaraan berdasarkan biaya yang terkait. Dengan memberikan nilai numerik antara 0-100 pada setiap kendaraan, perusahaan dapat menentukan urutan prioritas penggunaan kendaraan dalam penjadwalan rute pengiriman. Kendaraan dengan biaya lebih rendah (milik sendiri) akan diberi prioritas lebih tinggi, sementara kendaraan sewa (3PL) akan digunakan hanya jika kapasitas kendaraan internal tidak mencukupi.

Baca Juga: Peran MileApp dalam Membantu Meningkatkan Efisiensi Pengiriman Agrinesia

Memahami Cost Factor

Cost factor adalah parameter yang digunakan dalam proses optimalisasi rute pengiriman untuk memprioritaskan pemilihan kendaraan berdasarkan biaya operasionalnya. Dengan menerapkan cost factor, perusahaan dapat mengatur urutan prioritas penggunaan kendaraan dalam penjadwalan rute, sehingga kendaraan dengan biaya lebih rendah akan diutamakan terlebih dahulu.

Peran utama cost factor adalah membantu perusahaan dalam mengoptimalkan biaya logistik dengan memaksimalkan penggunaan kendaraan in-house sebelum menggunakan kendaraan sewa dari penyedia 3PL. Hal ini sangat penting karena biaya sewa kendaraan dari 3PL umumnya lebih tinggi dibandingkan dengan biaya operasional kendaraan milik perusahaan sendiri.

Dalam praktiknya, penerapan cost factor dilakukan dengan memberikan nilai numerik yang lebih tinggi kepada kendaraan sewa dari 3PL, misalnya antara 51-100, sementara kendaraan milik sendiri akan diberi nilai yang lebih rendah, seperti 0-50. Dengan demikian, sistem optimalisasi rute akan selalu memprioritaskan penggunaan kendaraan internal terlebih dahulu sebelum beralih ke kendaraan sewa saat kapasitas kendaraan internal sudah tidak mencukupi.

Baca Juga: Optimalkan Sales Canvassing dengan Menggunakan Aplikasi Lapangan

Faktor yang Memengaruhi Penentuan Cost Factor

Penentuan nilai cost factor untuk setiap kendaraan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang terkait dengan biaya operasional. Berikut adalah faktor-faktor utama yang perlu dipertimbangkan:

Biaya Sewa untuk Kendaraan 3PL 

Salah satu komponen biaya terbesar dalam penggunaan kendaraan sewa dari 3PL adalah biaya sewa itu sendiri. Biaya sewa ini umumnya dihitung berdasarkan jarak tempuh, durasi penyewaan, atau gabungan keduanya. Semakin tinggi biaya sewa, semakin tinggi pula nilai cost factor yang harus ditetapkan untuk kendaraan tersebut.

Biaya Bahan Bakar 

Konsumsi bahan bakar merupakan pengeluaran operasional yang signifikan dalam pengiriman barang. Kendaraan yang lebih besar atau lebih berat cenderung mengonsumsi lebih banyak bahan bakar, sehingga biaya operasionalnya pun akan lebih tinggi. Oleh karena itu, faktor konsumsi bahan bakar perlu dipertimbangkan dalam penetapan nilai cost factor.

Biaya Perawatan dan Pemeliharaan 

Untuk menjaga kinerja optimal dan keamanan kendaraan, perusahaan harus menanggung biaya perawatan dan pemeliharaan berkala. Biaya ini meliputi penggantian suku cadang, servis rutin, dan perbaikan jika terjadi kerusakan. Kendaraan yang lebih tua atau telah menempuh jarak tempuh tinggi cenderung memerlukan perawatan yang lebih intensif dan mahal.

Premi Asuransi 

Untuk melindungi aset dan mengurangi risiko kerugian, perusahaan perlu mengasuransikan setiap kendaraan yang dimiliki atau disewa. Premi asuransi dapat bervariasi tergantung pada jenis kendaraan, usia, dan histori klaim sebelumnya. Kendaraan dengan premi asuransi yang lebih tinggi akan memiliki biaya operasional yang lebih besar pula.

Biaya Operasional Lainnya 

Selain faktor-faktor di atas, terdapat biaya operasional lain yang juga perlu diperhitungkan, seperti biaya pajak kendaraan, biaya izin operasional, biaya administrasi, dan biaya tenaga kerja (pengemudi). Semakin tinggi biaya-biaya ini, semakin tinggi pula nilai cost factor yang harus ditetapkan.

Dengan mempertimbangkan seluruh faktor biaya tersebut, perusahaan dapat menentukan nilai cost factor yang tepat untuk setiap kendaraan, baik milik sendiri maupun sewa dari 3PL. Hal ini akan memastikan bahwa rute pengiriman dioptimalkan dengan biaya serendah mungkin.

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan dari Sistem Canvassing

Contoh Implementasi Strategi Cost Factor

Untuk memahami lebih jelas bagaimana strategi cost factor dapat diterapkan, mari kita lihat studi kasus hipotetis berikut:

PT XYZ Logistics adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Dalam operasionalnya, perusahaan ini mengombinasikan penggunaan kendaraan milik sendiri dan kendaraan sewa dari 3PL. Sebagai bagian dari upaya untuk mengoptimalkan biaya pengiriman, PT XYZ Logistics menerapkan strategi cost factor dalam proses optimalisasi rute.

Armada kendaraan PT XYZ Logistics terdiri dari:

• Kendaraan Milik Sendiri:some text
  • 10 unit truk kecil (biaya operasional rendah)
  • 5 unit truk sedang (biaya operasional menengah)
• Kendaraan Sewa dari 3PL:some text
  • 3 unit truk besar (biaya sewa dan operasional tinggi)

Berdasarkan analisis biaya, perusahaan menetapkan nilai cost factor untuk setiap jenis kendaraan sebagai berikut:

• Truk kecil milik sendiri: 20
• Truk sedang milik sendiri: 35
• Truk besar sewa dari 3PL: 75

Nilai cost factor ini ditentukan dengan mempertimbangkan biaya bahan bakar, perawatan, asuransi, dan biaya sewa (untuk kendaraan 3PL).

Ketika ada permintaan pengiriman baru, sistem optimalisasi rute PT XYZ Logistics akan menganalisis volume dan jarak pengiriman. Kemudian, algoritma MileApp akan memprioritaskan pemilihan kendaraan berdasarkan nilai cost factor terendah terlebih dahulu.

Misalnya, jika terdapat permintaan pengiriman dengan volume yang dapat ditangani oleh truk kecil, sistem akan memilih truk kecil milik sendiri (cost factor 20) terlebih dahulu. Jika tidak tersedia atau kapasitas tidak mencukupi, sistem akan beralih ke truk sedang milik sendiri (cost factor 35). Jika masih belum mencukupi, barulah sistem akan memilih truk besar sewa dari 3PL (cost factor 75) untuk menyelesaikan pengiriman tersebut.

Dengan menerapkan strategi ini, PT XYZ Logistics dapat memastikan bahwa kendaraan dengan biaya operasional terendah selalu diutamakan dalam penjadwalan rute pengiriman. Hal ini membantu perusahaan mengoptimalkan biaya logistik dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Baca Juga: Mengatur Pengiriman dengan Vehicle Tagging untuk Rute Ganjil di MileApp

Manfaat Optimalisasi Cost Factor

Penerapan strategi optimalisasi cost factor dalam manajemen pengiriman barang memberikan sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan, antara lain:

Pengurangan Biaya Pengiriman secara Keseluruhan 

Dengan memprioritaskan penggunaan kendaraan berbiaya rendah terlebih dahulu, perusahaan dapat secara efektif mengurangi pengeluaran biaya pengiriman. Penggunaan kendaraan sewa yang lebih mahal hanya dilakukan jika benar-benar diperlukan, sehingga penghematan biaya dapat dicapai secara optimal.

Peningkatan Efisiensi Pemilihan Kendaraan 

Strategi cost factor memungkinkan perusahaan untuk memilih kendaraan yang paling sesuai dan efisien untuk setiap tugas pengiriman. Hal ini mencegah terjadinya pemborosan sumber daya, seperti penggunaan kendaraan yang terlalu besar atau terlalu kecil untuk volume pengiriman tertentu.

Alokasi Sumber Daya yang Lebih Baik 

Dengan mengoptimalkan pemilihan kendaraan berdasarkan cost factor, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif. Kendaraan milik sendiri dapat dimanfaatkan secara maksimal sebelum menggunakan kendaraan sewa, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Peningkatan Profitabilitas Bisnis 

Pada akhirnya, optimalisasi biaya logistik melalui strategi cost factor akan berdampak positif pada profitabilitas bisnis perusahaan. Penghematan biaya yang diperoleh dari proses pengiriman yang lebih efisien dapat meningkatkan margin keuntungan dan memperkuat daya saing perusahaan di pasar.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan 

Optimalisasi biaya logistik memungkinkan perusahaan untuk menawarkan layanan pengiriman yang lebih terjangkau kepada pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Dengan manfaat-manfaat tersebut, strategi cost factor terbukti menjadi pendekatan yang efektif dalam mengoptimalkan biaya logistik dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Perusahaan yang menerapkan strategi ini dapat menikmati keuntungan kompetitif di pasar yang semakin kompetitif.

Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan dari Sistem Canvassing

Praktik Terbaik untuk Konfigurasi Cost Factor

Untuk memastikan implementasi strategi cost factor yang efektif dan optimal, terdapat beberapa praktik terbaik yang disarankan:

Tinjau dan Perbarui Cost Factor secara Berkala 

Biaya operasional kendaraan, seperti biaya bahan bakar, perawatan, dan asuransi, cenderung berfluktuasi dari waktu ke waktu. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk secara rutin meninjau dan memperbarui nilai cost factor yang ditetapkan untuk setiap jenis kendaraan. Hal ini memastikan bahwa nilai cost factor selalu mencerminkan biaya terkini dan memungkinkan optimalisasi rute yang akurat.

Manfaatkan Data Historis untuk Penilaian Biaya yang Akurat 

Untuk menetapkan nilai cost factor yang tepat, perusahaan sebaiknya memanfaatkan data historis terkait biaya operasional setiap jenis kendaraan. Dengan menganalisis data seperti konsumsi bahan bakar, biaya perawatan, dan biaya sewa kendaraan di masa lalu, perusahaan dapat memperoleh perkiraan yang lebih akurat tentang biaya yang terkait dengan setiap jenis kendaraan.

Jalin Kemitraan dengan Penyedia Jasa Logistik Pihak Ketiga (3PL) 

Bagi perusahaan yang menggunakan kendaraan sewa dari penyedia jasa logistik pihak ketiga (3PL), sangat penting untuk menjalin kemitraan yang baik dengan penyedia layanan tersebut. Dengan melakukan negosiasi yang efektif, perusahaan dapat mencapai kesepakatan yang menguntungkan dalam hal biaya sewa kendaraan, syarat dan ketentuan, serta layanan tambahan yang mungkin tersedia.

Pertimbangkan Faktor Lain seperti Keandalan dan Keamanan 

Meskipun cost factor berfokus pada optimalisasi biaya, perusahaan juga harus mempertimbangkan faktor lain seperti keandalan dan keamanan kendaraan. Kendaraan yang lebih mahal belum tentu selalu menjadi pilihan terbaik jika tingkat keamanan dan kehandalannya rendah. Oleh karena itu, penting untuk mencapai keseimbangan antara biaya dan kualitas layanan pengiriman.

Dengan mengikuti praktik-praktik terbaik ini, perusahaan dapat memastikan bahwa strategi cost factor diimplementasikan dengan benar dan menghasilkan optimalisasi biaya logistik yang maksimal, serta peningkatan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, optimalisasi biaya logistik menjadi kunci untuk meningkatkan profitabilitas dan daya saing perusahaan. Strategi cost factor telah terbukti sebagai pendekatan yang efektif untuk mengoptimalkan biaya logistik, baik untuk operasi internal maupun eksternal dengan melibatkan penyedia jasa logistik pihak ketiga (3PL).

Dengan menerapkan cost factor dalam konfigurasi rute pengiriman, perusahaan dapat memprioritaskan penggunaan kendaraan yang paling hemat biaya terlebih dahulu, sebelum beralih ke kendaraan yang lebih mahal jika kapasitas tidak mencukupi. Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan armada kendaraan milik sendiri dan mengurangi ketergantungan pada kendaraan sewa yang lebih mahal.

Implementasi strategi cost factor yang tepat dapat memberikan manfaat signifikan bagi perusahaan, seperti penghematan biaya pengiriman secara keseluruhan, peningkatan efisiensi pemilihan kendaraan, alokasi sumber daya yang lebih baik, serta peningkatan profitabilitas bisnis. Selain itu, optimalisasi biaya logistik juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan menawarkan layanan pengiriman yang lebih terjangkau.

Untuk memastikan keberhasilan implementasi strategi cost factor, perusahaan disarankan untuk mengikuti praktik-praktik terbaik seperti meninjau dan memperbarui nilai cost factor secara berkala, memanfaatkan data historis untuk penilaian biaya yang akurat, menjalin kemitraan dengan penyedia jasa logistik pihak ketiga, serta melibatkan semua pemangku kepentingan dalam proses pengambilan keputusan.

Dengan mengintegrasikan optimalisasi cost factor ke dalam operasi pengiriman last mile, perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan efektivitas biaya secara signifikan. Oleh karena itu, disarankan bagi pembaca untuk mempertimbangkan penerapan strategi ini dalam manajemen logistik mereka, guna mencapai keunggulan kompetitif dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

‍