Manajemen Risiko dalam Transportation Management System (TMS)

Transportation Management System (TMS) adalah sebuah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola logistik pemindahan barang fisik, seperti melalui darat, udara, atau laut. Sistem ini hadir sebagai solusi terkini untuk memberikan keberlanjutan dan efisiensi dalam proses pengelolaan logistik. 

Selayaknya sebuah sistem, TMS tak berjalan tanpa risiko yang mengikuti, mengingat bisnis transportasi, baik lokal maupun internasional, sering kali menghadapi risiko yang kompleks, seperti perubahan kondisi cuaca, masalah keamanan, atau perubahan regulasi. Dalam menghadapi berbagai risiko tersebut, perlu adanya manajemen risiko dalam TMS. Bagaimana caranya? Berikut ulasannya! 

Identifikasi Risiko TMS

Dengan mengidentifikasi risiko-risiko dalam TMS, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk meminimalkan dampak negatif dan memaksimalkan efisiensi dalam pengelolaan transportasi melalui TMS. Berikut beberapa risiko TMS, dilansir dari Medium: ‍

1. Risiko penerapan

Penerapan sistem TMS memerlukan investasi waktu, uang, dan sumber daya yang signifikan. Dalam hal ini, terkadang prosesnya bisa rumit, dan jika tidak dilaksanakan dengan benar, hal ini dapat menyebabkan penundaan, pembengkakan biaya, dan bahkan kegagalan.

2. Risiko integrasi

Sistem TMS perlu diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh bisnis, seperti ERP, WMS, dan CRM. Hal ini dapat menjadi tantangan, terutama jika sistem tidak kompatibel atau jika terdapat masalah kualitas data.

3. Risiko keamanan

Sistem TMS berisi data sensitif, seperti informasi pengiriman, data pelanggan, dan data keuangan. Jika sistem tidak diamankan dengan baik, sistem dapat rentan terhadap serangan siber dan pelanggaran data.

Baca juga: Peluang Transportation Management System (TMS) di Indonesia

Strategi Manajemen Risiko TMS

Manajemen risiko dalam Transportation Management System (TMS) menjadi esensial saat mengetahui risiko potensial di atas agar operasional bisa lancar dan rantai pasokan dapat berlanjut. Berikut adalah beberapa strategi yang dapat diadopsi untuk mengelola risiko dalam TMS:

1. Manfaatkan TMS yang memiliki reputasi positif 

TMS seharusnya membuat proses transportasi lebih mudah dan tidak rumit. Sistem manajemen transportasi yang baik juga harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Hal ini juga harus dirancang untuk berintegrasi secara lancar dengan ERP eksternal dan memastikan kepatuhan terhadap kepatuhan terhadap peraturan. 

Untuk itu, penting untuk memilih sistem manajemen transportasi yang telah memiliki reputasi positif dari tahun ke tahun agar seluruh risiko dari TMS dapat ditangani dengan baik, bahkan dihindari, sehingga bisnis pada akhirnya akan menghemat waktu, uang, dan mengurangi risiko secara signifikan.

2. Petakan kriteria pengiriman dengan operator 

Sebuah bisnis dapat mengurangi risiko secara signifikan jika para pemangku dapat bekerja sama dengan operator dan menyesuaikan kebutuhan transportasi dengan layanan dan biaya operator TMS. 

Dalam sebuah penelitian yang dilansir dari Dovetail, dibuktikan bahwa perusahaan yang tidak bekerja sama dengan operatornya dapat mengeluarkan biaya hingga 25 persen lebih banyak untuk layanan transportasinya dibandingkan perusahaan yang melakukan hal tersebut. Dengan memetakan kriteria, bisnis dapat mengurangi risiko timbulnya biaya tambahan.

3. Menerapkan KPI yang terukur untuk operator

Untuk mengurangi risiko operator TMS tidak berkinerja sesuai tingkat yang bisnis harapkan, susunlah serangkaian KPI dan lacak kinerjanya dengan kartu skor. Temui setiap operator dan siapkan KPI bernilai tinggi dalam jumlah yang dapat dikelola, seperti biaya transportasi per pengiriman atau pesanan, keakuratan faktur, ketersediaan data, biaya layanan masuk dan keluar, dan ukuran kepuasan pelanggan. Jenis metrik ini membantu mengelola hubungan dengan operator dan memungkinkan bisnis mengontrol proses lebih besar.

4. Konsolidasi pengiriman strategis

Untuk mengurangi risiko timbulnya biaya transportasi yang tinggi, perusahaan dapat mengkonsolidasikan pengiriman terutama jika pengiriman mereka kurang dari muatan truk (LTL). 

Banyak perusahaan logistik pihak ketiga (3PL) yang mampu mengkonsolidasikan pengiriman kecil dari lebih dari satu perusahaan yang perlu menuju tujuan yang sama, sehingga mengurangi biaya dan risiko.

Baca juga: Cara Menjaga Keamanan dalam Transportation Management System

Keuntungan Manajemen Risiko dalam Operasi TMS

Dengan menggunakan TMS, bisnis dapat mengakses data dan analitik secara real-time, membandingkan berbagai skenario dan opsi, melacak dan memantai pengiriman, memantau indikator kinerja utama, dan menghasilkan laporan dan peringatan. Selain itu, berikut keuntungan manajemen risiko lebih lengkapnya:

1. Keandalan operasional

Manajemen risiko melalui Transportation Management System (TMS) membawa keuntungan signifikan dalam meningkatkan keandalan operasional. Dengan identifikasi dini dan mitigasi risiko, TMS memastikan operasi logistik tetap dapat diandalkan, bahkan di tengah ketidakpastian.

2. Efisiensi penggunaan TMS

Pemanfaatan TMS secara efisien menjadi landasan keuntungan manajemen risiko. Sistem ini memberikan visibilitas yang diperlukan untuk mengoptimalkan penggunaan TMS, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan efisiensi proses logistik.

3. Peningkatan produktivitas

Manajemen risiko yang terintegrasi dengan TMS memberikan dorongan pada produktivitas operasional. Dengan pengelolaan risiko yang cerdas, perusahaan dapat fokus pada inisiatif yang meningkatkan produktivitas, mengurangi risiko gangguan, dan memastikan kinerja operasional yang maksimal.

4. Ketahanan terhadap perubahan

TMS yang dilengkapi dengan strategi manajemen risiko memberikan ketahanan terhadap perubahan. Dalam lingkungan logistik yang dinamis, kemampuan untuk merespons dan menyesuaikan operasi dengan cepat dapat mengurangi dampak risiko yang mungkin timbul akibat perubahan pasar atau kondisi eksternal.

Baca juga: Tantangan Transportation Management System (TMS)

Dengan manajemen risiko dalam operasi TMS, bisnis dapat mengoptimalkan keandalan, efisiensi, produktivitas, dan ketahanan terhadap transportasi 5dalam lingkungan logistik yang penuh tantangan. Jadi, tidak hanya membantu melindungi operasi saat ini tetapi juga membangun dasar yang kokoh untuk pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis di masa depan. 

Dalam hal ini, MileApp hadir sebagai solusi inovatif yang memperkuat visibilitas dan pelacakan secara menyeluruh bagi transportasi dengan fitur route optimization dan task management. Dengan mengintegrasikan sistem MileApp, memberikan keunggulan tambahan dalam manajemen risiko TMS agar dapat terus bersaing. Yuk coba MileApp sekarang agar bisnis Anda semakin #GoExtraMile. Klik di sini untuk sign up!

Sumber:

• Medium.com
• Dovetail.co.za
• linkedin.com