การรับออเดอร์ คืออะไร? ขั้นตอนและประโยชน์ที่ธุรกิจควรรู้

ในโลกธุรกิจ คุณเคยได้ยินคำว่า การรับออเดอร์ (taking order) หรือไม่ การรับออเดอร์คือขั้นตอนสำคัญที่เชื่อมลูกค้าเข้ากับสินค้าหรือบริการที่ต้องการ เป็นช่วงเวลาที่บริษัทรับฟังความต้องการของลูกค้า แล้วบันทึกคำสั่งซื้อสินค้าหรือบริการนั้นไว้อย่างถูกต้อง

หลายคนนึกถึงการรับออเดอร์ในร้านอาหารหรือคาเฟ่ แต่ในธุรกิจจัดจำหน่าย B2B เช่น การกระจายสินค้าอุปโภคบริโภค (FMCG) ไปยังร้านโชห่วยและร้านค้าปลีก การรับออเดอร์ก็เป็นงานประจำวันของทีมขายเช่นกัน หลายคนยังสับสนระหว่าง taking order กับ sales order ซึ่งแม้จะเกี่ยวข้องกันแต่ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน บทความนี้สรุปทุกเรื่องที่ควรรู้เกี่ยวกับการรับออเดอร์ไว้ให้แล้ว

การรับออเดอร์ (taking order) คืออะไร

Taking order หรือการรับออเดอร์ คือขั้นตอนที่เชื่อมลูกค้าเข้ากับสินค้าหรือบริการที่ต้องการ กล่าวอีกอย่างคือกระบวนการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ซึ่งเป็นจังหวะที่ลูกค้าแจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทหรือผู้ขาย

ในบริบทของงานขาย การรับออเดอร์ต้องเก็บข้อมูลที่จำเป็นให้ครบ เช่น ประเภทสินค้าหรือบริการที่สั่ง จำนวน สเปกพิเศษ ที่อยู่จัดส่ง และข้อมูลติดต่อของลูกค้า กระบวนการนี้ทำได้หลายช่องทาง เช่น โทรศัพท์ อีเมล แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ แชตผ่าน LINE หรือที่หน้าร้านโดยตรง โดยสรุป การรับออเดอร์คือจุดเริ่มต้นของธุรกรรมการค้าระหว่างผู้ขายกับลูกค้า

อ่านเพิ่มเติม: เซลล์รับออเดอร์ คืออะไร? หน้าที่ ทักษะ และ KPI ที่ต้องรู้

ขั้นตอนการรับออเดอร์

ขั้นตอนการรับออเดอร์เป็นรากฐานของการทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ เมื่อลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการ กระบวนการนี้คือประตูบานแรกที่นำไปสู่การปิดการขาย อ้างอิงจาก runsystem.id ขั้นตอนการรับออเดอร์ที่ควรรู้มีดังนี้

1. รับคำสั่งซื้อ

การรับคำสั่งซื้อเป็นแกนหลักของการรับออเดอร์ เป้าหมายคือบันทึกความต้องการของลูกค้าให้ถูกต้องและครบถ้วน ทั้งประเภทสินค้าหรือบริการ จำนวน สเปกพิเศษ และรายละเอียดการจัดส่ง

เมื่อรวบรวมข้อมูลเหล่านี้อย่างรอบคอบ บริษัทจะดำเนินการคำสั่งซื้อได้แม่นยำและลดความผิดพลาด การรับคำสั่งซื้อที่ดีไม่ได้แค่ตอบความต้องการของลูกค้า แต่ยังวางรากฐานให้การจัดส่งตรงเวลาและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ลูกค้า

2. ตรวจสอบคำสั่งซื้อ

การตรวจสอบคำสั่งซื้อเป็นขั้นตอนที่เน้นความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดทุกอย่างที่ได้รับจากลูกค้าถูกบันทึกอย่างถูกต้องก่อนไปขั้นต่อไป ทีมงานหรือระบบจะตรวจซ้ำทั้งประเภทสินค้า จำนวน รุ่นหรือขนาด ราคา และที่อยู่จัดส่ง เพื่อป้องกันความผิดพลาดและข้อพิพาทในภายหลัง

การตรวจสอบคำสั่งซื้อยังช่วยยืนยันว่าสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังตรงกับสิ่งที่จะได้รับจริง ซึ่งช่วยสร้างความไว้วางใจและความพึงพอใจของลูกค้า

3. วางกำหนดการจัดส่ง

เป้าหมายคือกำหนดเวลาจัดส่งให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าและสต็อกที่มีอยู่ บริษัทต้องพิจารณาสถานที่จัดส่ง ช่วงเวลาที่ลูกค้าต้องการ และกำลังด้านโลจิสติกส์ของตนเอง เมื่อวางแผนรอบและเส้นทางการจัดส่งอย่างเหมาะสม บริษัทจะหลีกเลี่ยงการส่งล่าช้า สินค้าถึงมือลูกค้าในสภาพดี และสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ การวางกำหนดการที่ดียังช่วยวางแผนทรัพยากรและเพิ่มประสิทธิภาพงานโลจิสติกส์โดยรวม

4. ดำเนินการคำสั่งซื้อ

การดำเนินการคำสั่งซื้อคือขั้นตอนที่เปลี่ยนความต้องการของลูกค้าให้เป็นการลงมือจริง ตั้งแต่ยืนยันออเดอร์ไปจนถึงส่งมอบสินค้าหรือบริการ ทีมงานจะตรวจรายละเอียดออเดอร์ เช็กสต็อก และออกใบแจ้งหนี้หรือบิล ซึ่งปัจจุบันหลายบริษัทเลือกออกบิลนอกสถานที่ให้ลูกค้าได้ทันที

ขั้นตอนนี้ยังต้องประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายผลิต คลังสินค้า และขนส่ง เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง ลูกค้าจะได้รับสินค้าตามที่คาดหวัง ลดความผิดพลาด และบริษัทได้ชื่อเสียงด้านความน่าเชื่อถือ

5. จัดส่งและติดตามสถานะ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดส่งและติดตามสถานะเพื่อปิดธุรกรรมให้สำเร็จ เป้าหมายคือมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นและโปร่งใสให้ลูกค้า หลังดำเนินการออเดอร์แล้ว สินค้าจะถูกจัดส่งตามกำหนดการ และระบบติดตามช่วยให้ลูกค้ารู้สถานะการจัดส่งของตนเอง

เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือส่งตรงเวลา ป้องกันสินค้าสูญหายหรือเสียหาย และสร้างความมั่นใจให้ลูกค้า การเก็บหลักฐานการส่งมอบ (POD) และการติดตามที่แม่นยำช่วยเพิ่มความไว้วางใจและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ลูกค้า

อ่านเพิ่มเติม: ระบบติดตามยอดขาย คืออะไร และทำงานอย่างไร

ประโยชน์ของการปรับปรุงกระบวนการรับออเดอร์

การปรับปรุงกระบวนการรับออเดอร์ให้มีประสิทธิภาพสร้างประโยชน์หลายด้านให้ธุรกิจ ทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและความพึงพอใจของลูกค้าไปพร้อมกัน ต่อไปนี้คือประโยชน์หลัก 3 ข้อ

1. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพการดำเนินงานเป็นประโยชน์สำคัญของการรับออเดอร์ที่ดี เป้าหมายคือลดการสูญเสียเวลา ทรัพยากร และแรงงานในการรับและดำเนินการคำสั่งซื้อ เมื่อใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพ เช่น ระบบ SFA (sales force automation) บริษัทจะลดความสับสนในการสื่อสารออเดอร์ ลดความผิดพลาดในการจดหรือป้อนข้อมูล และประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ได้ดีขึ้น

2. เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

เมื่อกระบวนการรับออเดอร์ได้รับการจัดการอย่างดี ผลลัพธ์ที่ชัดเจนคือความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับการใส่ใจและรับฟัง การรับออเดอร์อย่างถูกต้อง ตอบคำถามอย่างรวดเร็ว และส่งสินค้าตรงเวลา ล้วนสร้างประสบการณ์ที่ดี ซึ่งนำไปสู่การรักษาลูกค้าไว้ได้นานขึ้นและการแนะนำต่อแบบปากต่อปาก

3. ลดต้นทุน

ประโยชน์สุดท้ายคือการลดต้นทุน กระบวนการรับออเดอร์ที่มีประสิทธิภาพช่วยลดการสูญเสียทรัพยากร เวลา และแรงงานที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่การรับ ดำเนินการ ไปจนถึงจัดส่งคำสั่งซื้อ

เมื่อความผิดพลาดและสต็อกเกินลดลง บริษัทจะประหยัดต้นทุนการผลิตและโลจิสติกส์ กระบวนการที่เป็นระบบยังลดการแก้ไขหรือทำออเดอร์ซ้ำ จึงลดต้นทุนด้านธุรการและการจัดการ การลดต้นทุนนี้ส่งผลโดยตรงต่อกำไรและช่วยให้บริษัทแข่งขันในตลาดได้

อ่านเพิ่มเติม: TMS คืออะไร ระบบบริหารการขนส่งที่ช่วยคุมต้นทุนจัดส่ง

เนื้อหาเกี่ยวกับการรับออเดอร์ข้างต้นช่วยให้คุณเข้าใจและนำการรับออเดอร์ไปปรับใช้ในบริษัทได้ เมื่อวางระบบนี้อย่างเป็นขั้นตอน บริษัทจะก้าวทันแนวโน้มของระบบงานขายยุคใหม่ เพราะการรับออเดอร์คือจุดเริ่มต้นของธุรกรรมการค้าระหว่างผู้ขายกับลูกค้า

MileApp ช่วยให้ทีมขายรับออเดอร์จากมือถือ ส่งข้อมูลเข้าระบบทันที และให้ทีมขนส่งติดตามการจัดส่งได้แบบเรียลไทม์ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่โซลูชันการรับออเดอร์ของ MileApp นัดหมายเดโมฟรีได้โดยกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง

แหล่งข้อมูล:

• pintarjualan.id
• glints.com
• restofocus.com
• runsystem.id