Jurujual Order Taker: Maksud, Tugas dan Tanggungjawab

Jurujual order taker (sales taking order atau sales TO) ialah jurujual yang tugas utamanya melawat kedai atau outlet pelanggan secara berkala untuk mengambil dan merekod pesanan. Barang tidak dibawa semasa lawatan, sebaliknya dihantar kemudian oleh pasukan penghantaran. Ringkasnya, jurujual order taker memberi tumpuan kepada menerima pesanan, menjaga stok outlet dan memelihara hubungan dengan pelanggan.

Dalam proses jualan, setiap minit amat berharga. Oleh itu, syarikat memerlukan proses order taking yang cekap supaya pasukan jualan dapat merekod pesanan dengan cepat dan tepat, memendekkan masa pemprosesan pesanan, serta mengelakkan kesilapan yang boleh menyebabkan kelewatan atau kerugian.

Jadi, apakah sebenarnya jurujual order taker dan bagaimana mereka bekerja? Ikuti penjelasan di bawah.

Apakah Jurujual Order Taker?

Istilah sales taking order merujuk kepada kerja mengambil atau menerima pesanan. Secara lebih terperinci, ia ialah proses yang dijalankan oleh pasukan jualan untuk menerima dan merekod pesanan daripada pelanggan. Proses ini menjadi langkah pertama dalam sesuatu jualan, dan jurujual bertanggungjawab memastikan pesanan pelanggan direkod dengan tepat dan diproses dengan betul.

Menurut Hadirr.com, peranan jurujual order taker sangat penting kerana ia menjadi titik permulaan untuk memenuhi keperluan pelanggan dan menjana pendapatan syarikat. Matlamat utama seorang jurujual order taker ialah menjual seberapa banyak produk yang boleh.

Tugas dan Tanggungjawab Jurujual Order Taker

Daripada definisi di atas, jelas bahawa tugas jurujual order taker berkait terus dengan pelanggan. Berikut ialah tugas dan tanggungjawab utama mereka:

1. Menerima pesanan

Tugas utama jurujual order taker ialah menerima pesanan daripada pelanggan. Pesanan boleh diterima melalui pelbagai saluran, termasuk telefon, e-mel, laman web, WhatsApp atau aplikasi mudah alih sales force automation. Apabila pelanggan membuat pesanan, jurujual perlu responsif dan pantas supaya pelanggan berasa dihargai dan didengari.

2. Menyelesaikan invois

Selepas menerima pesanan, jurujual perlu merekodnya dengan tepat dan memasukkan data pesanan ke dalam sistem bersepadu, kemudian memastikan pelanggan menjelaskan invois tersebut. Langkah ini penting supaya tiada pesanan yang tercicir atau terlupa, dan kesilapan dalam pemprosesan pesanan dapat dikurangkan. Kini, ramai syarikat menggunakan invois di lokasi (on-site billing) supaya bil boleh dikeluarkan terus di kedai pelanggan.

3. Memantau keadaan barang atau produk

Selepas pesanan direkod dan invois diselesaikan, tugas seterusnya ialah memastikan barang atau produk berada dalam keadaan selamat dan elok. Ini penting untuk mengelakkan aduan akibat barang yang rosak atau tidak memuaskan.

4. Menjaga hubungan dengan pelanggan

Pelanggan ialah nadi sesebuah perniagaan. Syarikat akan lebih untung jika mempunyai ramai pelanggan, lebih-lebih lagi pelanggan yang setia.

Dalam hal ini, jurujual order taker bertanggungjawab menjaga hubungan baik antara syarikat dan pelanggan, termasuk mengendalikan aduan yang dikemukakan oleh pelanggan kepada syarikat.

Peranan ini sangat penting kerana ia menjadi titik permulaan untuk memenuhi keperluan pelanggan dan menjana pendapatan syarikat. Kerja jurujual order taker boleh dipermudah dengan perisian sales taking order seperti MileApp.

Aliran kerja harian jurujual order taker

Kerja jurujual order taker biasanya mengikut corak yang sama setiap hari. Berikut ialah aliran kerja yang lazim di syarikat pengedaran:

Menerima pelan lawatan. Pada waktu pagi, jurujual menerima senarai outlet yang perlu dilawati serta sasaran pesanan untuk hari itu.
Melawat outlet mengikut laluan. Jurujual tiba di kedai, membuat check-in (daftar masuk) dan menyapa pemilik atau pembeli kedai.
Menyemak stok di kedai. Jurujual melihat produk yang hampir habis, produk yang kurang laku dan kedudukan produk di rak.
Menawarkan dan merekod pesanan. Jurujual mencadangkan kuantiti pesanan, memaklumkan promosi, kemudian merekod pesanan dalam nota atau aplikasi.
Menghantar pesanan ke pejabat. Pesanan dimajukan kepada admin atau gudang untuk diproses dan dijadualkan penghantarannya.
Mengutip bayaran jika perlu. Di sesetengah syarikat, jurujual order taker turut mengutip bayaran tertunggak daripada pesanan sebelumnya.
Menyediakan laporan harian. Pada penghujung hari, jurujual melaporkan bilangan lawatan, pesanan, kutipan dan keadaan pasaran.

Dalam artikel pengambilan pesanan (order taking) di lapangan, aliran ini dibincangkan dengan lebih terperinci, termasuk cara memastikan setiap pesanan benar-benar lengkap.

Perbezaan jurujual order taker, jurujual canvassing dan jurujual motosikal

Di syarikat pengedaran FMCG, terdapat beberapa jenis jurujual lapangan. Ketiga-tiganya sering dianggap sama, walhal cara kerjanya berbeza.

Aspek	Jurujual order taker	Jurujual canvassing	Jurujual motosikal
Cara kerja	Mengambil pesanan, barang dihantar kemudian	Membawa barang dan menjual terus di lokasi	Bergerak dengan motosikal membawa barang, menjual dan menghantar serentak
Membawa barang?	Tidak	Ya, biasanya dengan van atau kereta	Ya, dalam kuantiti terhad
Sasaran outlet	Outlet tetap, lawatan berkala	Outlet baharu dan kawasan yang belum diliputi	Kedai kecil dan kedai runcit di kawasan padat
Bayaran	Selalunya secara kredit atau dikutip pada lawatan seterusnya	Lazimnya tunai semasa transaksi	Lazimnya tunai semasa transaksi
Fokus	Mengekalkan pesanan berulang dan hubungan pelanggan	Membuka pasaran dan meluaskan pengedaran	Menjangkau outlet kecil dengan pantas

Penjelasan lengkap tentang kaedah lain boleh dibaca dalam artikel canvassing dalam jualan dan jurujual motosikal. Proses merekod pesanan pula dibincangkan dalam artikel pengambilan pesanan.

Kemahiran yang diperlukan jurujual order taker

Komunikasi dan rundingan. Jurujual perlu meyakinkan pemilik kedai untuk menambah pesanan tanpa kelihatan memaksa.
Pengetahuan produk. Jurujual mesti memahami varian, harga, promosi dan kelebihan produk yang dijual.
Pengurusan masa dan laluan. Dalam sehari, jurujual mungkin melawat banyak outlet, jadi urutan lawatan mesti cekap.
Teliti semasa merekod. Silap tulis kuantiti atau kod barang menyebabkan penghantaran salah dan pelanggan kecewa.
Kebolehan membaca stok. Jurujual perlu tahu bila outlet akan kehabisan barang supaya dapat mencadangkan kuantiti pesanan yang sesuai.
Menggunakan aplikasi. Banyak syarikat sudah menggunakan aplikasi untuk check-in, merekod pesanan dan menyediakan laporan.

Contoh KPI jurujual order taker

Prestasi jurujual order taker biasanya diukur dengan beberapa KPI (petunjuk prestasi utama) berikut. Sasaran setiap syarikat berbeza, jadi jadual di bawah hanya menerangkan cara mengukurnya.

KPI	Apa yang diukur	Cara mengira
Pencapaian sasaran jualan	Nilai jualan berbanding sasaran	(Jualan sebenar / sasaran) x 100%
Pematuhan lawatan	Outlet yang benar-benar dilawati mengikut pelan	(Lawatan terlaksana / lawatan dirancang) x 100%
Effective call (lawatan berkesan)	Lawatan yang menghasilkan pesanan	(Lawatan dengan pesanan / jumlah lawatan) x 100%
Outlet aktif	Outlet yang membuat pesanan dalam tempoh tertentu	Bilangan outlet dengan sekurang-kurangnya 1 pesanan sebulan
Purata nilai pesanan	Saiz pesanan bagi setiap lawatan	Jumlah nilai pesanan / bilangan pesanan
Ketepatan kutipan	Invois yang dibayar tepat pada masanya	(Invois dijelaskan tepat masa / jumlah invois matang) x 100%

Contoh pengiraan: dalam sehari, seorang jurujual order taker melawat 25 outlet dan 20 daripadanya membuat pesanan. Maka effective call = 20 / 25 x 100% = 80%. Angka ini sekadar ilustrasi. KPI lain yang penting ialah bilangan pesanan berulang (repeat order) daripada outlet sedia ada. Untuk memantau KPI ini setiap hari, pengurus boleh menggunakan sistem jejak jualan.

Gaji dan laluan kerjaya jurujual order taker

Pendapatan jurujual order taker lazimnya terdiri daripada gaji pokok, insentif atau komisen berdasarkan pencapaian sasaran, serta elaun seperti elaun perjalanan atau minyak. Jumlahnya berbeza-beza mengikut syarikat, gaji minimum yang berkuat kuasa, jenis produk dan pengalaman. Oleh itu, semak iklan jawatan kosong dan kadar gaji terkini di kawasan anda untuk mendapatkan gambaran yang tepat.

Laluan kerjaya yang lazim bagi jurujual order taker ialah:

Jurujual order taker yang menjaga satu laluan atau kawasan.
Jurujual kanan atau key account yang menjaga outlet besar.
Penyelia jualan (sales supervisor) yang membimbing beberapa jurujual di satu kawasan.
Pengurus jualan kawasan (area sales manager) yang bertanggungjawab ke atas jualan beberapa wilayah.

Aplikasi untuk jurujual order taker

Merekod pesanan menggunakan nota kertas mudah hilang, tersilap tulis dan lambat sampai ke gudang. Aplikasi sales taking order membantu jurujual merekod pesanan terus daripada telefon pintar, jadi data masuk ke sistem dengan serta-merta. Ciri yang sepatutnya ada termasuk jadual dan laluan lawatan, check-in berasaskan lokasi, katalog produk dan harga, borang pesanan, sejarah pesanan setiap outlet, serta laporan harian automatik. Dengan data ini, penyelia juga boleh memantau prestasi pasukan melalui papan pemuka (dashboard) sales force automation (SFA). Bandingkan pilihan yang ada dalam senarai aplikasi jejak jualan terbaik.

Soalan lazim tentang jurujual order taker

Apakah itu sales TO?

Sales TO ialah singkatan bagi sales taking order, iaitu jurujual yang melawat outlet pelanggan secara berkala untuk mengambil pesanan. Jurujual order taker tidak membawa barang semasa lawatan. Pesanan direkod, kemudian barang dihantar oleh pasukan penghantaran mengikut jadual. Peranan ini banyak ditemui di syarikat pengedaran barangan pengguna.

Apakah beza jurujual order taker dan jurujual canvassing?

Jurujual order taker hanya mengambil pesanan, manakala jurujual canvassing membawa barang dan menjual terus di lokasi. Jurujual order taker memberi tumpuan kepada outlet tetap dengan lawatan berkala dan bayaran yang selalunya secara kredit. Jurujual canvassing lebih banyak membuka outlet baharu dan lazimnya menerima bayaran tunai semasa transaksi.

Apakah tugas jurujual order taker?

Tugas utama jurujual order taker ialah melawat outlet mengikut jadual, menyemak stok, menawarkan produk dan promosi, serta merekod pesanan. Selain itu, mereka memajukan pesanan ke pejabat, mengutip bayaran jika diminta, mengendalikan aduan pelanggan dan menyediakan laporan lawatan setiap hari.

Apakah KPI utama jurujual order taker?

KPI utama jurujual order taker biasanya pencapaian sasaran jualan, pematuhan lawatan dan effective call, iaitu peratusan lawatan yang menghasilkan pesanan. Syarikat juga sering mengukur bilangan outlet aktif, purata nilai pesanan, pesanan berulang dan ketepatan kutipan. Sasaran setiap KPI ditetapkan oleh syarikat masing-masing.

Itulah perkara yang perlu anda ketahui tentang jurujual order taker. Apabila tugas ini dijalankan dengan cekap dan berkesan, pasukan jualan dapat memberi pengalaman positif kepada pelanggan dan membantu syarikat bersaing dalam pasaran yang kompetitif.

Jurujual order taker di lapangan juga boleh dilengkapi dengan aplikasi sales force automation MileApp. Jurujual boleh melihat jadual lawatan, check-in di outlet, merekod pesanan daripada telefon pintar dan menghantar laporan harian, manakala penyelia memantau semuanya secara masa nyata. Tempah demo percuma sekarang dengan mengisi borang di bawah, atau hubungi pasukan kami melalui WhatsApp!

Sumber:

Glints.com
Siker.id
rederp.co.id
hadirr.com