Pengambilan Pesanan: Maksud, Langkah dan Kelebihannya

Dalam dunia perniagaan, pernahkah anda mendengar istilah order taking? Pengambilan pesanan (order taking) ialah langkah penting yang menghubungkan pelanggan dengan produk atau perkhidmatan yang mereka perlukan. Inilah saat syarikat mendengar kehendak pelanggan dan merekod permintaan mereka untuk membeli barang atau perkhidmatan tertentu.

Istilah ini sering dikaitkan dengan restoran, kafe dan kedai runcit. Ramai juga yang menganggap pengambilan pesanan sama dengan sales order (pesanan jualan), walhal kedua-duanya berbeza. Dalam konteks B2B, pengambilan pesanan turut menjadi tugas harian jurujual di syarikat pengedaran. Berikut penjelasan lengkap tentang pengambilan pesanan yang telah MileApp rumuskan untuk anda.

Apakah Pengambilan Pesanan (Order Taking)?

Pengambilan pesanan ialah langkah yang menghubungkan pelanggan dengan produk atau perkhidmatan yang mereka perlukan. Dengan kata lain, ia merujuk kepada proses menerima pesanan daripada pelanggan, iaitu ketika pelanggan membuat permintaan untuk membeli produk atau perkhidmatan tertentu daripada sesebuah syarikat atau penjual.

Dalam konteks jualan, proses pengambilan pesanan melibatkan pengumpulan maklumat yang diperlukan, seperti jenis produk atau perkhidmatan yang dipesan, kuantiti, spesifikasi khusus, alamat penghantaran dan maklumat hubungan pelanggan. Proses ini biasanya dijalankan melalui pelbagai saluran, contohnya telefon, e-mel, WhatsApp, platform e-dagang, atau terus di kedai fizikal. Ringkasnya, pengambilan pesanan ialah langkah awal dalam memulakan transaksi komersial antara penjual dan pelanggan.

Langkah-langkah dalam Pengambilan Pesanan

Langkah-langkah dalam pengambilan pesanan ialah asas penting untuk menjalankan perniagaan yang berjaya. Apabila pelanggan memutuskan untuk mendapatkan produk atau perkhidmatan, proses inilah pintu pertama menuju transaksi yang berjaya. Merujuk laman runsystem.id, berikut ialah langkah-langkah pengambilan pesanan yang perlu anda ketahui:

1. Penerimaan pesanan

Penerimaan pesanan ialah elemen teras dalam pengambilan pesanan dan memainkan peranan utama dalam perniagaan. Matlamatnya adalah memastikan maklumat yang tepat dan lengkap tentang permintaan pelanggan direkod dengan betul. Proses ini melibatkan pengumpulan data seperti jenis produk atau perkhidmatan yang diminta, kuantiti, spesifikasi khusus dan butiran penghantaran.

Dengan menyatukan data ini secara teliti, syarikat dapat memproses pesanan dengan ketepatan yang tinggi dan mengelakkan kesilapan. Penerimaan pesanan bukan sahaja membantu memenuhi keperluan pelanggan, malah membina asas yang kukuh untuk penghantaran tepat pada masanya dan pengalaman pelanggan yang positif.

2. Pengesahan pesanan

Pengesahan pesanan ialah langkah penting dalam proses pengambilan pesanan yang memberi tumpuan kepada ketepatan dan kebolehpercayaan maklumat. Tujuannya adalah memastikan semua butiran pesanan yang diterima daripada pelanggan telah direkod dengan betul sebelum ke peringkat seterusnya. Semasa pengesahan, pasukan atau sistem akan menyemak semula butiran pesanan seperti jenis produk atau perkhidmatan, kuantiti, varian, harga dan alamat penghantaran yang diberikan oleh pelanggan. Langkah ini mengelakkan potensi kesilapan dan pertikaian pada masa hadapan.

Pengesahan pesanan juga memastikan apa yang diterima pelanggan sepadan dengan jangkaan mereka, sekali gus membina kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

3. Penjadualan penghantaran

Tujuannya adalah menetapkan masa penghantaran yang sesuai dengan pilihan pelanggan dan ketersediaan stok. Dalam proses ini, syarikat akan mengambil kira lokasi penghantaran, masa yang dikehendaki pelanggan serta kapasiti logistik syarikat. Dengan perancangan jadual dan laluan yang tepat, syarikat dapat mengelakkan kelewatan penghantaran, memastikan produk atau perkhidmatan tiba dalam keadaan baik dan membina imej profesional. Penjadualan penghantaran yang berkesan juga membantu merancang sumber dan mengoptimumkan proses logistik secara keseluruhan.

4. Pemprosesan pesanan

Pemprosesan pesanan ialah peringkat kritikal dalam pengambilan pesanan yang menukar permintaan pelanggan kepada tindakan sebenar. Tujuannya adalah menjalankan proses dengan cekap, daripada pengesahan pesanan hingga penghantaran produk atau perkhidmatan. Semasa pemprosesan, pasukan akan mengesahkan butiran pesanan, menyemak ketersediaan stok dan mengeluarkan invois atau nota. Kini, banyak syarikat menggunakan invois di lokasi (on-site billing) supaya invois boleh dikeluarkan terus di premis pelanggan.

Langkah ini juga merangkumi penyelarasan dengan jabatan berkaitan seperti pengeluaran, inventori dan penghantaran. Dengan pemprosesan yang betul, syarikat dapat memastikan pelanggan menerima pesanan seperti yang dijangka, mengelakkan kesilapan dan membina reputasi yang baik dari segi kebolehpercayaan dan kepuasan pelanggan.

5. Penghantaran dan penjejakan

Langkah terakhir ialah penghantaran dan penjejakan untuk memastikan transaksi berjaya. Tujuannya adalah memberikan pengalaman yang lancar dan telus kepada pelanggan. Selepas pesanan diproses, produk atau perkhidmatan dihantar mengikut jadual yang telah ditetapkan. Penjejakan pula memberi pelanggan gambaran tentang status penghantaran mereka.

Matlamat utama peringkat ini adalah memastikan penghantaran tepat pada masanya, mencegah kehilangan atau kerosakan barang dan memberi kepastian kepada pelanggan. Rekod bukti penghantaran digital (e-POD) seperti foto dan tandatangan penerima turut membantu menyelesaikan pertikaian dengan cepat. Dengan penghantaran yang cekap dan penjejakan yang tepat, syarikat dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mencipta pengalaman yang positif.

Kelebihan Mengoptimumkan Proses Pengambilan Pesanan

Mengoptimumkan proses pengambilan pesanan memberikan beberapa kelebihan yang bernilai kepada perniagaan, iaitu meningkatkan kecekapan operasi dan kepuasan pelanggan serentak. Berikut ialah tiga kelebihan utamanya.

1. Kecekapan operasi

Kecekapan operasi ialah salah satu kelebihan penting daripada proses pengambilan pesanan yang optimum. Matlamatnya adalah mengurangkan pembaziran masa, sumber dan tenaga kerja dalam menerima dan memproses pesanan pelanggan. Dengan menggunakan sistem yang cekap, seperti sales force automation (automasi jualan), syarikat dapat mengelakkan kekeliruan dalam komunikasi pesanan, mengurangkan risiko kesilapan semasa menulis atau memproses data, serta memperbaik penyelarasan antara jabatan berkaitan.

2. Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi

Kelebihan seterusnya ialah kepuasan pelanggan yang meningkat hasil daripada proses pengambilan pesanan yang diurus dengan baik. Pelanggan berasa dihargai dan didengari apabila permintaan mereka ditangani dengan betul. Dengan menerima pesanan dengan teliti, menjawab pertanyaan dengan pantas dan menghantar produk tepat pada masanya, syarikat mencipta pengalaman yang positif. Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi pula menghasilkan pengekalan pelanggan yang lebih baik dan cadangan positif daripada mulut ke mulut.

3. Penjimatan kos

Kelebihan terakhir ialah penjimatan kos. Proses pengambilan pesanan yang cekap membantu mengurangkan pembaziran sumber, masa dan tenaga yang mungkin berlaku semasa menerima, memproses dan menghantar pesanan pelanggan.

Dengan meminimumkan risiko kesilapan dan lebihan inventori, syarikat dapat menjimatkan kos pengeluaran dan logistik. Proses yang tersusun juga mengurangkan keperluan untuk mengulang atau meminda pesanan, sekali gus mengurangkan kos pentadbiran dan pengendalian. Penjimatan kos ini memberi kesan langsung kepada keuntungan perniagaan dan membantu syarikat kekal kompetitif dalam pasaran.

Penjelasan tentang pengambilan pesanan di atas boleh menjadi panduan untuk anda memahami dan melaksanakan proses ini dalam syarikat anda. Dengan proses yang tersusun, syarikat dapat mengikuti perkembangan trend dalam sistem jualan, kerana pengambilan pesanan ialah langkah awal dalam memulakan transaksi komersial antara penjual dan pelanggan.

MileApp membantu syarikat anda merekod pesanan terus daripada telefon pintar jurujual, memantau status pesanan dan menganggarkan masa penghantaran berdasarkan data. Semua proses, daripada lawatan ke outlet hingga barang sampai ke tangan pelanggan, boleh dipantau dalam satu papan pemuka (dashboard). Tempah demo percuma sekarang dengan mengisi borang di bawah, atau hubungi pasukan kami melalui WhatsApp!

Sumber:

pintarjualan.id
glints.com
restofocus.com
runsystem.id