ການຮັບອໍເດີ (Order Taking): ຄວາມໝາຍ, ຂັ້ນຕອນ ແລະ ຂໍ້ດີ

ການຮັບອໍເດີ (order taking) ແມ່ນຂັ້ນຕອນສຳຄັນທີ່ເຊື່ອມຕໍ່ລູກຄ້າເຂົ້າກັບສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການທີ່ເຂົາເຈົ້າຕ້ອງການ. ນີ້ແມ່ນຊ່ວງເວລາທີ່ບໍລິສັດຮັບຟັງຄວາມຕ້ອງການຂອງລູກຄ້າ ແລະ ບັນທຶກຄຳຂໍຊື້ສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການໃດໜຶ່ງໄວ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ.

ຫຼາຍຄົນຄຸ້ນເຄີຍກັບການຮັບອໍເດີໃນຮ້ານອາຫານ ຫຼື ຮ້ານກາເຟ. ແຕ່ໃນທຸລະກິດຈັດຈຳໜ່າຍ ແລະ ການຂາຍແບບ B2B, ການຮັບອໍເດີມີຂອບເຂດກວ້າງກວ່ານັ້ນ ແລະ ກ່ຽວພັນກັບໃບສັ່ງຂາຍ (sales order) ຢ່າງໃກ້ຊິດ, ເຖິງວ່າທັງສອງຢ່າງນີ້ຈະບໍ່ແມ່ນສິ່ງດຽວກັນກໍຕາມ. ບົດຄວາມນີ້ MileApp ໄດ້ສະຫຼຸບຄວາມໝາຍ, ຂັ້ນຕອນ ແລະ ຂໍ້ດີຂອງການຮັບອໍເດີມາໃຫ້ທ່ານຢ່າງຄົບຖ້ວນ.

ການຮັບອໍເດີ (order taking) ແມ່ນຫຍັງ?

ການຮັບອໍເດີ ແມ່ນຂະບວນການຮັບຄຳສັ່ງຊື້ຈາກລູກຄ້າ. ເວົ້າອີກຢ່າງໜຶ່ງ ມັນແມ່ນຂັ້ນຕອນທີ່ລູກຄ້າແຈ້ງຄວາມຕ້ອງການຊື້ສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການໃດໜຶ່ງຈາກບໍລິສັດ ຫຼື ຜູ້ຂາຍ ແລະ ຜູ້ຂາຍຮັບເອົາຄຳສັ່ງນັ້ນເພື່ອດຳເນີນການຕໍ່.

ໃນວຽກງານຂາຍ ການຮັບອໍເດີລວມເຖິງການເກັບກຳຂໍ້ມູນທີ່ຈຳເປັນ ເຊັ່ນ: ປະເພດສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການທີ່ສັ່ງ, ຈຳນວນ, ລາຍລະອຽດສະເພາະ, ທີ່ຢູ່ຈັດສົ່ງ ແລະ ຂໍ້ມູນຕິດຕໍ່ຂອງລູກຄ້າ. ຂະບວນການນີ້ສາມາດເຮັດໄດ້ຫຼາຍຊ່ອງທາງ ເຊັ່ນ: ໂທລະສັບ, ອີເມວ, ແພລດຟອມ ການຄ້າອອນລາຍ (e-commerce), ຜ່ານພະນັກງານຂາຍພາກສະໜາມ ຫຼື ທີ່ໜ້າຮ້ານໂດຍກົງ. ສະຫຼຸບແລ້ວ ການຮັບອໍເດີແມ່ນບາດກ້າວທຳອິດຂອງການຊື້ຂາຍລະຫວ່າງຜູ້ຂາຍ ແລະ ລູກຄ້າ.

ອ່ານເພີ່ມເຕີມ: ພະນັກງານຂາຍຮັບອໍເດີ (Sales TO): ຄວາມໝາຍ, ໜ້າທີ່ ແລະ ຄວາມຮັບຜິດຊອບ

ຂັ້ນຕອນຂອງການຮັບອໍເດີ

ຂັ້ນຕອນການຮັບອໍເດີແມ່ນພື້ນຖານສຳຄັນຂອງການດຳເນີນທຸລະກິດໃຫ້ປະສົບຜົນສຳເລັດ. ເມື່ອລູກຄ້າຕັດສິນໃຈຊື້ສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການ ຂະບວນການນີ້ຄືປະຕູບານທຳອິດທີ່ນຳໄປສູ່ການຊື້ຂາຍທີ່ສຳເລັດ. ອີງຕາມ runsystem.id, ຂັ້ນຕອນການຮັບອໍເດີທີ່ທ່ານຄວນຮູ້ມີດັ່ງນີ້:

1. ການຮັບຄຳສັ່ງຊື້

ການຮັບຄຳສັ່ງຊື້ແມ່ນອົງປະກອບຫຼັກຂອງການຮັບອໍເດີ ແລະ ມີບົດບາດສຳຄັນໃນທຸລະກິດ. ເປົ້າໝາຍຫຼັກແມ່ນຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງລູກຄ້າຖືກບັນທຶກຢ່າງຖືກຕ້ອງ ແລະ ຄົບຖ້ວນ. ຂະບວນການນີ້ລວມເຖິງການເກັບຂໍ້ມູນ ເຊັ່ນ: ປະເພດສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການທີ່ຕ້ອງການ, ຈຳນວນ, ລາຍລະອຽດສະເພາະ ແລະ ລາຍລະອຽດການຈັດສົ່ງ.

ເມື່ອລວບລວມຂໍ້ມູນເຫຼົ່ານີ້ຢ່າງລະມັດລະວັງ ບໍລິສັດຈະສາມາດດຳເນີນການຄຳສັ່ງຊື້ໄດ້ຢ່າງແມ່ນຍຳ ແລະ ຫຼີກລ່ຽງຄວາມຜິດພາດ. ການຮັບຄຳສັ່ງຊື້ທີ່ດີບໍ່ພຽງແຕ່ຕອບສະໜອງຄວາມຕ້ອງການຂອງລູກຄ້າເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງວາງພື້ນຖານທີ່ໝັ້ນຄົງໃຫ້ແກ່ການຈັດສົ່ງທີ່ຕົງເວລາ ແລະ ປະສົບການທີ່ດີຂອງລູກຄ້າ. ສຳລັບທີມຂາຍພາກສະໜາມ ການບັນທຶກອໍເດີຜ່ານລະບົບອັດຕະໂນມັດການຂາຍ (Sales Force Automation) ຊ່ວຍໃຫ້ຂໍ້ມູນເຂົ້າລະບົບໄດ້ທັນທີ.

2. ການກວດສອບຄຳສັ່ງຊື້

ການກວດສອບຄຳສັ່ງຊື້ແມ່ນຂັ້ນຕອນສຳຄັນທີ່ເນັ້ນຄວາມຖືກຕ້ອງ ແລະ ຄວາມໜ້າເຊື່ອຖືຂອງຂໍ້ມູນ. ເປົ້າໝາຍແມ່ນຮັບປະກັນວ່າລາຍລະອຽດທັງໝົດທີ່ໄດ້ຮັບຈາກລູກຄ້າຖືກບັນທຶກຢ່າງຖືກຕ້ອງ ກ່ອນຈະກ້າວໄປສູ່ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປ. ໃນຂັ້ນຕອນນີ້ ທີມງານ ຫຼື ລະບົບຈະກວດຄືນລາຍລະອຽດຂອງຄຳສັ່ງຊື້ ເຊັ່ນ: ປະເພດສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການ, ຈຳນວນ, ລຸ້ນ ຫຼື ແບບ, ລາຄາ ແລະ ທີ່ຢູ່ຈັດສົ່ງທີ່ລູກຄ້າໃຫ້ມາ. ສິ່ງນີ້ຊ່ວຍປ້ອງກັນຄວາມຜິດພາດ ແລະ ຂໍ້ຂັດແຍ່ງທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນໃນພາຍຫຼັງ.

ການກວດສອບຄຳສັ່ງຊື້ຍັງຢືນຢັນວ່າສິ່ງທີ່ລູກຄ້າຄາດຫວັງກົງກັບສິ່ງທີ່ເຂົາເຈົ້າຈະໄດ້ຮັບ ເຊິ່ງສຸດທ້າຍຈະສ້າງຄວາມເຊື່ອໝັ້ນ ແລະ ຄວາມພໍໃຈໃຫ້ແກ່ລູກຄ້າ.

3. ການວາງຕາຕະລາງຈັດສົ່ງ

ເປົ້າໝາຍຂອງຂັ້ນຕອນນີ້ແມ່ນກຳນົດເວລາຈັດສົ່ງໃຫ້ເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງລູກຄ້າ ແລະ ສິນຄ້າທີ່ມີໃນສາງ. ບໍລິສັດຈະພິຈາລະນາສະຖານທີ່ຈັດສົ່ງ, ເວລາທີ່ລູກຄ້າຕ້ອງການ ແລະ ຄວາມສາມາດດ້ານການຂົນສົ່ງຂອງບໍລິສັດ. ດ້ວຍການວາງແຜນເສັ້ນທາງ ແລະ ຕາຕະລາງທີ່ເໝາະສົມ (route optimization), ບໍລິສັດສາມາດຫຼີກລ່ຽງການຈັດສົ່ງຊັກຊ້າ, ຮັບປະກັນວ່າສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການໄປຮອດໃນສະພາບດີ ແລະ ສ້າງພາບລັກທີ່ເປັນມືອາຊີບ. ການວາງຕາຕະລາງຈັດສົ່ງທີ່ມີປະສິດທິພາບຍັງຊ່ວຍວາງແຜນຊັບພະຍາກອນ ແລະ ປັບປຸງຂະບວນການຂົນສົ່ງທັງໝົດໃຫ້ດີຂຶ້ນ.

4. ການດຳເນີນການຄຳສັ່ງຊື້

ການດຳເນີນການຄຳສັ່ງຊື້ (order processing) ແມ່ນຂັ້ນຕອນສຳຄັນທີ່ປ່ຽນຄວາມຕ້ອງການຂອງລູກຄ້າໃຫ້ກາຍເປັນການປະຕິບັດຕົວຈິງ. ເປົ້າໝາຍແມ່ນດຳເນີນງານຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ຕັ້ງແຕ່ການກວດສອບຄຳສັ່ງຊື້ຈົນຮອດການຈັດສົ່ງສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການ. ໃນລະຫວ່າງນີ້ ທີມງານຈະຢືນຢັນລາຍລະອຽດຄຳສັ່ງຊື້, ກວດສະຕັອກສິນຄ້າ ແລະ ອອກໃບແຈ້ງໜີ້ ຫຼື ໃບບິນ. ສຳລັບການຂາຍໜ້າຮ້ານລູກຄ້າ ການອອກໃບບິນໜ້າງານ (Onsite Billing) ຊ່ວຍໃຫ້ຂັ້ນຕອນນີ້ໄວຂຶ້ນ.

ຂັ້ນຕອນນີ້ຍັງລວມເຖິງການປະສານງານກັບພະແນກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ ເຊັ່ນ: ການຜະລິດ, ສາງ ແລະ ການຈັດສົ່ງ. ເມື່ອດຳເນີນການຢ່າງຖືກຕ້ອງ ບໍລິສັດຈະຮັບປະກັນໄດ້ວ່າລູກຄ້າໄດ້ຮັບສິນຄ້າຕາມທີ່ຄາດຫວັງ, ຫຼີກລ່ຽງຄວາມຜິດພາດ ແລະ ສ້າງຊື່ສຽງທີ່ດີດ້ານຄວາມໜ້າເຊື່ອຖື ແລະ ຄວາມພໍໃຈຂອງລູກຄ້າ.

5. ການຈັດສົ່ງ ແລະ ການຕິດຕາມ

ຂັ້ນຕອນສຸດທ້າຍແມ່ນການຈັດສົ່ງ ແລະ ການຕິດຕາມ ເພື່ອໃຫ້ການຊື້ຂາຍສຳເລັດສົມບູນ. ເປົ້າໝາຍແມ່ນມອບປະສົບການທີ່ລຽບງ່າຍ ແລະ ໂປ່ງໃສໃຫ້ແກ່ລູກຄ້າ. ຫຼັງຈາກດຳເນີນການຄຳສັ່ງຊື້ແລ້ວ ສິນຄ້າ ຫຼື ບໍລິການຈະຖືກຈັດສົ່ງຕາມຕາຕະລາງທີ່ກຳນົດໄວ້. ການຕິດຕາມຊ່ວຍໃຫ້ລູກຄ້າເຫັນສະຖານະການຈັດສົ່ງຂອງເຂົາເຈົ້າ.

ເປົ້າໝາຍຫຼັກຂອງຂັ້ນຕອນນີ້ແມ່ນຈັດສົ່ງໃຫ້ຕົງເວລາ, ປ້ອງກັນສິນຄ້າເສຍ ຫຼື ເສຍຫາຍ ແລະ ໃຫ້ຄວາມໝັ້ນໃຈແກ່ລູກຄ້າ. ການຢືນຢັນການຮັບສິນຄ້າດ້ວຍຫຼັກຖານການຈັດສົ່ງ (Proof of Delivery) ພ້ອມກັບການຕິດຕາມທີ່ແມ່ນຍຳ ຈະຊ່ວຍໃຫ້ບໍລິສັດເພີ່ມຄວາມເຊື່ອໝັ້ນຂອງລູກຄ້າ ແລະ ສ້າງປະສົບການທີ່ດີ.

ອ່ານເພີ່ມເຕີມ: ລະບົບຕິດຕາມການຂາຍ (Sales Tracking System): ຄວາມໝາຍ ແລະ ວິທີການເຮັດວຽກ

ຂໍ້ດີຂອງການປັບປຸງຂະບວນການຮັບອໍເດີ

ການປັບປຸງຂະບວນການຮັບອໍເດີໃຫ້ມີປະສິດທິພາບ ນຳຜົນປະໂຫຍດຫຼາຍຢ່າງມາສູ່ທຸລະກິດ ໂດຍຊ່ວຍເພີ່ມທັງປະສິດທິພາບການດຳເນີນງານ ແລະ ຄວາມພໍໃຈຂອງລູກຄ້າໄປພ້ອມກັນ. ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນສາມຂໍ້ດີຫຼັກ:

1. ປະສິດທິພາບການດຳເນີນງານ

ປະສິດທິພາບການດຳເນີນງານແມ່ນໜຶ່ງໃນຂໍ້ດີທີ່ສຳຄັນຂອງການຮັບອໍເດີທີ່ເປັນລະບົບ. ເປົ້າໝາຍແມ່ນຫຼຸດການສູນເສຍເວລາ, ຊັບພະຍາກອນ ແລະ ແຮງງານໃນການຮັບ ແລະ ດຳເນີນການຄຳສັ່ງຊື້ຂອງລູກຄ້າ. ເມື່ອນຳໃຊ້ລະບົບທີ່ມີປະສິດທິພາບ ບໍລິສັດສາມາດຫຼີກລ່ຽງຄວາມສັບສົນໃນການສື່ສານຄຳສັ່ງຊື້, ຫຼຸດຄວາມສ່ຽງຈາກການຂຽນ ຫຼື ປ້ອນຂໍ້ມູນຜິດ ແລະ ປັບປຸງການປະສານງານລະຫວ່າງພະແນກຕ່າງໆ.

2. ເພີ່ມຄວາມພໍໃຈຂອງລູກຄ້າ

ຂໍ້ດີຕໍ່ມາແມ່ນຄວາມພໍໃຈຂອງລູກຄ້າທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນ ເຊິ່ງເປັນຜົນໂດຍກົງຈາກຂະບວນການຮັບອໍເດີທີ່ຈັດການໄດ້ດີ. ລູກຄ້າຈະຮູ້ສຶກວ່າໄດ້ຮັບການເອົາໃຈໃສ່ ແລະ ຄວາມຕ້ອງການຂອງເຂົາເຈົ້າຖືກຮັບຟັງ. ເມື່ອຮັບອໍເດີຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ຕອບຄຳຖາມໄດ້ໄວ ແລະ ຈັດສົ່ງສິນຄ້າຕົງເວລາ ບໍລິສັດຈະສ້າງປະສົບການທີ່ດີ. ຄວາມພໍໃຈທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນນຳໄປສູ່ການຮັກສາລູກຄ້າໄວ້ໄດ້ດີຂຶ້ນ ແລະ ການແນະນຳຕໍ່ແບບປາກຕໍ່ປາກ.

3. ຫຼຸດຕົ້ນທຶນ

ຂໍ້ດີສຸດທ້າຍແມ່ນການຫຼຸດຕົ້ນທຶນ. ຂະບວນການຮັບອໍເດີທີ່ມີປະສິດທິພາບຊ່ວຍຫຼຸດການສູນເສຍຊັບພະຍາກອນ, ເວລາ ແລະ ແຮງງານທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນໃນການຮັບ, ດຳເນີນການ ແລະ ຈັດສົ່ງຄຳສັ່ງຊື້ຂອງລູກຄ້າ.

ເມື່ອຫຼຸດຄວາມສ່ຽງຈາກຄວາມຜິດພາດ ແລະ ສິນຄ້າຄົງຄັງເກີນຄວາມຈຳເປັນ ບໍລິສັດຈະປະຢັດຕົ້ນທຶນການຜະລິດ ແລະ ການຂົນສົ່ງໄດ້. ຂະບວນການທີ່ເປັນລະບົບຍັງຫຼຸດການແກ້ໄຂ ຫຼື ສັ່ງຊື້ຄືນ ເຊິ່ງຊ່ວຍຫຼຸດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍດ້ານບໍລິຫານ ແລະ ການຈັດການ. ການຫຼຸດຕົ້ນທຶນນີ້ສົ່ງຜົນໂດຍກົງຕໍ່ກຳໄລຂອງທຸລະກິດ ແລະ ຊ່ວຍໃຫ້ບໍລິສັດຮັກສາຄວາມສາມາດໃນການແຂ່ງຂັນໃນຕະຫຼາດ.

ອ່ານເພີ່ມເຕີມ: ລະບົບຈັດການການຂົນສົ່ງ (Transportation Management System) ແມ່ນຫຍັງ

ເນື້ອຫາຂ້າງເທິງນີ້ສາມາດເປັນແນວທາງໃຫ້ທ່ານເຂົ້າໃຈ ແລະ ນຳໃຊ້ການຮັບອໍເດີໃນບໍລິສັດຂອງທ່ານ. ເມື່ອວາງລະບົບການຮັບອໍເດີທີ່ດີ ບໍລິສັດຈະກ້າວທັນແນວໂນ້ມຂອງລະບົບການຂາຍສະໄໝໃໝ່ ເພາະການຮັບອໍເດີແມ່ນບາດກ້າວທຳອິດຂອງການຊື້ຂາຍລະຫວ່າງຜູ້ຂາຍ ແລະ ລູກຄ້າ. ສຳລັບທີມທີ່ນຳສິນຄ້າໄປຂາຍໂດຍກົງ ທ່ານສາມາດອ່ານເພີ່ມເຕີມກ່ຽວກັບການຂາຍແບບ canvassing.

MileApp ຊ່ວຍໃຫ້ທີມຂາຍ ແລະ ທີມຈັດສົ່ງເຮັດວຽກຮ່ວມກັນໃນລະບົບດຽວ: ພະນັກງານບັນທຶກອໍເດີຈາກໂທລະສັບມືຖືຜ່ານໂຊລູຊັນຮັບອໍເດີຂອງ MileApp, ຫົວໜ້າທີມເບິ່ງຂໍ້ມູນແບບເວລາຈິງ (real-time) ແລະ ທີມຂົນສົ່ງໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນການຈັດສົ່ງທັນທີ. ຖ້າທ່ານຕ້ອງການປຶກສາກ່ຽວກັບການປັບປຸງຂະບວນການຮັບອໍເດີຂອງບໍລິສັດ, ຈອງເດໂມຟຣີ ໄດ້ແລ້ວມື້ນີ້ ໂດຍຕື່ມແບບຟອມຂ້າງລຸ່ມນີ້.

ແຫຼ່ງອ້າງອີງ:

• pintarjualan.id
• glints.com
• restofocus.com
• runsystem.id