Kembali ke Blog

Logistics

Delivery Order: Pengertian dan Tahapannya

Rantai pasok adalah salah satu aspek paling vital dalam bisnis apa pun. Bagian ini perlu dikelola dengan pemahaman yang mendalam tentang berbagai elemen, termasuk dokumen yang digunakan. Salah satu dokumen kunci dalam rantai pasok adalah Delivery Order (DO), yang memiliki peran krusial dalam mengatur pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain.DO adalah dokumen yang mencatat dan mengoordinasikan setiap langkah dalam proses pengiriman barang. Pemahaman yang baik tentang DO sangat penting dalam memastikan rantai pasok yang efisien dan terorganisir. Lantas, apa itu Delivery Order (DO) dan bagaimana tahapannya? Berikut ulasan yang dapat Anda simak.

Pengertian Delivery Order

Ilustrasi Delivery Order (DO) (unslpash.com)Dilansir dari freightcourse, Delivery Order (DO) adalah salah satu dokumen penting dalam proses logistik yang digunakan untuk mengatur pengiriman barang dari pemasok atau distributor kepada penerima atau pelanggan. DO biasanya digunakan dalam berbagai industri, mulai dari logistik, manufaktur, hingga perdagangan e-commerce. Adanya DO, digunakan untuk mencatat detail barang yang akan dikirim, termasuk jenis barang, jumlahnya, serta informasi lain yang relevan seperti alamat pengiriman dan tanggal pengiriman yang dijadwalkan, sehingga dokumen ini memiliki peran kunci dalam rantai pasokan dan logistik karena itu menjadi dasar hukum untuk pengiriman barang. Selain itu, DO juga ini memberikan panduan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, termasuk pemasok, pengirim, dan penerima, tentang apa yang seharusnya diterima, kapan, dan di mana.Baca juga: Preventive Maintenance dalam Distribusi: Menciptakan Lancarnya Aliran Pasokan

Tahap-tahap dalam Proses Delivery Order

Ilustrasi Delivery Order (DO) (unsplash.com)Tahap-tahap dalam proses DO menjadi inti dari pengiriman barang yang efisien dan teratur dalam bisnis. Berikut langkah rinci tentang setiap tahap dalam proses DO, dilansir dari Outvio dan Netsuite:

1. Permintaan order

Tahap pertama dimulai saat pelanggan atau pemesan mengirimkan permintaan DO ke pemasok atau distributor. Permintaan ini mencakup detail pesanan seperti jenis barang, jumlahnya, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Nantinya, pihak pemasok kemudian memeriksa ketersediaan barang dan persyaratan lainnya sebelum mengonfirmasi permintaan.

2. Pemeriksaan dan persiapan barang

Setelah permintaan DO diterima dan disetujui, pemasok memeriksa persediaan barang. Dalam proses ini mencakup pemeriksaan kualitas, jumlah, dan kondisi barang. Jika ada masalah seperti kekurangan stok atau barang rusak, pemasok harus mengatasi masalah ini sebelum melanjutkan.

3. Delivery Order terbit

Jika pemeriksaan barang selesai dan barang siap untuk dikirim, pemasok akan mengeluarkan DO. Dokumen ini berisi detail lengkap tentang pengiriman, termasuk deskripsi barang, jumlahnya, alamat pengiriman, dan tanggal pengiriman yang telah disepakati.

4. Pengiriman barang

Pengiriman barang adalah tahap inti dalam proses DO. Barang yang sudah dikemas dengan baik dan sesuai dengan standar pengiriman akan dikirim ke alamat yang dituju. Pada langkah ini, pengirim harus memastikan bahwa barang diangkut dengan aman dan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati, sehingga bisa sampai dengan aman dan tepat.

5. Penerimaan Barang

Ketika barang tiba di lokasi yang dituju, penerima akan memeriksa barang sesuai dengan informasi yang tercantum dalam DO. Jika semuanya sesuai, tanda terima akan ditandatangani sebagai bukti bahwa pengiriman telah diterima. Namun, jika ada masalah atau ketidaksesuaian, ini harus segera dilaporkan kepada pemasok untuk ditindaklanjuti.

6. Penyelesaian DO

Setelah barang diterima dan tanda terima ditandatangani, DO dianggap selesai. Ini berarti pengiriman telah berhasil dan pesanan telah diserahkan kepada pelanggan. Selanjutnya, dokumen-dokumen ini akan digunakan untuk tujuan pencatatan, pelacakan, dan pelaporan.

7. Pelacakan Pengiriman dan arsip DO

Sistem pelacakan pengiriman sering digunakan untuk mengawasi perjalanan barang dari pemasok hingga pelanggan. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi masalah potensial dan memberikan transparansi kepada semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok. Setelah semua proses selesai, DO dan dokumen terkait lainnya akan diarsipkan. Ini berguna sebagai referensi di masa depan, untuk tujuan audit, dan pelaporan kinerja rantai pasok.Baca juga: Saluran Distribusi: Pengertian, Tahapan, dan JenisMemahami pengertian Delivery Order (DO) dan setiap tahap dalam proses ini membantu bisnis menjalankan operasi logistik yang lancar dan memastikan pelanggan menerima pesanan mereka sesuai dengan persyaratan yang dijanjikan. Lebih dari itu, teknologi dan perangkat lunak logistik seperti MileApp yang canggih dan memiliki fitur lengkap juga dapat meningkatkan efisiensi dalam setiap tahap proses DO. Coba MileApp sekarang agar Anda #GoExtraMile. Klik sign up di sini. Sumber:

• Freightcourse.com
• Outvio.com
• netsuite.com