Saat mencari perangkat lunak seperti logistics software maka Anda akan menemukan bahwa ada berbagai cara implementasi termasuk SaaS dan On-Premise. Memutuskan antara antara SaaS dan On-Premise adalah elemen penting dari strategi IT.
Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan perusahaan untuk memutuskan mana solusi terbaik untuk perkembangan bisnis mereka. Sebelum Anda ingin memutuskan, ada baiknya Anda mempelajari lebih jauh tentang perbedaan antara SaaS vs On-Premise.
SaaS (Sofware as a Service) adalah perangkat lunak yang dapat diakses melalui browser internet tanpa perlu mengunduhnya ke komputer, laptop, atau smartphone. Penggunaan SaaS telah menjadi tren di berbagai industri saat ini. Data dari Gartner menyatakan bahwa pertumbuhan pasar SaaS semakin meningkat dan diprediksi akan tumbuh hingga $76 miliar di tahun 2020. Sementara survei dari Finances Online memperkirakan di tahun 2023 sebanyak 86% perusahaan akan menggunakan SaaS secara keseluruhan.
Salah satu contoh berbasis SaaS yang dekat dengan kehidupan sehari-hari adalah Netflix. Pengguna hanya perlu membayar biaya bulanan dan memiliki koneksi internet untuk menikmati tayangan di Netflix. Tujuan utama menggunakan software berbasis SaaS adalah untuk meningkatkan efisiensi, pengalaman pengguna (user experience), dan membuat mereka lebih bahagia. Pengguna tidak peduli apakah konten disimpan secara lokal atau di-host di cloud. Hal terpenting bagi mereka adalah pengalaman pengguna.
SaaS dikelola oleh pihak ketiga sebagai penyedia layanan sehingga membebaskan perusahaan dari kekhawatiran mengelola semuanya sendiri. Dengan SaaS maka perusahaan tidak harus berinvestasi besar untuk pembangunan infrastruktur IT, sumber daya manusia, server, dsb. Alhasil, perusahaan bisa lebih fokus untuk meningkatkan layanan mereka dan pengembangan bisnis kedepannya.
On-Premise atau yang lebih dikenal juga sebagai software as a product adalah perangkat lunak yang dipasang dan dioperasikan dari server in-house dan infrastruktur komputasi pengguna. On-Premise merupakan salah satu metode tradisional yang paling umum dalam implementasi software.
Contoh dari On-premise adalah Microsoft Office. Beberapa tahun yang lalu pengguna harus membeli CD dengan program Microsoft Office ketika pengguna sudah menginstal aplikasi tersebut. Itu berarti mereka baru saja membelinya satu kali dan bebas menggunakannya sampai kapanpun tergantung dari masa penggunaannya.
On-Premise mengharuskan perusahaan membeli lisensi atau salinan software untuk menggunakannya. Namun disisi lain, metode ini memerlukan perangkat keras server internal, lisensi perangkat lunak, kemampuan integrasi, dan sumber daya manusia untuk mendukung dan mengelola potensi masalah yang mungkin timbul. Termasuk tanggung jawab perusahaan saat ada sesuatu yang rusak atau tidak berfungsi.
Perbandingan SaaS dan On-Premise
Perbedaan SaaS dan On-Premise dapat dilihat dari berbagai sisi. Tentunya masing-masing model memiliki kelebihan dan kekurangannya. Untuk lebih jelasnya, berikut perbedaan SaaS dan On-Premise berdasarkan beberapa faktor yang ada.
Mengembangkan perusahaan membutuhkan perencanaan jangka pendek hingga jangka panjang. Oleh sebab itu, perusahaan juga harus merencanakan investasi yang diperlukan untuk memfasilitasi setiap pencapaian di sepanjang jalan menuju tujuan tersebut.
SaaS memiliki biaya investasi lebih kecil karena sistem ditangani oleh pihak ketiga sehingga Anda tidak perlu mengeluarkan upaya yang besar. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya bulanan dan kustomisasi. Biaya yang dibayarkan per bulan tergantung pemakaian berdasarkan jumlah user (pengguna) serta fitur yang digunakan.
Dengan biaya tersebut, perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya lain seperti biaya untuk server, support, perawatan (maintenance), infrastruktur lain, dsb karena sudah menjadi tanggung jawab pihak ketiga. Maka dari itu, SaaS akan lebih mudah menyesuaikan dengan perkembangan perusahaan karena biaya yang dikeluarkan lebih fleksibel. Perusahaan dapat menambah atau mengurangi jumlah pengguna (user) dan fitur sesuai kebutuhan bisnis mereka saat itu. Tentunya, tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk infrastruktur.
Berbeda dengan On-Premise. Meskipun perusahaan hanya membayarkan sekali, tetapi biaya yang dikeluarkan lebih besar dan belum mencakup biaya lainnya. Untuk fasilitas server, support, perawatan, kustomisasi, tim IT, dsb perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi.
Begitupun dengan skalabilitas bisnis. Perusahaan perlu memiliki rencana yang matang dan mengeluarkan biaya lagi untuk infrastruktur teknologi seiring dengan pertumbuhan kebutuhan bisnis.
SaaS memakan waktu lebih sedikit dan lebih mudah untuk diimplementasikan daripada On-Premise. Hal ini karena platform pada SaaS telah disediakan dan diuji oleh pihak ketiga. Jadi, pengguna dapat memulai segera setelah melakukan subscription. Selain itu, SaaS menawarkan berbagai integrasi dengan software lainnya untuk menggabungkan kinerja yang berada yang diperlukan untuk kelancaran bisnis Anda.
Sementara implementasi pada On-Premise menjadi tanggung jawab penuh perusahaan. Hal ini akan membutuhkan lebih banyak waktu, sumber daya manusia, dan uang. Terlebih lagi, solusi tersebut juga harus ditingkatkan secara manual, baik pada perangkat lunak maupun perangkat keras.
Keamanan data sering diperdebatkan sebagai kekurangan SaaS, tetapi pandangan tersebut tidak sepenuhnya benar terutama di tengah pesatnya perkembangan teknologi saat ini. Saat ini, pusat keamanan data sudah tersedia. Data adalah tanggung jawab pihak ketiga sehingga data secara otomatis akan di back-up secara teratur oleh mereka. Jika ada masalah perusahaan tidak perlu terlalu repot karena bisa mengganti vendor dengan segera.
Keunggulan terbesar adalah SaaS dapat mengurangi bahkan menghentikan distribusi software secara ilegal. Setiap pengguna harus menggunakan software asli karena mereka tidak bisa mengunduh versi bajakan dari sumber lain.
Dalam kasus On-Premise, perusahaan memiliki kontrol penuh atas keamanan data terutama untuk data yang bersifat sensitif. Sehingga mereka dapat menerapkan tindakan keamanan sesuai protokol perusahaan. Namun ini berarti juga mereka memerlukan tambahan waktu dan sumber daya manusia handal untuk menghasilkan keamanan tingkat tinggi. Jika terjadi sesuatu maka akan lebih sulit bagi On-Premise untuk recovery data karena harus mengganti seluruh sistem.
Infrastruktur yang dibutuhkan dengan implementasi model SaaS hanya membutuhkan smartphone / desktop. Lalu, tergantung perusahaan, biasanya platform SaaS bisa diakses secara online maupun offline.
Sementara On-Premise membutuhkan infrastruktur yang lebih kompleks karena implementasinya dilakukan oleh perusahaan itu sendiri. Beberapa infrastruktur yang dibutuhkan, seperti data centers, server, bandwidth, dan smartphone / desktop.
Pihak ketiga menyediakan SaaS di komputer dan server mereka sendiri untuk klien mereka. Ini berarti, Anda tidak perlu memiliki server untuk menyimpan dan mengelola data karena semuanya akan diinstal di server pihak ketiga. Selain menghemat waktu dan biaya, Anda tidak perlu tim IT tambahan dan bisa mengalokasikan mereka untuk kepentingan lini bisnis yang lain.
Namun pada On-Premise, perusahaan harus memiliki tim IT khusus (dedicated) karena infrastruktur dimiliki oleh klien dan pemeliharaannya adalah tanggung jawab klien. Segala sesuatu tentang infrastruktur, mulai dari pembelian server, instalasi, hingga pemeliharaan membutuhkan keahlian teknis.
Pada SaaS layanan support standar sudah termasuk dalam biaya langganan. Biasanya mencakup product support, perbaikan bugs, dan pemeliharaan serta penanganan isu/kendala sehari-hari lainnya. Support khusus/tambahan biasanya dikenakan biaya tambahan diluar biaya bulanan.
Sementara pada On-Premise, umumnya tidak memiliki dukungan inklusif. Namun pihak ketiga memberikan kontrak pemeliharaan tahunan yang mencakup tingkat support yang telah dinegosiasikan sebelumnya.
Pada SaaS, upgrade sudah termasuk dalam biaya langganan (subscription) dan dilakukan secara otomatis ke semua pengguna yang menggunakan platform tersebut. Hal ini karena SaaS memiliki kode dasar sama yang digunakan oleh banyak pengguna.
Namun upgrade otomatis tidak terjadi pada On-Premise karena kodenya independen sehingga setiap perubahan yang diperkenalkan oleh vendor dalam kode dasar mereka harus dipasang secara manual ke dalam sistem perusahaan. Oleh sebab itulah, upgrade pada On-Premise membutuhkan biaya tambahan.
SaaS tidak perlu dijalankan di komputer tertentu atau dari ruang kantor tertentu. Pengguna dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun, di mana pun. Satu-satunya persyaratan adalah koneksi internet untuk bisa mengakses kebutuhan tersebut. Kemudahan akses yang fleksibel sangat penting jika perusahaan memiliki tipe bisnis yang membutuhkan banyak ruang gerak dan pertukaran informasi yang cepat.
On-Premise memiliki akses yang lebih sulit dan hampir tidak mungkin jika berada di lokasi jauh. Hal ini karena server lokal mungkin tidak mengenali alamat IP yang masuk sehingga berdampak negatif terhadap kapasitas para pekerja jarak jauh untuk melakukan pekerjaan mereka. Meskipun berada di tempat yang aman, On-Premise bisa lebih lambat tergantung dari jumlah orang yang mengakses aplikasi yang sama.
Secara umum SaaS memberikan dua macam kustomisasi. Pertama adalah kustomisasi berdasarkan platform standar yang telah ada. Misalnya, kemudahan untuk mengatur konfigurasi fitur route optimization berdasarkan variabel tertentu sesuai kebutuhan perusahaan hingga kustomisasi laporan (report) berdasarkan variabel dan jenis data yang diinginkan. Kedua adalah kustomisasi yang cenderung lebih kompleks dan membutuhkan waktu pengerjaannya.
SaaS biasanya menawarkan lebih sedikit kustomisasi karena sistem mereka dibuat di atas platform umum yang digunakan oleh banyak pengguna. Namun SaaS untuk B2B bisa menawarkan kustomisasi dengan lebih luas sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Pengerjaannya dikenakan biaya tambahan yang biasanya dihitung dalam mandays.
Sementara On-Premise menawarkan lebih banyak fleksibilitas dalam kustomisasi. Perusahaan bisa melakukan kustomisasi sesuai keinginan maupun kebutuhan mereka di hampir semua bagian.
SaaS bisa menjadi solusi bagi perusahaan yang juga mengutamakan bisnis ramah lingkungan. Mengingat bahwa implementasi SaaS tidak memerlukan infrastruktur yang besar maka solusi berbasis Cloud ini tidak bergantung pada listrik untuk menjaga pusat data besar tetap menyala.
Sebanyak 1.000 server Cloud berarti mengurangi 50% dari emisi karbon. Hal ini setara dengan pengurangan emisi karbon dari 261 rumah atau 444 mobil, serta setara dengan menanam sejumlah 5.810 pohon.
Dalam berbagai bisnis, penggunaan teknologi akan sangat membantu bisnis tetap konsisten dan tumbuh, serta lebih cepat beradaptasi terhadap permintaan pasar. SaaS adalah inovasi untuk pertumbuhan bisnis dengan berbagai keunggulannya yang kompetitif.