Dalam keadaan normal, mengelola logistik adalah hal yang menantang. Ditambah lagi dengan adanya Covid-19, manajemen logistik bisa menjadi hal yang sulit. Covid-19 adalah tantangan dan peluang bagi sektor logistik. Perusahaan harus selalu beradaptasi di tengah ketidakpastian ini. Lalu, apa yang bisa dilakukan disaat perusahaan mengalami peningkatan permintaan dengan sumber daya terbatas? Atau, apa yang bisa dilakukan perusahaan untuk bisa beradaptasi di era new normal ini dan dapat bertahan untuk jangka panjang? Salah satunya dengan pemanfaatan teknologi.
Dampak melonjaknya kasus Covid-19 di Indonesia, pemerintah mengeluarkan kebijakan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di beberapa kota besar. Secara umum, PSBB di Jakarta dimulai pada 10 April dan diperpanjang hingga tiga kali. Selanjutnya, memasuki PSBB transisi pada tanggal 5 Juni dan diperpanjang hingga lima kali. Kemudian, pemerintah menarik rem darurat dengan melakukan PSBB total yang dimulai sejak 14 September lalu.
Meskipun dikecualikan dari PSBB namun sektor logistik tetap merasakan dampaknya. Di masa awal-awal PSBB, sektor logistik sempat mengalami penurunan terutama untuk kegiatan ekspor impor. Terjadi penurunan ekspor lewat jalur udara hingga 40% sejak akses penerbangan dari dan ke Cina diputus. Kemudian di masa Ramadan dan Lebaran 2020, kegiatan logistik turun hingga 70% dibandingkan tahun lalu. Secara keseluruhan selama triwulan I 2020, kontribusi sektor logistik terhadap PDB hanya sebesar 5,17% atau terjadi penurunan dibandingkan triwulan I 2019 yang sebesar 5,53%.
Krisis global ini mengubah perilaku masyarakat dalam beraktivitas. Beraktivitas secara daring menjadi semakin digandrungi, termasuk salah satunya tren belanja online. Pergeseran perilaku ini membuat sektor logistik kembali bergerak ke atas. Sebagai contoh JNE dan SAP Express yang mengalami peningkatan transaksi hingga 30%, Tiki dan Ninja Xpress tumbuh hingga 15%, Lion Parcel yang tumbuh hingga 17%, dan J&T yang mengalami peningkatan hingga 40%.
Dalam kondisi yang tidak pasti ini, pertumbuhan sektor logistik adalah tantangan sekaligus peluang bagi para perusahaan. Salah satu tantangannya adalah ketidakpastian itu sendiri. Perusahaan harus menerapkan strategi-strategi inovatif untuk dapat tetap bertahan di tengah gelombang spontan Covid-19. Di satu sisi adalah masih tingginya biaya logistik karena masih minimnya infrastruktur. Tantangan utama adalah tetap bisa selaras memenuhi kebutuhan konsumen di tengah lonjakan permintaan dan terbatasnya ruang gerak intra dan antar daerah.
Namun tantangan selalu menciptakan peluang bagi yang mengusahakannya. Saat ini pemerintah telah berupaya meningkatkan pembangunan infrastruktur jalan dan jembatan untuk meningkatkan konektivitas antar daerah. Selain itu, mayoritas konsumen menginginkan pengiriman yang lebih cepat (same day delivery). Hal ini bisa menjadi peluang perusahaan untuk meningkatkan kecepatan layanannya dengan tetap mematuhi protokol kesehatan seoptimal mungkin.
Di tengah krisis ini dengan jaga jarak menjadi prioritas utama membuat penggunaan teknologi menjadi sangat penting. Apalagi bagi sektor yang berkaitan langsung dengan banyak orang, seperti sektor logistik. Berikut adalah beberapa solusi logistics software sebagai solusi teknologi yang relevan dilakukan di tengah krisis Covid-19.
Ketika sesuatu yang tidak terduga terjadi seperti saat Covid-19 ini, Anda terpaksa mengandalkan keakuratan dokumen tulisan tangan. Menggunakan proses analog, seperti entri data berpotensi menyisakan ruang untuk kesalahan manusia. Misalnya, hanya satu kesalahan penulisan dapat berpotensi menyebabkan sejumlah besar kesalahan proses kedepannya. Lalu, untuk mengidentifikasi isu tersebut, Anda harus menyortir dokumen untuk menemukan mana yang benar. Hal ini akan berdampak pada jadwal pengiriman yang mundur dan penurunan kepuasan konsumen.
Berhenti menggunakan kertas untuk operasional logistik tidak hanya membantu untuk meningkatkan efisiensi pengeluaran, tetapi juga bisa mengurangi kontak fisik antar pekerja. Dengan sistem digital, proses transfer informasi dari satu orang ke orang lainnya tidak perlu repot-repot menghampiri si penerima informasi itu. Hanya dengan klik tombol yang dibutuhkan, informasi akan terkirim otomatis dengan cepat kepada penerima. Hal ini juga memudahkan perusahaan untuk mencari mana informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat.
Melanjutkan dari poin sebelumnya, digitalisasi logistik juga dapat membantu proses perencanaan kerja harian kurir menjadi lebih efisien. Pembagian tugas kurir biasanya dilakukan dengan rapat harian yang membuat para pekerja berkumpul dan hal ini bisa meningkatkan potensi penularan Covid-19.
Dengan logistics software, pembagian tugas dapat dilakukan tanpa harus bertatap muka langsung. Tim admin/manajemen hanya tinggal memasukkan data yang diperlukan ke sistem. Lalu, para kurir/pengantar akan mendapatkan daftar tugas yang harus dilakukan hari itu melalui smartphone nya secara otomatis.
Solusi lain yang perlu ditingkatkan adalah komunikasi yang lebih efektif dan transparan. Jika tidak cepat tanggap, lonjakan permintaan pengiriman barang bisa membuat manajemen pengiriman menjadi kewalahan. Ditambah lagi dengan adanya pembatasan jarak, komunikasi secara langsung menjadi sulit.
Komunikasi bisa menjadi lebih efektif dan transparan dengan adanya notifikasi otomatis melalui sistem yang terintegrasi. Para kurir bisa mendapat informasi tentang tugasnya dari tim manajemen secara otomatis. Tim manajemen juga dapat memantau status kurir dan barang melalui big data dashboard. Serta konsumen juga akan mendapatkan notifikasi mengenai status barang dan estimasi kapan diterima.
Manajemen logistik dengan tepat dan akurat terutama di saat krisis pandemi menjadi hal yang sangat penting. Sistem yang dapat beroperasi secara real-time akan sangat membantu perusahaan untuk memonitor semua kegiatan logistiknya. Secara keseluruhan melalui sistem real-time yang dapat divisualisasikan melalui big data dashboard, perusahaan dapat melihat dan menganalisis bagian mana yang perlu ditingkatkan untuk mengimplementasikan strategi bisnis yang lebih menguntungkan kedepannya.
Perusahaan dapat memprediksi waktu kedatangan barang (ETA) dan dapat memonitor secara langsung apa yang terjadi di lapang. Dengan begitu perusahaan akan strategis dalam menentukan langkah spontan jika terjadi sesuatu di lapang. Perusahaan juga dapat lebih fleksibel untuk memperluas kapasitas pengiriman ketika permintaan tinggi dan menyewa kapasitas sesuai kebutuhan.
Salah satu tantangan di tengah krisis pandemi adalah masih banyaknya jalan-jalan yang ditutup untuk membatasi orang masuk. Sementara konsumen tidak dapat menunggu lama-lama untuk mendapatkan barang yang diinginkan. Salah satu cara mudah yang dapat dilakukan perusahaan adalah melakukan optimasi pada muatan dan rute kendaraan.
Dengan sistem berbasis data, perusahaan dapat merencanakan rute pengiriman terbaik sesuai kondisi lapang dan dapat mengoptimalkan kapasitas kendaraan untuk mengangkut barang. Hal ini akan berdampak positif pada peningkatan produktivitas biaya dan waktu.
Krisis pandemi akan menjadi era new normal bagi dunia. Contactless delivery memiliki potensi yang besar untuk berkembang saat ini dan kedepannya. Proses pengiriman barang mulai dari barang masuk hingga sampai ke tangan konsumen akan lebih terjamin karena tanpa campur tangan manusia secara langsung. Setiap solusi yang sudah dipaparkan di atas akan bekerja untuk meningkatkan keamanan dan mengurangi segala macam gangguan dalam pengiriman.
Mile App adalah platform logistik yang menyediakan ragam solusi untuk memudahkan kegiatan operasional sehari-hari dengan fitur seperti route optimization, real-time dashboard, dan e-POD.